Spis treści przekształca długi PDF z dokumentu, który przewijasz na ślepo, w dokument, po którym możesz nawigować. W przypadku każdego PDF powyżej dziesięciu stron — raportów, podręczników, propozycji, artykułów naukowych — brak spisu treści stanowi problem z użytecznością. Dodanie jednego po fakcie jest bardziej skomplikowane niż wbudowanie go w dokument źródłowy, ale jest możliwe do osiągnięcia przy właściwym podejściu.
Dwa różne elementy zwane „spisem treści”
Przed podjęciem decyzji, które podejście zastosować, warto rozróżnić dwie powiązane, ale różne funkcje.
Wizualny spis treści to strona w dokumencie zawierająca tytuły sekcji i numery stron — tradycyjny rodzaj, który można znaleźć na początku książki. Czytelnicy widzą go po otwarciu dokumentu i mogą się do niego odwołać, aby ręcznie znaleźć sekcje.
Zakładki PDF to klikalne wpisy nawigacyjne, które pojawiają się na panelu bocznym przeglądarek PDF, takich jak Adobe Reader. Są niewidoczne w samym dokumencie, ale umożliwiają natychmiastową nawigację, gdy czytelnik je kliknie. W przypadku PDF nawigacji na ekranie zakładki są często bardziej przydatne niż wizualny spis treści, ponieważ są zawsze dostępne bez konieczności przewijania z powrotem do strony głównej.
Dobrze przygotowany, długi plik PDF powinien w idealnym przypadku zawierać jedno i drugie. Poniższe podejścia obejmują każdy z nich.
Wypróbuj opcję Edytuj PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Najlepsze podejście: zbuduj je przed eksportem
Jeśli dokument źródłowy jest nadal dostępny, najczystszym rozwiązaniem jest dodanie spisu treści w programie Word przed eksportem do PDF. Powoduje to automatyczne utworzenie wizualnego spisu treści i zakładek PDF — w ramach jednej operacji.
Krok 1: Użyj odpowiednich stylów nagłówków
Automatyczny spis treści programu Word jest generowany na podstawie stylów nagłówków — Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3. Jeśli w dokumencie konsekwentnie stosowane są te style, spis treści zapisuje się sam. Jeśli nagłówki zostały utworzone ręcznie poprzez pogrubienie i zwiększenie rozmiaru tekstu, automatyczny spis treści ich nie znajdzie. Przed kontynuowaniem zastosuj odpowiednie style nagłówków.
Krok 2: Wstaw spis treści
Umieść kursor w miejscu, w którym powinien pojawić się spis treści – zazwyczaj po stronie tytułowej i przed wprowadzeniem. Przejdź do Referencje > Spis treści i wybierz jeden z automatycznych stylów. Program Word generuje stronę zawierającą listę wszystkich nagłówków wraz z numerami stron, w spójnym formacie. Zaktualizuj go przed eksportem, jeśli dokonałeś jakichkolwiek zmian w strukturze dokumentu.
Krok 3: Eksportuj z włączonymi zakładkami
Podczas eksportowania do formatu PDF (Plik > Zapisz jako > PDF) otwórz okno dialogowe Opcje i włącz opcję „Utwórz zakładki przy użyciu: Nagłówków”. Spowoduje to przekształcenie każdego nagłówka w dokumencie w zakładkę PDF. Rezultatem jest plik PDF zawierający zarówno wizualny spis treści, jak i klikalną nawigację zakładek na pasku bocznym — najbardziej użyteczny format długiego dokumentu.
Dodawanie zakładek do istniejącego pliku PDF
Jeśli dokument źródłowy nie jest dostępny i pracujesz bezpośrednio z plikiem PDF, zakładki można dodać ręcznie w programie Adobe Acrobat Pro. Otwórz panel Zakładki (Widok > Pokaż/Ukryj > Panele nawigacji > Zakładki), przejdź do strony, którą chcesz dodać do zakładek, i kliknij przycisk Nowa zakładka. Wpisz nazwę zakładki — tytuł sekcji — a zostanie ona dodana do panelu nawigacyjnego.
W przypadku dokumentu zawierającego wiele sekcji ręczne tworzenie zakładek jest czasochłonne, ale proste. Przeglądaj dokument sekcja po sekcji, dodając zakładkę na początku każdej z nich. Zakładki można zagnieżdżać — zakładki rozdziałów zawierające zakładki podsekcji — co odzwierciedla hierarchię nagłówków i sprawia, że nawigacja w przypadku złożonych dokumentów jest bardziej intuicyjna.
Dodawanie wizualnego spisu treści strony
Dodanie wizualnej strony spisu treści do pliku PDF, który go nie zawiera, wymaga najpierw utworzenia strony, a następnie wstawienia jej do dokumentu.
- Utwórz stronę ze spisem treści w programie Word — wypisz tytuł każdej sekcji i jej numer strony, wyraźnie sformatowany
- Eksportuj tę pojedynczą stronę jako PDF
- Użyj narzędzia scalającego, aby połączyć spis treści PDF z dokumentem głównym — wstawiając go na początku
- Sprawdź, czy wszystkie numery stron w spisie treści odpowiadają rzeczywistym stronom scalonego dokumentu — połączenie może spowodować przesunięcie numerów stron, jeśli spis treści doda strony na początku
Ten ostatni krok jest krytyczny: jeśli oryginalny dokument miał na początku stronę 1, a przed nią dodano stronę ze spisem treści, wszystko przesunie się o jedną stronę. Przed sfinalizowaniem zaktualizuj numery stron w spisie treści. Narzędzie WukongPDF Merge PDF pod adresem www.wukongpdf.com obsługuje kombinację plików — prześlij spis treści PDF i dokument główny w kolejności, pobierz połączony wynik.
Warto to zrobić dla każdego dokumentu przekraczającego dziesięć stron
Spis treści i zakładki PDF razem to inwestycja trwająca od dziesięciu do trzydziestu minut w przypadku dokumentu, który można otwierać dziesiątki lub setki razy. Każdy czytelnik korzysta z nawigacji za każdym razem, gdy korzysta z dokumentu. W przypadku raportów, podręczników, propozycji i wszelkich plików PDF, w których użytkownicy muszą znaleźć określone sekcje, a nie czytać od początku do końca, PDF Nawigacja poprzez odpowiedni spis treści jest jednym z najbardziej wartościowych ulepszeń, jakie możesz wprowadzić.
Wypróbuj opcję Edytuj PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.