U besteedt twintig minuten aan het invullen van een PDF-formulier, sluit het bestand en opent het opnieuw om te ontdekken dat elk veld weer leeg is. Dit is een van de meest frustrerende PDF-ervaringen – en het is bijna altijd te voorkomen als je eenmaal begrijpt wat de oorzaak ervan is. De formuliergegevens zijn niet beschadigd of verloren; het is in de eerste plaats nooit goed opgeslagen.
De kernoorzaak: uw kijker heeft de gegevens niet opgeslagen
PDF-formuliergegevens (de tekst die u in de velden hebt getypt en de selectievakjes die u hebt aangevinkt) worden opgeslagen als annotaties in het PDF-bestand. Niet alle PDF-viewers slaan deze annotaties weer op in het bestand wanneer u het sluit. Browsergebaseerde viewers zijn de meest voorkomende boosdoener: Chrome, Firefox, Edge en Safari geven allemaal PDF Formulieren weer en laten u erin typen, maar schrijven de gegevens mogelijk niet terug naar de schijf wanneer u het tabblad sluit.
Wat gebeurt er in de browser: u vult het formulier in, de gegevens bestaan in het geheugen van de browser, u sluit het tabblad, het geheugen wordt gewist. Als u de ingevulde PDF niet expliciet heeft gedownload voordat u sloot, zijn de gegevens verdwenen. Het originele PDF-bestand op uw schijf is nooit aangeraakt.
Wanneer u een formulier in uw browser invult
Als u de PDF hebt geopend door op een link te klikken of deze naar een browsertabblad te slepen, vult u deze in in de ingebouwde viewer van de browser. Dit is alleen voor een sessie: er wordt niets permanent opgeslagen totdat u het bestand downloadt.
De oplossing: klik na het invullen van het formulier op de downloadknop in de PDF-werkbalk van de browser (de pijl wijst naar beneden) voordat u het tabblad sluit. Hiermee wordt een nieuw exemplaar van de PDF gedownload met de formuliergegevens die u hebt ingevoerd. Open vervolgens dat gedownloade bestand (niet het origineel) om te verifiëren dat de gegevens aanwezig zijn.
Een betere workflow voor belangrijke formulieren: download eerst de PDF en open deze vervolgens in een desktop PDF-toepassing in plaats van deze in de browser in te vullen. Hierdoor wordt het opslaggedrag van de browser volledig vermeden.
Formulieren met leesfunctie versus standaardformulieren
Er is een specifieke Adobe-beperking die van invloed is op het opslaan van formulieren. Standaard kan Adobe Reader (de gratis versie) PDF Formulieren invullen, maar kan de ingevulde gegevens niet in het bestand opslaan; het kan het ingevulde formulier alleen afdrukken of online indienen. Dit is een licentiebeperking: voor volledige gegevensopslag in Reader moet het formulier "Reader-enabled" zijn. door de formuliermaker met Acrobat Pro.
Als u een formulier in Adobe Reader invult en het probeert op te slaan, ziet u mogelijk een bericht als 'U kunt de gegevens die in dit formulier zijn getypt niet opslaan'. of het opgeslagen bestand wordt blanco geopend. Dit betekent dat het formulier niet geschikt is voor Reader. Oplossingen: gebruik een andere PDF-viewer die deze beperking niet heeft (Foxit Reader, PDF-XChange Viewer), druk het ingevulde formulier af naar PDF met behulp van de PDF-printer van uw systeem, of neem contact op met de uitgever van het formulier en vraag om een Reader-compatibele versie.
Wanneer het formulier een resetscript heeft
Sommige PDF-formulieren bevatten JavaScript dat wordt uitgevoerd wanneer het document wordt geopend, inclusief scripts die alle velden naar hun standaardwaarden wissen. Dit is soms opzettelijk (een formulier dat is ontworpen om altijd blanco te beginnen) en soms is het een fout van de maker van het formulier. Als het formulier elke keer opnieuw wordt ingesteld als u het opent, zelfs nadat u het correct hebt opgeslagen, is dit waarschijnlijk een resetscript.
De oplossing: schakel JavaScript uit in uw PDF-viewer voordat u het formulier opent. Ga in Adobe Reader naar Bewerken > Voorkeuren > JavaScript en schakel Acrobat JavaScript inschakelen uit. Als de scripts zijn uitgeschakeld, wordt de reset niet uitgevoerd en blijven uw opgeslagen gegevens behouden. Schakel JavaScript opnieuw in nadat u klaar bent met het formulier.
Hoe u PDF-formuliergegevens betrouwbaar kunt opslaan
- Gebruik een desktop-app, geen browser: open formulieren in Adobe Acrobat, Foxit of PDF-XChange in plaats van een browsertabblad; desktop-apps kunnen het opslaan betrouwbaar verwerken
- Expliciet opslaan voordat u sluit: Ctrl+S (Windows) of Cmd+S (Mac) na het invullen van elke sectie, niet alleen aan het einde
- Als u een browser gebruikt: download de ingevulde PDF voordat u het tabblad sluit. Vertrouw niet op de browser om gegevens te bewaren
- Afvlakken als back-up: gebruik voor belangrijke ingevulde formulieren de PDF Editor Afdrukken naar PDF-methode om de formuliergegevens permanent op de pagina af te vlakken - dit garandeert dat de gegevens nooit verloren kunnen gaan of opnieuw kunnen worden ingesteld