Elke week verwerk je dezelfde PDF’s op dezelfde manier. De maandelijkse factuur wordt gecomprimeerd en per e-mail verzonden. Het kwartaalrapport wordt omgezet naar Word en bewerkt. Het nieuwe huurcontract wordt samengevoegd met het voordelenpakket en ter ondertekening verzonden. Elke taak wordt herhaald met verschillende gegevens maar identieke stappen. Als je ze allemaal helemaal opnieuw verwerkt, doe je hetzelfde werk twee keer: één keer om erachter te komen wat je moet doen, en één keer om het daadwerkelijk te doen.
Sjablonen elimineren de eerste herhaling. Een PDF-sjabloon is geen leeg formulier. Het is een gedocumenteerde workflow die de exacte bewerkingen, instellingen en volgorde voor een terugkerend documenttype specificeert. Als de volgende factuur binnenkomt, denk je niet na over wat je moet doen. Je volgt het sjabloon. De cognitieve belasting neemt af. De verwerkingstijd daalt. Het foutenpercentage daalt.
In de onderstaande tabel worden veelvoorkomende terugkerende documenttypen toegewezen aan hun sjabloonworkflows, waarbij de bewerkingen en instellingen voor elk worden weergegeven.
| Documenttype | Bewerkingen in volgorde | Instellingen voor standaardisatie |
|---|---|---|
| Facturen | 1. Comprimeer tot minder dan 5 MB; 2. Hernoem met datum en leverancier; 3. Opslaan in boekhoudmap | Compressiekwaliteit: gemiddeld; naamgevingsformaat: JJJJ-MM-DD-leveranciersfactuur.pdf |
| Contracten | 1. Tekstwijzigingen bewerken; 2. Samenvoegen met exposities; 3. Handtekeningveld toevoegen; 4. Comprimeer voor e-mail | Bewerkingsmodus: alleen tekst; samenvoegopdracht: contract eerst, exposities in bijlagevolgorde |
| Rapporten | 1. Converteer PDF naar Word; 2. Bewerken in Word; 3. Converteer terug naar PDF; 4. Voeg paginanummers toe | Conversie: tabellen behouden; paginanummers: middenonder, vanaf pagina 1 |
| Gescande documenten | 1. OCR voor doorzoekbaarheid; 2. Comprimeren; 3. Hernoem met datum en beschrijving | OCR-taal: automatische detectie; compressie: hoge kwaliteit om de tekstscherpte te behouden |
| Presentaties | 1. Comprimeren voor schermweergave; 2. Samenvoegen met hand-outs; 3. Voeg een watermerk toe als het vertrouwelijk is | Compressie: schermresolutie; watermerk: diagonaal, lichtgrijs, 'Vertrouwelijk' |
Een sjabloon maken dat anderen kunnen volgen
Een sjabloon bespaart alleen tijd als de mensen die de documenten verwerken het ook daadwerkelijk gebruiken. De grootste barrière voor adoptie is de complexiteit. Een sjabloon met vijftien stappen, voorwaardelijke vertakkingen en gedetailleerde instellingen wordt na de eerste week genegeerd. Er wordt een sjabloon gevolgd met drie tot vijf stappen, duidelijke bedieningsnamen en instellingen die in duidelijke taal worden beschreven.
Schrijf de sjabloon als een checklist, niet als een paragraaf. Elke stap is één regel. Elke regel is één actie. Het PDF Workflow-principe is dat een sjabloon bruikbaar moet zijn voor iemand die het documenttype nog nooit eerder heeft gezien. Als ze het kunnen volgen en de juiste uitvoer kunnen produceren, is de sjabloon goed ontworpen.
Sjablonen opslaan en delen
Bewaar sjablonen in een gedeeld document waartoe iedereen in het team toegang heeft en deze kan bijwerken. Wanneer iemand een betere instelling of een snellere volgorde ontdekt, werkt hij de sjabloon bij en profiteert iedereen ervan. Dit is het verschil tussen individuele productiviteit en teamproductiviteit. Uw persoonlijke snelkoppelingen helpen u. Gedocumenteerde sjablonen helpen iedereen.
Het PDF Editor-platform van WukongPDF ondersteunt de bewerkingen die voorkomen in de meeste terugkerende PDF-workflows. Door uw sjablonen te standaardiseren op één platform, zorgt u ervoor dat elk teamlid dat de sjabloon volgt dezelfde resultaten krijgt, ongeacht hun apparaat, browser of besturingssysteem.
Wanneer moet u een sjabloon herzien?
Een sjabloon dat vorig jaar werkte, werkt dit jaar mogelijk niet. De indieningsvereisten veranderen. De limieten voor de bestandsgrootte zijn bijgewerkt. Nieuwe toolfuncties maken oude oplossingen overbodig. Controleer de sjablonen elk kwartaal. Vraag de mensen die ze dagelijks gebruiken of een stap consequent wrijving veroorzaakt of onverwachte resultaten oplevert. Het beste sjabloon is het sjabloon dat steeds beter wordt.
Als een sjabloon mislukt, diagnosticeer dan de fout voordat u deze revisiet. Had het sjabloon de verkeerde instellingen? Heeft de gebruiker een stap verkeerd geïnterpreteerd? Had het invoerdocument kenmerken waarvoor het sjabloon niet was ontworpen? Het antwoord vertelt u of u de sjabloon moet herzien, de documentatie moet verbeteren of een nieuwe sjabloon voor een documentvariant moet maken.
Sjablonen schalen binnen een groeiend team
Een sjabloonsysteem dat voor twee personen werkt, moet voor tien personen worden bijgewerkt. Documenteer wie eigenaar is van elke sjabloon. Wanneer een sjabloon onverwachte uitvoer oplevert, wordt dit door de eigenaar onderzocht en bijgewerkt. Zonder duidelijk eigenaarschap gaan de sjablonen achteruit als mensen ongedocumenteerde wijzigingen aanbrengen of stappen omzeilen die niet langer van toepassing zijn.
Het PDF Workflow-platform van WukongPDF ondersteunt de terugkerende bewerkingen waaruit de meeste teamsjablonen bestaan. Wanneer elk teamlid hetzelfde platform met dezelfde sjablonen gebruikt, is de output voorspelbaar, ongeacht wie het document heeft verwerkt. Die voorspelbaarheid is in de eerste plaats het punt van sjablonen.