Pudełko po butach z paragonami. Folder z fakturami w formacie PDF. Rok wydatków służbowych, który należy wprowadzić do arkusza kalkulacyjnego w celu przygotowania podatku, raportowania wydatków lub analizy budżetu. Ręczne wpisywanie każdej pozycji z każdego paragonu do programu Excel jest powolne, podatne na błędy i odrętwiające. Lepszy przepływ pracy wykorzystuje funkcję OCR do odczytania tekstu paragonu i eksportuje rozpoznane pozycje bezpośrednio do strukturalnego arkusza kalkulacyjnego.
Potok OCR PDF do arkusza kalkulacyjnego znacznie się rozwinął. Nowoczesne silniki OCR potrafią rozpoznawać układy paragonów, identyfikować elementy zamówienia na podstawie ich pozycji i wzorców formatowania oraz eksportować uporządkowane dane, które wymagają minimalnego czyszczenia. To, co kiedyś zajmowało wiele godzin ręcznego wprowadzania danych, teraz zajmuje kilka minut automatycznego przetwarzania z krótkim etapem weryfikacji.
Przygotowywanie paragonów i faktur do OCR
Jakość obrazu źródłowego określa dokładność wyniku OCR, który określa stopień czyszczenia, jaki należy wykonać. Skanuj lub fotografuj paragony na płaskiej, ciemnej powierzchni przy równomiernym oświetleniu. Upewnij się, że paragon jest płaski, nie jest pognieciony ani złożony. Przechwyć cały paragon, w tym nazwę sklepu u góry i sumę u dołu. Brak nazwy sklepu oznacza, że dane wyjściowe OCR nie zawierają identyfikatora dostawcy.
W przypadku wyblakłych paragonów na papierze termicznym należy zwiększyć kontrast przed uruchomieniem OCR. Wyblakły paragon, na którym tekst jest ledwo widoczny dla ludzkiego oka, jest w zasadzie niewidoczny dla OCR. Użyj edytora obrazów lub aplikacji do skanowania ze wzmocnieniem kontrastu, aby przyciemnić tekst i rozjaśnić tło. Ulepszony obraz może wyglądać nienaturalnie dla ludzkich oczu, ale zapewnia znacznie lepsze wyniki OCR.
Przed przetworzeniem grupuj paragony według rodzaju. Paragony z tego samego sklepu często mają podobny układ, a ich wspólne przetwarzanie pozwala silnikowi OCR nauczyć się wzorca układu i poprawić dokładność w całej partii. Mieszanie paragonów z różnych sklepów zmusza silnik OCR do traktowania każdego paragonu jako unikalnego układu.
Konfigurowanie OCR do wyodrębniania danych paragonów
Wybierz ustawienia OCR zoptymalizowane pod kątem paragonów. Na paragonach zazwyczaj używa się małych czcionek, wąskiego papieru i druku termicznego, w wyniku którego powstają znaki o nierównej gęstości atramentu. Ustawienia OCR zoptymalizowane pod kątem paragonów obejmują skanowanie w wyższej rozdzielczości, co najmniej 300 DPI i wydruk w skali szarości zamiast czarno-białego, aby zachować subtelne różnice w gęstości znaków.
WukongPDF zapewnia przetwarzanie OCR za pośrednictwem przeglądarki, umożliwiając skanowanie lub przesyłanie potwierdzeń i wyodrębnianie tekstu. Oparta na przeglądarce OCR przetwarza pliki lokalnie, przechowując Twoje dokumenty finansowe na Twoim urządzeniu.
W przypadku Wyodrębnij dane PDF z paragonów, silnik OCR musi rozróżnić opisy pozycji, ilości, ceny jednostkowe i sumy wierszy. Aby dokonać tego rozróżnienia, silnik wykorzystuje wskazówki dotyczące pozycji. Pozycje znajdują się zazwyczaj po lewej stronie, ilości i ceny po prawej, a sumy w kolumnie znajdującej się najbardziej po prawej stronie. Im bardziej spójny układ paragonu, tym dokładniejsza identyfikacja pola.
Eksportowanie danych OCR do formatu arkusza kalkulacyjnego
Po zakończeniu OCR wyeksportuj rozpoznane dane do formatu CSV lub Excel. Eksport powinien zachować separację pól zidentyfikowaną podczas OCR: nazwę dostawcy w jednej kolumnie, datę w drugiej, opis każdej pozycji pojedynczej, ilość, cenę jednostkową i sumę wierszy w osobnych kolumnach. Większość narzędzi OCR zawiera opcję eksportu paragonów do arkusza kalkulacyjnego.
Konwersja zeskanowanego pliku PDF do arkusza kalkulacyjnego nie jest idealna. Spodziewaj się, że na weryfikację i czyszczenie każdego paragonu poświęcisz od pięciu do dziesięciu minut. Porównaj wynik arkusza kalkulacyjnego z oryginalnym obrazem paragonu. Sprawdź, czy pozycje zamówienia sumują się z sumą paragonu. Sprawdź, czy podatek został prawidłowo zidentyfikowany i oddzielony od cen produktów. Etap weryfikacji wychwytuje błędy OCR, zanim zostaną one uwzględnione w raportach z wydatków.
Aby cyklicznie przetwarzać paragony, zapisz ustawienia OCR i wyeksportuj konfigurację jako ustawienie wstępne. Każda kolejna partia paragonów jest przetwarzana z tymi samymi ustawieniami, co zapewnia spójne wyniki. Wstępnie ustawione podejście jest szczególnie przydatne dla właścicieli firm, którzy przetwarzają miesięczne raporty wydatków od tej samej grupy dostawców.
Obsługa wielostronicowych faktur i złożonych paragonów
Faktury wielostronicowe wymagają specjalnego traktowania, ponieważ pozycje pojedyncze mogą wykraczać poza granice stron. Silnik OCR musi rozpoznać, że elementy na stronie drugiej są kontynuacją elementów na stronie pierwszej, a nie nowym zestawem elementów. Większość narzędzi OCR radzi sobie z tym poprawnie, gdy strony faktury są przetwarzane jako pojedynczy dokument.
Paragony z restauracji z odręcznie wypisanymi kwotami napiwków dodają etap ręcznej weryfikacji. OCR może odczytać wydrukowane kwoty, ale ma problemy z pismem odręcznym, zwłaszcza pismem dodanym po wydrukowaniu paragonu, gdy długopis mógł przekreślić wydrukowany tekst. Kwota napiwku i skorygowana suma muszą zostać zweryfikowane i wprowadzone ręcznie, jeśli OCR nie może ich odczytać.
Po wyeksportowaniu do arkusza kalkulacyjnego użyj narzędzi arkusza kalkulacyjnego, aby kategoryzować wydatki. Dodaj kolumnę kategorii i przypisz każdą pozycję do kategorii wydatków na podstawie dostawcy lub opisu pozycji. Kategoryzacja w trakcie procesu przeglądu OCR jest skuteczniejsza niż kategoryzacja po przetworzeniu wszystkich paragonów.
W przypadku paragonów drukowanych dwustronnie, co jest coraz powszechniejsze ze względów środowiskowych, należy zeskanować obie strony i przetworzyć je jako jeden dokument. Silnik OCR odczytuje pierwszą i tylną stronę jako kolejne strony. Pozycje ciągnące się od przodu do tyłu paragonu należy traktować jako pojedynczą transakcję, jeśli sklep wydrukuje na przodzie informację o kontynuacji.
Symbole walut i separatory dziesiętne różnią się w zależności od regionu. Paragon ze sklepu europejskiego zawiera symbol euro i przecinek jako separator dziesiętny. Przed rozpoczęciem przetwarzania skonfiguruj silnik OCR pod kątem poprawnych ustawień regionalnych. Przetwarzanie końcowe arkusza kalkulacyjnego w celu ujednolicenia formatów walut dla rachunków z różnych krajów zapewnia spójne raportowanie finansowe.
Format daty na paragonach jest bardzo zróżnicowany. MM/DD/RRRR w Stanach Zjednoczonych, DD/MM/RRRR w Europie, RRRR/MM/DD w niektórych częściach Azji. Funkcja OCR eksportuje datę jako rozpoznany tekst. Arkusz kalkulacyjny musi poprawnie interpretować datę na podstawie pochodzenia paragonu. Dodanie kolumny Kraj otrzymania pomaga w interpretacji daty na etapie czyszczenia.
W celu raportowania wydatków dane wyjściowe z arkusza kalkulacyjnego OCR można zaimportować bezpośrednio do oprogramowania księgowego lub platform do zarządzania wydatkami. Większość platform akceptuje import plików CSV ze standardowymi kolumnami: data, dostawca, opis, kwota, kategoria i metoda płatności. Mapowanie kolumn wyjściowych OCR na kolumny oczekiwane przez platformę jest ostatnim krokiem w potoku od otrzymania do raportu.
Zapisz oryginalny dokument PDF paragonu razem z danymi wyjściowymi arkusza kalkulacyjnego OCR. Plik PDF służy jako wiarygodny zapis. Arkusz kalkulacyjny służy jako dane robocze. Jeśli pojawią się pytania dotyczące konkretnej transakcji, można zapoznać się z oryginalnym potwierdzeniem w formacie PDF w celu sprawdzenia interpretacji OCR.
W przypadku stałych dostawców oferujących spójne formaty paragonów dokładność rozpoznawania OCR poprawia się z biegiem czasu, gdy silnik uczy się układu. Pierwszy paragon od nowego dostawcy może wymagać więcej ręcznego czyszczenia niż dziesiąty. Zapisanie poprawionych wyników jako przykładu szkoleniowego dla silnika OCR przyspiesza proces uczenia się.
Stawki podatku od paragonów różnią się w zależności od lokalizacji i rodzaju produktu. OCR może rozpoznać kwotę podatku, ale nie stawkę podatku. Obliczenie stawki podatku na podstawie kwoty podatku i sumy częściowej pomaga zweryfikować dokładność OCR. Jeżeli obliczona stawka nie odpowiada żadnej znanej stawce podatku obowiązującej w miejscu zakupu, OCR błędnie odczytał kwoty lub paragon zawiera zarówno pozycje podlegające opodatkowaniu, jak i niepodlegające opodatkowaniu.
W przypadku wydatków służbowych opłaconych jednocześnie ze środków osobistych i służbowych, np. lunchu biznesowego, podczas którego jedna osoba płaciła za cały stół, na rachunku należy umieścić adnotację dotyczącą części służbowej. Adnotację należy dodać do arkusza kalkulacyjnego po OCR, a nie do dokumentu PDF paragonu, aby zachować oryginał paragonu do celów audytu.
Zwrot z inwestycji w OCR paragonów staje się dodatni po około pięćdziesięciu paragonach w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych. W przypadku firm przetwarzających setki paragonów miesięcznie oszczędność czasu przekłada się na wymierną redukcję kosztów pracy i szybsze cykle raportowania wydatków.
Oparte na chmurze platformy do zarządzania paragonami łączą OCR z aplikacjami mobilnymi, które rejestrują zdjęcia paragonów w miejscu odbioru. Dane z paragonów trafiają bezpośrednio do raportów wydatków bez pośredniego etapu zapisywania i późniejszego przetwarzania plików PDF, co dodatkowo usprawnia przepływ pracy.
IRS i inne organy podatkowe akceptują cyfrowe kopie paragonów, pod warunkiem, że obraz cyfrowy jest czytelny i dokładnie odzwierciedla oryginał. Wynik w postaci arkusza kalkulacyjnego OCR w połączeniu z oryginalnym paragonem w formacie PDF spełnia wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji, a jednocześnie sprawia, że dane są znacznie bardziej przydatne przy sporządzaniu podatków.
W przypadku firm przetwarzających rachunki z wielu krajów system OCR musi obsługiwać różne języki, waluty, formaty dat i struktury podatkowe. Paragon z Francji wygląda inaczej niż ten z Japonii, a system OCR musi być skonfigurowany dla każdego formatu regionalnego.
Długoterminowa wartość zdigitalizowanych paragonów wykracza poza bezpośrednią potrzebę raportowania wydatków. Historyczne dane dotyczące paragonów można analizować pod kątem wzorców wydatków, negocjacji z dostawcami i prognozowania budżetu, czyli spostrzeżeń, które są niedostępne, gdy paragony pozostają w formie papierowej lub w postaci plików PDF, których nie można przeszukiwać.
Połączenie technologii OCR i eksportu arkuszy kalkulacyjnych przekształca rachunki z zapisów statycznych w możliwe do analizy dane, które wspierają zarządzanie finansami, przestrzeganie przepisów podatkowych i analizę biznesową.
Przejście z paragonów papierowych na dane cyfrowe przetwarzane za pomocą OCR stanowi jedno z najbardziej praktycznych zastosowań automatyzacji dokumentów dla małych firm i osób zarządzających swoimi finansami.
Przetwarzanie paragonów OCR przekształca żmudne i podatne na błędy zadanie ręcznego wprowadzania danych w szybki, zautomatyzowany przepływ pracy, który zwraca się w postaci oszczędności czasu już po pierwszych kilkudziesięciu paragonach.
| Pole paragonu | Wskazówka dotycząca rozpoznawania OCR | Kolumna eksportu |
|---|---|---|
| Nazwa sklepu | Zwykle na górze; największa czcionka | Sprzedawca |
| Data | Poszukaj wzorów dat w pobliżu góry | Data |
| Elementy zamówienia | Bloki tekstu wyrównane do lewej | Opis, ilość, cena jednostkowa |
| Suma częściowa | Przed opodatkowaniem; często oznakowane | Suma częściowa |
| Podatek | Po podsumie; procentowe lub stałe | Podatek |
| Całkowity | Największa ilość; często odważne | Całkowity |