Digitale certificaten verlopen doorgaans één tot drie jaar na uitgifte. Een Digitale handtekening op een PDF die is gemaakt met een inmiddels verlopen certificaat vormt een verificatieprobleem. De PDF-lezer controleert de geldigheid van het certificaat tijdens de verificatie, niet tijdens de ondertekening. Als het certificaat is verlopen, wordt de handtekening als ongeldig weergegeven, ook al was deze volkomen geldig toen deze werd toegepast. Wat er gebeurt, hangt af van de vraag of de handtekening een tijdstempel heeft.
Zonder tijdstempel maakt een verlopen certificaat de handtekening niet verifieerbaar. De PDF-lezer kan niet bepalen of het document is ondertekend vóór of nadat het certificaat is verlopen. De handtekening bevat een waarschuwingsdriehoek of een rode X, en het document lijkt een ongeldige handtekening te hebben. Dit is de meest voorkomende uitkomst bij ondertekende PDF's die jaren na ondertekening worden geverifieerd.
Met een tijdstempel van een vertrouwde tijdstempelautoriteit blijft de handtekening verifieerbaar, zelfs nadat het certificaat is verlopen. De tijdstempel bevriest de geldigheid van het certificaat op het moment van ondertekening. Het verificatieproces Sign PDF controleert de tijdstempel in plaats van de huidige certificaatstatus, en bevestigt dat het certificaat geldig was toen de tijdstempel werd uitgegeven.
De PDF-verificatietools van WukongPDF geven de geldigheidsstatus van de handtekening weer, inclusief informatie over de vervaldatum van het certificaat.
Waarom certificaten verlopen en waarom dat ertoe doet
Het verlopen van een certificaat is een beveiligingsfunctie en geen fout. Certificaten hebben een beperkte geldigheidsduur omdat identiteitsgegevens in de loop van de tijd veranderen. Een certificaat afgegeven aan een medewerker die later de organisatie verlaat, mag niet onbeperkt geldig blijven. Vervaldatum dwingt periodieke identiteitsherverificatie en certificaatvernieuwing af.
Het probleem met ondertekende documenten is dat hun verificatielevensduur vaak langer is dan de levensduur van het certificaat. Het kan zijn dat een hypotheekdocument 15 jaar na ondertekening verificatie nodig heeft. Twintig jaar later kan naar een octrooiaanvraag worden verwezen. Het ondertekeningscertificaat is verlopen lang voordat de verificatiebehoefte van het document is verlopen. Tijdstempeling lost deze discrepantie op tussen de levensduur van het certificaat en de levensduur van het document.
Wat de PDF-lezer weergeeft voor een verlopen certificaat
Wanneer een PDF met een verlopen handtekeningcertificaat wordt geopend, geeft de lezer een handtekeningstatus weer. Zonder tijdstempel is de status doorgaans Geldigheid van handtekening is onbekend of Het certificaat van de ondertekenaar is verlopen. Op het handtekeningpaneel kan, afhankelijk van de lezer, een gele waarschuwingsdriehoek of een rode X worden weergegeven. De visuele handtekening op de pagina kan een overlay met een vraagteken bevatten.
Met een geldige tijdstempel is de status anders. De lezer geeft de handtekening is geldig weer met de melding dat Lange Termijn Validatie is ingeschakeld of dat de handtekening een ingebedde tijdstempel bevat. Het uiterlijk van de visuele handtekening toont een groen vinkje met een klokpictogram. De handtekening wordt geverifieerd als geldig omdat de tijdstempel bewijst dat het certificaat geldig was op het moment van ondertekening.
De rol van langetermijnvalidatie
Langetermijnvalidatie, of LTV, is een PDF-functie die voldoende informatie in de ondertekende PDF insluit om de handtekening te verifiëren zonder toegang te krijgen tot externe servers. LTV omvat het ondertekeningscertificaat, de certificaatketen tot aan een vertrouwde root, de tijdstempel en informatie over de status van de intrekking van het certificaat op het moment van ondertekening. Een voor LTV geschikte handtekening staat op zichzelf voor verificatiedoeleinden.
Als u LTV wilt inschakelen voor een bestaande ondertekende PDF, opent u deze in Acrobat Pro en voegt u verificatiegegevens toe. De software verzamelt alle certificaten, tijdstempels en intrekkingsstatusgegevens die nodig zijn voor verificatie en sluit deze in de PDF in. Na LTV-inschakeling kan de handtekening zelfs op een computer zonder internettoegang worden geverifieerd en zelfs nadat het ondertekeningscertificaat en het tijdstempelcertificaat beide zijn verlopen, zolang het rootcertificaat in de keten nog steeds wordt vertrouwd.
Wat er gebeurt als het tijdstempelcertificaat ook verloopt
TSA-certificaten hebben een veel langere geldigheidsduur dan handtekeningcertificaten, doorgaans 10 tot 20 jaar, maar ze verlopen uiteindelijk wel. Wanneer zowel het handtekeningcertificaat als het tijdstempelcertificaat zijn verlopen, hangt de handtekeningverificatie af van de vraag of het rootcertificaat bovenaan de keten nog steeds wordt vertrouwd door de PDF-lezer.
Basiscertificaten van grote certificeringsinstanties zijn doorgaans 20 tot 30 jaar geldig en zijn vooraf geïnstalleerd in besturingssystemen en PDF-lezers. Als het rootcertificaat nog steeds wordt vertrouwd, kan de handtekeningketen van het handtekeningcertificaat via de tijdstempel tot de root worden geverifieerd, zelfs nadat beide tussenliggende certificaten zijn verlopen. Het rootcertificaat is het vertrouwensanker dat onbeperkte verificatie mogelijk maakt.
Ondertekende PDF's voorbereiden voor maximale toekomstige controleerbaarheid
Tijdens typische workflows moet u bij het maken van een ondertekende PDF die op lange termijn verifieerbaar moet zijn, drie werkwijzen volgen. Schakel eerst altijd tijdstempels in bij een gerenommeerde TSA. Ten tweede: schakel LTV in om alle verificatie-informatie in de PDF in te sluiten. Ten derde: gebruik een door een CA uitgegeven certificaat van een grote certificeringsinstantie met een langlevende root. Deze drie stappen maximaliseren de kans dat de handtekening decennia later verifieerbaar zal zijn.
Voordat het ondertekeningscertificaat verloopt, past u een nieuwe handtekening toe met een nieuw certificaat en een nieuwe tijdstempel. Hierdoor wordt een nieuwe handtekening gemaakt die het document onafhankelijk verifieert en kan dienen als het primaire verificatiepad nadat het oorspronkelijke handtekeningcertificaat is verlopen. De nieuwe handtekening maakt de originele handtekening niet ongeldig, maar biedt een redundant verificatiepad.
Een verlopen handtekeningcertificaat betekent niet dat het ondertekende document ongeldig is. Met de juiste tijdstempel en LTV blijft de handtekening voor onbepaalde tijd verifieerbaar. Zonder deze beveiligingen wordt de handtekening niet meer verifieerbaar wanneer het certificaat verloopt. Het verschil is een aantal configuratie-instellingen tijdens de ondertekening.
| Scenario | Wat de lezer laat zien | Geldigheidsstatus |
|---|---|---|
| Certificaat verlopen, geen tijdstempel | Waarschuwing voor ongeldige handtekening | Kan niet verifiëren wanneer ondertekend |
| Certificaat verlopen, tijdstempel | Geldige handtekening met LTV-notitie | Verifieerbaar, tijdstempel bewijst geldigheidsvenster |
| Certificaat ingetrokken, tijdstempel vóór intrekking | Geldige handtekening met LTV-notitie | Verifieerbaar, tijdstempel dateert van vóór de intrekking |
Bij het ondertekenen van documenten moet rekening worden gehouden met de verwachte verificatielevensduur van het document. Voor een routinematige interne goedkeuring die binnen de geldigheidsperiode van het certificaat wordt geverifieerd, is de volledige LTV- en tijdstempelbehandeling niet nodig. Een juridisch contract, registratie bij de toezichthouder of archiefstuk dat decennia later wellicht nog moet worden geverifieerd, verdient de krachtigste handtekeningbescherming die er is.
Certificaatintrekkingsstatus controleren op verificatietijdstip
Het verlopen van certificaten en het intrekken van certificaten zijn verschillend. Een verlopen certificaat heeft eenvoudigweg de einddatum van de geldigheid bereikt. Een ingetrokken certificaat werd vóór de vervaldatum actief ongeldig verklaard door de uitgevende autoriteit, meestal omdat de privésleutel in gevaar was gebracht of de certificaathouder de organisatie had verlaten. Tijdstempels beschermen tegen verval, maar bieden geen bescherming tegen intrekking voordat de tijdstempel is uitgegeven.
Tijdens typische workflows controleert de PDF-lezer bij het verifiëren van een ondertekende PDF de certificaatintrekkingsstatus via OCSP (Online Certificate Status Protocol) of CRL's (Certificate Revocation Lists). Als het certificaat vóór de tijdstempeldatum is ingetrokken, is de handtekening ongeldig, ongeacht de tijdstempel. Als het certificaat na de datum van de tijdstempel is ingetrokken, blijft de handtekening geldig omdat de tijdstempel dateert van vóór de intrekking.
Ondertekende documenten migreren naar nieuwe certificaten vóór de vervaldatum
Plan de migratie voordat een handtekeningcertificaat verloopt. Inventariseer alle documenten ondertekend met het verlopende certificaat. Voor documenten die voortdurende verifieerbaarheid vereisen, past u een nieuwe handtekening toe met het vervangende certificaat terwijl het originele certificaat nog geldig is. De nieuwe handtekening voegt een verificatiepad toe dat geldig blijft nadat het oorspronkelijke certificaat verloopt.
Documenteer de certificaatmigratie in het ondertekeningsbeleid van de organisatie. Geef op hoe ver vóór de vervaldatum de migratie moet beginnen, welke documenten opnieuw moeten worden ondertekend en het verificatieproces om te bevestigen dat de nieuwe handtekeningen geldig zijn. Een geplande migratie voorkomt de ontdekking van niet-verifieerbare handtekeningen nadat het certificaat al is verlopen.
Handtekeningverificatie inbouwen in documentbeheersystemen
Documentbeheersystemen voor ondernemingen kunnen de handtekeningverificatie automatiseren wanneer documenten worden geopend. Wanneer een gebruiker een ondertekende PDF vanuit de repository opent, verifieert het systeem de handtekening en tijdstempel op de achtergrond en wordt de geldigheidsstatus weergegeven. De gebruiker hoeft niet elke handtekening handmatig te controleren.
Geautomatiseerde verificatie spoort verlopen of ongeldige handtekeningen op die bij handmatige beoordeling over het hoofd zouden worden gezien. Een document met een ongeldige handtekening kan ter beoordeling worden gemarkeerd voordat er op wordt vertrouwd voor een zakelijke beslissing. De verificatieautomatisering biedt een vangnet dat de organisatie beschermt tegen actie op basis van documenten waarvan de authenticiteit niet kan worden geverifieerd.
Het verlopen van certificaten is een onvermijdelijk onderdeel van de levenscyclus van digitale handtekeningen. Door te begrijpen wat er gebeurt als een certificaat verloopt en u daarop voor te bereiden met tijdstempels en LTV, zorgt u ervoor dat ondertekende documenten verifieerbaar blijven, lang nadat het handtekeningcertificaat het einde van de geldigheidsperiode heeft bereikt.
De hier beschreven praktijken transformeren digitale handtekeningen van tijdelijke authenticatie naar permanente verificatie. Een ondertekende PDF die is opgesteld met tijdstempels en LTV kan tientallen jaren na ondertekening worden geverifieerd, waardoor de documentauthenticiteit op lange termijn wordt geboden die de juridische, financiële en regelgevende context vereist.
Het begrijpen van het verlopen van certificaten en het voorbereiden daarop is onderdeel van verantwoord digitaal documentbeheer. Elke ondertekende PDF heeft een vervaldatum in de handtekening, of de ondertekenaar dit nu beseft of niet. Tijdstempels en LTV schuiven die vervaldatum ver in de toekomst, maar de praktijken moeten worden geïmplementeerd voordat het certificaat verloopt.
Een ondertekende PDF zonder tijdstempel en LTV heeft een verificatieperiode van één tot drie jaar. Dezelfde PDF met tijdstempel en LTV heeft een verificatievenster gemeten in tientallen jaren. Het verschil is dat er enkele configuratie-instellingen zijn toegepast tijdens de ondertekening. Door deze werkwijzen voor elke ondertekende PDF te implementeren, wordt een consistente verifieerbaarheid op de lange termijn binnen de gehele documentcollectie gegarandeerd, zodat elk ondertekend document gedurende de volledige vereiste bewaartermijn verifieerbaar blijft, zonder onverwachte verificatiefouten.