Większość urządzeń ma preinstalowany czytnik plików PDF lub wbudowany w system operacyjny. Windows ma Edge'a. macOS ma wersję zapoznawczą. iOS i Android mają wbudowaną funkcję przeglądania plików PDF w swoich przeglądarkach i menedżerach plików. Co się stanie, gdy natkniesz się na urządzenie, które nie ma żadnego z nich: terminal kiosku, system wbudowany, lekka instalacja Linuksa lub urządzenie, które zostało zablokowane przez zasady IT, aby uniemożliwić przeglądanie dokumentów? Otrzymujesz plik PDF chroniony hasłem, który musisz otworzyć, a na urządzeniu nie ma aplikacji umożliwiającej jego przetworzenie. Plik nie jest uszkodzony. Hasło jest prawidłowe. Problem ma charakter wyłącznie środowiskowy: na tym urządzeniu po prostu nie ma oprogramowania, które potrafi obsługiwać szyfrowanie plików PDF.
Co zapewnia natywny czytnik plików PDF, czego nie zapewnia przeglądarka lub przeglądarka ogólna
Natywny czytnik plików PDF to aplikacja zaprojektowana specjalnie do implementacji pełnej specyfikacji PDF. Rozumie strukturę pliku PDF, potrafi analizować tabele odsyłaczy, które lokalizują obiekty w pliku, może odszyfrować zaszyfrowaną treść przy użyciu hasła podanego przez użytkownika i może wyświetlić odszyfrowaną treść na ekranie. Jeśli urządzenie nie ma natywnego czytnika plików PDF, żadna z tych funkcji nie jest dostępna. System operacyjny widzi plik z rozszerzeniem .pdf i nie wie, co z nim zrobić. Przeglądarka może podjąć próbę otwarcia pliku, ale zazwyczaj wyświetli monit o pobranie aplikacji, która może to obsłużyć, lub wyświetli komunikat o błędzie informujący, że typ pliku nie jest obsługiwany.
Różnica między możliwościami zwykłej przeglądarki plików a możliwościami czytnika plików PDF jest szczególnie duża w przypadku plików PDF chronionych hasłem. Ogólna przeglądarka może być w stanie wyświetlić nieprzetworzone bajty pliku w postaci szesnastkowej lub tekstowej, co jest bezużyteczne do odczytania zawartości dokumentu. Nawet jeśli ogólna przeglądarka spróbuje wyrenderować plik PDF, natychmiast napotka warstwę szyfrowania i albo nic nie wyświetli, albo wyświetli zniekształconą treść, albo wyświetli komunikat o błędzie. Szyfrowanie w pliku PDF chroni cały strumień treści, a nie tylko bramkę z hasłem poprzedzającą treść. Bez etapu deszyfrowania wykonywanego przez czytnik plików PDF z dostępem do hasła dostarczonego przez użytkownika, bajty zawartości są szyfrowane kryptograficznie i nie można ich wyrenderować.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Rozwiązania, gdy nie jest dostępny czytnik plików PDF
Najbardziej bezpośrednim rozwiązaniem jest przesłanie pliku na urządzenie wyposażone w czytnik plików PDF. Wyślij plik e-mailem na konto dostępne ze smartfona, prześlij go do magazynu w chmurze i otwórz na telefonie lub tablecie lub użyj napędu USB, aby przenieść go na inny komputer. To obejście jest oczywiste, ale nie zawsze praktyczne. Urządzenie bez czytnika plików PDF może znajdować się w bezpiecznym środowisku, w którym przesyłanie plików jest ograniczone. Użytkownik może nie mieć od razu dostępnego innego urządzenia. Plik może być zbyt duży, aby można go było przesłać dostępnym połączeniem. Jeśli transfer nie wchodzi w grę, pozostałe obejścia polegają na znalezieniu sposobu na przetworzenie pliku PDF bez natywnej aplikacji do odczytu.
Narzędzia PDF online, do których można uzyskać dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej, są najbardziej dostępną alternatywą, gdy urządzenie jest wyposażone w przeglądarkę, ale nie ma czytnika plików PDF. Narzędzie PDF Password WukongPDF i inne usługi PDF oparte na przeglądarce przetwarzają plik na zdalnych serwerach i wyświetlają zawartość w oknie przeglądarki. Przeglądarka działa jak cienki klient, wysyłając zaszyfrowany plik na serwer, gdzie pełna implementacja czytnika plików PDF odszyfrowuje go i renderuje, a następnie wysyła wyrenderowane strony z powrotem do przeglądarki jako obrazy lub treść HTML. Takie podejście sprawdza się pod warunkiem, że urządzenie posiada nowoczesną przeglądarkę internetową i łącze internetowe. Nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania na urządzeniu lokalnym.
Względy bezpieczeństwa podczas korzystania z usług zdalnych do otwierania chronionych plików PDF
Przesyłanie pliku PDF chronionego hasłem do usługi online rodzi pytania dotyczące bezpieczeństwa, które nie mają zastosowania w przypadku lokalnego otwierania pliku. Plik musi zostać przesłany przez Internet, co naraża go na ryzyko przechwycenia na poziomie sieci, chyba że połączenie jest szyfrowane za pomocą protokołu HTTPS. Podczas przetwarzania plik przebywa tymczasowo na serwerach usługi. Praktyki obsługi danych stosowane w serwisie określają, jak długo plik jest przechowywany, kto ma do niego dostęp i czy jest on usuwany po przetworzeniu. W przypadku dokumentów wrażliwych względy te mogą sprawić, że przetwarzanie online będzie niedopuszczalne, niezależnie od wygody technicznej.
Ocena ryzyka zależy od wrażliwości treści dokumentu i wiarygodności usługi internetowej. Publicznie dostępny dokument, który jest chroniony hasłem, taki jak menu lub broszura chroniona hasłem, charakteryzuje się minimalną wrażliwością. Poufny dokument biznesowy, dokument prawny lub dokument zawierający dane osobowe są poufne i nie należy ich przesyłać do usługi online bez sprawdzenia certyfikatów bezpieczeństwa usługi, zasad przechowywania danych i zgodności z odpowiednimi przepisami o ochronie danych. W przypadku bardzo wrażliwych dokumentów właściwym wyborem będzie znalezienie urządzenia z lokalnym czytnikiem plików PDF, nawet jeśli wymaga to fizycznej podróży lub oczekiwania.
Zapobieganie problemowi: wybór odpowiedniej ochrony zapewniającej kompatybilność między urządzeniami
Prawdopodobieństwo napotkania urządzenia bez czytnika plików PDF zależy od odbiorców dokumentu. Jeśli dostęp do dokumentu będzie możliwy na kontrolowanym zestawie urządzeń korporacyjnych ze standardowym oprogramowaniem, niezawodną metodą będzie zabezpieczenie pliku PDF hasłem. Jeśli dokument będzie szeroko udostępniany nieznanym odbiorcom przy użyciu nieznanych urządzeń, ochrona hasłem powoduje obciążenie. Niektórzy odbiorcy nie będą mogli otworzyć pliku i skontaktują się z nadawcą w celu uzyskania pomocy.
W scenariuszach obejmujących szeroką dystrybucję należy rozważyć, czy ochrona zapewniana przez hasło uzasadnia trudności w dostępie, jakie ono stwarza. Jeśli hasło ma zapobiegać przypadkowemu nieupoważnionemu dostępowi, tarcia mogą być akceptowalne. Jeżeli hasło ma zapewniać silne bezpieczeństwo, powinno być połączone z komunikacją z odbiorcami dotyczącą dostępu do pliku na różnych typach urządzeń. Krótka notatka dołączona do chronionego hasłem pliku PDF, wyjaśniająca, które bezpłatne czytniki plików PDF są dostępne dla różnych platform i jak otworzyć plik, jeśli na urządzeniu odbiorcy nie ma natywnego czytnika, ogranicza liczbę żądań pomocy i gwarantuje, że prawowici odbiorcy będą mieli dostęp do treści niezależnie od urządzenia. Doświadczenie Przeglądanie PDF nie powinno być torem przeszkód dla docelowej publiczności.
Szerszy trend: dostępność czytnika plików PDF na różnych typach urządzeń
Liczba urządzeń bez natywnych czytników plików PDF maleje, ponieważ dostawcy systemów operacyjnych dołączają funkcje PDF do swoich platform. Wszystkie systemy ChromeOS, Windows, macOS, iOS, iPadOS i Android mają wbudowaną funkcję przeglądania plików PDF. Pozostałe luki to wyspecjalizowane urządzenia: systemy wbudowane, kioski, lekkie dystrybucje Linuksa z minimalnymi zestawami pakietów i zamknięte środowiska korporacyjne, które ograniczają instalację aplikacji. W takich przypadkach narzędzia PDF oparte na przeglądarce zapewniają rozwiązanie awaryjne, które nie wymaga lokalnej instalacji oprogramowania. Trend w kierunku przetwarzania dokumentów przez Internet oznacza, że nawet urządzenia bez natywnych czytników plików PDF nie są trwale wykluczone z dostępu do treści PDF, o ile są wyposażone w przeglądarkę i łączność.
Pliki PDF chronione hasłem będą nadal używane, ponieważ stanowią prostą i szeroko obsługiwaną metodę ochrony dokumentów. Obudowa Edge urządzenia bez czytnika plików PDF będzie nadal istnieć, ale z biegiem czasu będzie coraz rzadsza. Praktyczną odpowiedzią na to, co się dzieje, gdy natkniesz się na takie urządzenie, jest użycie metod Udostępnianie PDF, które działają na wszystkich platformach: narzędzia online dla dokumentów niewrażliwych, transfer danych z urządzenia w przypadku dokumentów wrażliwych oraz jasna komunikacja dla odbiorców na temat dostępu do chronionych treści na ich konkretnych urządzeniach.
Przygotowanie wieloplatformowej strategii dostępu do dystrybucji dokumentów chronionych
Organizacje, które regularnie dystrybuują chronione hasłem pliki PDF do odbiorców zewnętrznych, czerpią korzyści z posiadania udokumentowanej strategii dostępu na wielu platformach. Strategia określa zalecany czytnik plików PDF dla każdej popularnej platformy, Windows, macOS, iOS, Android, ChromeOS i Linux, zawiera instrukcje dotyczące otwierania plików chronionych hasłem na każdej platformie i zawiera link do narzędzia PDF opartego na przeglądarce jako uniwersalnego rozwiązania awaryjnego dla urządzeń bez natywnego czytnika. Link do tego dokumentu strategicznego można znaleźć w wiadomości e-mail zawierającej chroniony plik PDF, dzięki czemu każdy odbiorca ma jasną ścieżkę dostępu do treści niezależnie od urządzenia. Początkowy wysiłek związany z utworzeniem dokumentu strategicznego to jednorazowa inwestycja, która ogranicza liczbę próśb o pomoc i zapewnia, że legalni odbiorcy nie zostaną pozbawieni dostępu do potrzebnych im treści.
Hasło do pliku PDF ma na celu ochronę zawartości przed nieautoryzowanym dostępem, a nie przed autoryzowanymi odbiorcami, którzy akurat korzystają z niewłaściwego urządzenia. Jeśli odbiorca nie może otworzyć chronionego pliku PDF, ponieważ na jego urządzeniu nie ma niezbędnego oprogramowania, oznacza to, że hasło nie spełniło swojego zadania. Zablokował legalnego użytkownika. Obowiązkiem nadawcy jest zapewnienie każdemu upoważnionemu odbiorcy dostępu do treści za pośrednictwem natywnych czytników, jeśli są dostępne, oraz narzędzi opartych na przeglądarce. Istnieje technologia umożliwiająca powszechny dostęp do chronionych plików PDF. Korzystanie z niego polega na uwzględnieniu doświadczeń odbiorcy równie uważnie, jak bezpieczeństwa dokumentu.
Hasło w pliku PDF jest kluczem. Urządzenie bez czytnika PDF to zamek, który nie rozpoznaje dziurki od klucza. Rozwiązaniem nie jest złamanie klucza ani zamka, ale znalezienie drzwi, które pasują do klucza. Te drzwi istnieją na każdym urządzeniu wyposażonym w przeglądarkę internetową i połączenie internetowe. Wskazywanie adresatów w stronę tych drzwi należy do obowiązków nadawcy podczas dystrybucji chronionych dokumentów wśród odbiorców o nieznanej konfiguracji urządzeń.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.