Chcesz udostępnić plik PDF dwóm grupom osób. Grupa A powinna mieć możliwość przeglądania, drukowania i kopiowania tekstu. Grupa B powinna mieć możliwość tylko przeglądania. Ustawiasz dwa różne hasła i wysyłasz plik do obu grup, oczekując, że plik PDF wymusi różne uprawnienia w zależności od wprowadzonego hasła. Następnie odkrywasz, że specyfikacja PDF obsługuje tylko jedno hasło uprawnień na plik. Każdy, kto otworzy dokument za pomocą hasła uprawnień, otrzyma ten sam zestaw uprawnień, niezależnie od tego, kim jest.
Architektura PDF Password została zaprojektowana z myślą o prostszej epoce, w której dokumenty były udostępniane jednej grupie odbiorców. Model z dwoma hasłami, jednym otwartym hasłem do przeglądania i jednym hasłem uprawnień do edycji, nie obsługuje kontroli dostępu opartej na rolach z różnymi poziomami uprawnień dla różnych użytkowników. Zrozumienie tego ograniczenia pomoże Ci wybrać odpowiednie podejście do zabezpieczeń dokumentów wymagających zróżnicowanego dostępu.
Ograniczenie hasła dotyczącego pojedynczych uprawnień
Plik PDF zawiera dokładnie jeden zestaw flag uprawnień: drukowanie dozwolone lub nie, kopiowanie tekstu dozwolone lub nie, edytowanie dozwolone lub nie itd. Flagi te są odblokowywane za pomocą jednego hasła uprawnień. W specyfikacji PDF nie ma mechanizmu umożliwiającego przechowywanie wielu zestawów uprawnień lub haseł wielu uprawnień. Architektura to jedno hasło, jeden zestaw uprawnień, jednolicie stosowany dla każdego, kto wpisze to hasło.
To ograniczenie stanowi część specyfikacji PDF od wersji 1.1 i nie uległo zmianie w wersji PDF 2.0. Komisja normalizacyjna rozważała dodanie uprawnień opartych na rolach, ale doszła do wniosku, że spowodowałoby to znaczną złożoność czytników plików PDF bez wystarczającego zapotrzebowania ze strony użytkowników. Zakłada się, że zróżnicowanym dostępem należy zarządzać na poziomie dystrybucji plików, a nie na poziomie ich bezpieczeństwa.
Model PDF Security został zaprojektowany w celu ochrony dokumentu przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją podczas transmisji i przechowywania. Nie został zaprojektowany w celu zastąpienia systemu zarządzania dokumentami kontrolą dostępu na poziomie użytkownika. Rozpoznanie tego rozróżnienia pomaga ustalić realistyczne oczekiwania dotyczące tego, co hasła PDF mogą, a czego nie mogą zrobić.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Obejścia zróżnicowanego dostępu
Najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest utworzenie dwóch wersji pliku PDF z różnymi ustawieniami uprawnień i rozesłanie każdej do odpowiedniej grupy. Wersja dla Grupy A posiada szerokie uprawnienia umożliwiające drukowanie i kopiowanie. Wersja dla Grupy B ma restrykcyjne uprawnienia umożliwiające jedynie przeglądanie. Obie wersje można utworzyć z tego samego źródłowego pliku PDF w ciągu kilku sekund, ustawiając różne hasła uprawnień i zapisując jako osobne pliki.
WukongPDF umożliwia zastosowanie Szyfrowanie PDF i ustawienie hasła za pośrednictwem przeglądarki. Aby uzyskać zróżnicowany dostęp, utwórz jedną wersję z uprawnieniami odpowiednimi dla poszczególnych odbiorców. Nazwij pliki wyraźnie, aby wskazać, która wersja jest przeznaczona dla której grupy odbiorców, np. Report_FullAccess.pdf i Report_ViewOnly.pdf.
Bardziej wyrafinowane podejście wykorzystuje system zarządzania dokumentami lub bezpieczną platformę do udostępniania plików, która wymusza uprawnienia na poziomie użytkownika w warstwie dostępu, a nie w warstwie plików. Sam plik PDF nie ma hasła uprawnień. Platforma kontroluje, kto może przeglądać, pobierać, drukować lub edytować plik na podstawie swojej uwierzytelnionej tożsamości. Takie podejście zapewnia zróżnicowany dostęp, którego brakuje w specyfikacji PDF.
Kiedy wiele wersji jest właściwym podejściem
Tworzenie wielu wersji z różnymi uprawnieniami sprawdza się dobrze w przypadku powtarzających się scenariuszy dystrybucji. Miesięczny raport finansowy dystrybuowany do kadry kierowniczej z pełnym dostępem i szefów działów z dostępem tylko do przeglądania wygląda według tego samego schematu co miesiąc. Utwórz obie wersje raz, zapisz ustawienia uprawnień jako ustawienie wstępne i stosuj je co miesiąc. Bieżący wysiłek jest minimalny.
Wiele wersji zapewnia również wyraźne rozróżnienie podczas audytu. Jeśli wersja dokumentu przeznaczona tylko do przeglądania pojawi się gdzieś, gdzie nie powinna, możesz prześledzić, która grupa dystrybucyjna otrzymała tę wersję. Ta identyfikowalność jest trudniejsza do osiągnięcia w przypadku pojedynczego pliku chronionego jednym hasłem uprawnień, które jest współdzielone z wieloma grupami.
W przypadku jednorazowych dystrybucji, w których tworzenie wielu wersji wydaje się przesadą, zastanów się, czy rozróżnienie uprawnień faktycznie ma znaczenie. Jeśli obie grupy to współpracownicy wewnętrzni, którzy i tak mogliby dzielić się informacjami ustnie, formalna różnica w uprawnieniach może być mniej istotna niż wygoda wynikająca z pojedynczego pliku.
Przekazywanie odbiorcom oczekiwań dotyczących uprawnień
Dystrybuując wiele wersji pliku PDF z różnymi uprawnieniami, wyraźnie poinformuj odbiorców, jaką wersję otrzymują i dlaczego. Krótka notatka wyjaśniająca, że istnieją dwie wersje dokumentu, jedna z pełnym dostępem i jedna z dostępem tylko do przeglądania, oraz że otrzymują wersję odpowiednią do swojej roli, zapobiega nieporozumieniom i prośbom o drugą wersję.
Jeśli odbiorcy w grupie tylko do przeglądania poproszą o wersję z pełnym dostępem, zapewnij proces oceny i zatwierdzania tych żądań. Rozróżnienie uprawnień powinno odzwierciedlać rzeczywistą potrzebę biznesową, a nie arbitralną klasyfikację. Odbiorcy, którzy mogą wykazać uzasadnioną potrzebę pełnego dostępu, powinni go otrzymać w ramach ustalonego procesu zatwierdzania.
Niektóre bezpieczne platformy dokumentów rozwiązują problem zróżnicowanego dostępu, otaczając plik PDF warstwą zapewniającą kontrolę dostępu na poziomie użytkownika. Sam plik PDF nie zawiera haseł. Platforma uwierzytelnia każdego użytkownika i dostarcza wersję pliku PDF z uprawnieniami odpowiednimi dla tej roli użytkownika. To podejście jest bardziej elastyczne niż model haseł wbudowany w plik PDF.
Systemy zarządzania prawami do informacji (IRM) firmy Microsoft i innych dostawców zapewniają kolejną warstwę ochrony. Dokument chroniony za pomocą usługi IRM wymusza uprawnienia w oparciu o tożsamość uwierzytelnioną użytkownika, a nie wspólne hasło. Uprawnienia mogą obejmować ograniczenia przeglądania, drukowania, kopiowania i przekazywania i mogą zostać odwołane po rozpowszechnieniu dokumentu.
Wybierając pomiędzy wieloma wersjami PDF i podejściem opartym na platformie, weź pod uwagę środowisko techniczne odbiorcy. Wiele wersji PDF działa dla każdego odbiorcy z dowolnym czytnikiem PDF. Podejścia platformowe wymagają od odbiorcy dostępu do platformy. W przypadku odbiorców zewnętrznych, którzy mogą nie mieć wymaganego dostępu do platformy, wiele wersji PDF jest bardziej uniwersalnych.
Udokumentuj strategię dotyczącą uprawnień w ramach rejestru dystrybucji dokumentów. Zwróć uwagę, która wersja została wysłana do jakiego odbiorcy, jakie uprawnienia miała każda wersja i data dystrybucji. Niniejsza dokumentacja wspiera wymagania audytu i stanowi punkt odniesienia w przypadku pytań dotyczących tego, kto miał dostęp do jakiej wersji.
Hasło uprawnień w formacie PDF nie jest tajemnicą w sensie kryptograficznym. Można go usunąć wieloma ogólnodostępnymi narzędziami. Hasło uprawnień to próg zwalniający, a nie bariera bezpieczeństwa. Uniemożliwia to doraźną modyfikację, ale nie uniemożliwia zdeterminowanemu odbiorcy usunięcia ograniczeń. Ustawianie uprawnień powinno odbywać się przy jasno zrozumianym ograniczeniu.
W przypadku udostępniania zewnętrznego, gdy potrzebujesz silnej pewności, że odbiorca nie będzie mógł zmodyfikować ani skopiować dokumentu, lepszym rozwiązaniem będą podpisy cyfrowe w połączeniu z hasłami uprawnień. Podpis cyfrowy wykrywa wszelkie modyfikacje, a hasło uprawnień sprawia, że swobodna modyfikacja jest niewygodna. Połączenie to jest skuteczniejsze niż każde z podejść osobno.
Tworząc wiele wersji z różnymi uprawnieniami, dodaj znak wodny do każdej wersji, aby wskazać jej poziom uprawnień. Wersja ze znakiem wodnym TYLKO WIDOK sprawia, że odbiorcy stają się oczywisti, jaką wersję otrzymali, i ogranicza liczbę próśb o wersję z pełnym dostępem.
Dzienniki dystrybucji dokumentów powinny rejestrować, która wersja została wysłana do jakiego odbiorcy. W przypadku wycieku wersji przeznaczonej tylko do przeglądania dziennik dystrybucji określa, którzy odbiorcy mieli dostęp do tej wersji. Ta identyfikowalność wspiera reakcję na incydenty i świadczy o należytej staranności.
W przypadku bardzo wrażliwych dokumentów należy rozważyć, czy uprawnienia PDF w ogóle zapewniają wystarczającą ochronę. Zdeterminowany odbiorca może usunąć hasła uprawnień z pliku PDF za pomocą ogólnodostępnych narzędzi. Jeśli treść dokumentu jest naprawdę poufna, ogranicz rozpowszechnianie do odbiorców, którzy są zobowiązani umownie lub prawnie do jej ochrony.
Model uprawnień PDF najlepiej sprawdza się w prostych scenariuszach: dokument jest objęty ograniczeniami lub nie. W przypadku złożonych wymagań kontroli dostępu system zarządzania dokumentami z uprawnieniami na poziomie użytkownika zapewnia szczegółowość, której brakuje w specyfikacji PDF.
W przypadku dystrybucji plików PDF z hasłami uprawnień należy przed wysłaniem sprawdzić uprawnienia kopii. Otwórz kopię, spróbuj wydrukować, skopiuj tekst i edytuj. Zanim dokument dotrze do odbiorcy, upewnij się, że ograniczenia działają zgodnie z oczekiwaniami.
Hasło uprawnień powinno różnić się od hasła otwartego, jeśli używane są oba. Używanie tego samego hasła do obu haseł podważa cel posiadania dwóch oddzielnych haseł. Otwarte hasło kontroluje dostęp, a hasło uprawnień kontroluje użycie.
Podejście oparte na hasłach uprawnień sprawdza się najlepiej, gdy grupy odbiorców są jasno zdefiniowane i stabilne w czasie. Gdy członkostwo w grupie często się zmienia, utrzymywanie wielu wersji staje się uciążliwe. Platforma zarządzania dokumentami z uprawnieniami na poziomie użytkownika łatwiej dostosowuje się do zmieniającego się członkostwa w grupie.
W przypadku dokumentów rozpowszechnianych za pośrednictwem poczty elektronicznej należy wziąć pod uwagę, że przekazywanie wiadomości e-mail może spowodować wysłanie dokumentu do odbiorców spoza pierwotnej grupy odbiorców. Hasło uprawnień nie zapobiega przesyłaniu dalej. Ogranicza jedynie to, co odbiorca może zrobić z dokumentem po jego otrzymaniu.
Każda osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo dokumentów powinna jasno rozumieć ograniczenia uprawnień do plików PDF. Uprawnienia do plików PDF stanowią pierwszą, a nie jedyną linię obrony. Powinny stanowić część szerszej strategii bezpieczeństwa dokumentów, która obejmuje kontrolę dostępu, śledzenie dystrybucji i umowy z odbiorcami.
Jest mało prawdopodobne, aby ograniczenie dotyczące jednego hasła uprawnień w specyfikacji PDF uległo zmianie, ponieważ w modelu bezpieczeństwa format ten stawia na prostotę i szeroką kompatybilność ponad bogactwo funkcji.
W przypadku większości organizacji praktyczne podejście do zróżnicowanego dostępu do plików PDF polega na utworzeniu oddzielnych wersji dla każdego poziomu uprawnień i ostrożnym zarządzaniu dystrybucją, zamiast próbować uzyskać uprawnienia na poziomie użytkownika w jednym pliku PDF.
| Podejście | Jak to działa | Zalety | Wady |
|---|---|---|---|
| Wiele wersji PDF | Utwórz jeden plik PDF na każdy poziom uprawnień | Współpracuje z dowolnym czytnikiem plików PDF | Wiele plików do zarządzania i dystrybucji |
| System zarządzania dokumentami | Platforma wymusza uprawnienia poszczególnych użytkowników | Kontrola szczegółowa; ścieżka audytu | Wymaga dostępu do platformy odbiorcy |
| Zarządzanie prawami do informacji | IRM chroni plik na poziomie systemu operacyjnego | Odwołalny; silna ochrona | Wymaga klienta IRM; złożona konfiguracja |
| Hasło z pojedynczymi uprawnieniami | Jedno hasło dla wszystkich użytkowników z ograniczonymi uprawnieniami | Najprostsze podejście | Brak zróżnicowania na poziomie użytkownika |
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.