Microsoft Word-documenten kunnen interactieve elementen bevatten, zoals inhoudsbesturingselementen, verouderde formuliervelden en ActiveX-besturingselementen, die zich anders gedragen wanneer het document naar PDF wordt geconverteerd. Een vervolgkeuzelijst die in Word werkt, kan een statisch tekstlabel in de PDF worden. Een datumkiezer kan geheel verdwijnen. Voor het converteren van Word naar PDF met behoud van deze interactieve elementen zijn specifieke instellingen vereist die in de meeste exportworkflows niet standaard zijn ingeschakeld. Als u deze instellingen goed instelt, zorgt u ervoor dat formulieren, sjablonen en gestructureerde documenten na de conversie functioneel blijven.
Belangrijkste punten
Besturingselementen voor Word-inhoud, inclusief rich-text-velden, vervolgkeuzelijsten, datumkiezers en selectievakjes, kunnen tijdens de conversie worden bewaard als interactieve PDF-formuliervelden, maar alleen als de juiste exportoptie is geselecteerd. Verouderde formuliervelden uit oudere Word-documenten vereisen een andere verwerking dan moderne inhoudsbesturingselementen. De conversie-instellingen die interactieve elementen behouden, zijn een niveau dieper begraven dan de standaardoptie Opslaan als PDF, en veel gebruikers weten niet dat ze bestaan.
Het verschil tussen inhoudsbesturingselementen en oudere formuliervelden
Inhoudsbesturingselementen zijn geïntroduceerd in Word 2007 en zijn de moderne manier om gestructureerde, interactieve elementen aan documenten toe te voegen. Ze omvatten rich-text-vakken, platte-tekstvakken, vervolgkeuzelijsten, datumkiezers, selectievakjes en herhalende secties. Elk inhoudsbesturingselement heeft eigenschappen die het gedrag ervan definiëren, zoals of het kan worden verwijderd, of het na bewerking wordt vergrendeld en welke tijdelijke aanduiding voor tekst wordt weergegeven. Bij het converteren naar PDF kunnen inhoudsbesturingselementen worden toegewezen aan gelijkwaardige PDF-formuliervelden, waarbij hun interactieve gedrag behouden blijft.
Verouderde formuliervelden zijn een oudere technologie uit Word 2003 en eerder. Ze bevatten tekstvelden, selectievakjes en vervolgkeuzelijsten, maar ze missen de eigenschappen en stijlopties van inhoudsbesturingselementen. Word ondersteunt nog steeds oudere formuliervelden voor achterwaartse compatibiliteit, en veel sjablonen die jaren geleden zijn gemaakt, gebruiken deze nog steeds. Wanneer u een document met verouderde velden naar PDF converteert, moet u een andere set conversieopties inschakelen dan voor inhoudsbesturingselementen. Voor een document dat beide typen velden combineert, moeten beide sets opties zijn ingeschakeld.
Interactief veldbehoud tijdens conversie inschakelen
Sommige Word-sjablonen gebruiken inhoudsbesturingselementen die zijn gekoppeld aan aangepaste XML-gegevens die in het document zijn opgeslagen. Wanneer deze gekoppelde besturingselementen naar PDF worden geconverteerd, wordt de XML-gegevensverbinding verbroken omdat PDF-formulieren geen externe gegevensbinding ondersteunen. De velden worden statische formuliervelden waarin de huidige waarden zijn ingebakken. Als uw workflow afhankelijk is van XML-gekoppelde inhoudsbesturingselementen, moet u statische veldwaarden in de PDF accepteren of het formulier opnieuw ontwerpen om standaard, niet-gekoppelde inhoudsbesturingselementen te gebruiken vóór de conversie.
Met de standaardopdracht Opslaan als PDF in Word wordt een statische PDF gemaakt waarin alle interactieve elementen worden afgevlakt tot hun huidige uiterlijk. Een vervolgkeuzelijst toont de waarde die is geselecteerd toen het document werd opgeslagen en de lezer kan deze niet wijzigen. Om een PDF met werkende formuliervelden te maken, gebruikt u Bestand, Opslaan als en selecteert u PDF in de vervolgkeuzelijst voor de indeling. Voordat u op Opslaan klikt, klikt u op de knop Opties in het dialoogvenster Opslaan als. In het paneel Opties, onder de optie 'Inclusief niet-afdrukbare informatie' sectie, vink "Bladwijzers maken met behulp van koppen" aan. en, kritisch, controleer de "Documentstructuurtags op toegankelijkheid." Selecteer vervolgens onder de PDF-opties "Beste voor afdrukken" en zorg ervoor dat "Bitmaptekst wanneer lettertypen mogelijk niet zijn ingesloten" is uitgeschakeld.
Specifiek voor inhoudsbesturingselementen is er een extra instelling die niet in het dialoogvenster Opties staat. Voordat u opslaat, gaat u naar Bestand, Opties, Geavanceerd en bladert u naar de optie 'Behoud trouw bij het delen van dit document'. sectie. Vink 'Formuliergegevens opslaan als gescheiden tekstbestand' aan. om ervoor te zorgen dat gegevens die in inhoudsbesturingselementen worden ingevoerd, behouden blijven in de gegevensstructuur van de PDF. Deze instelling maakt het verschil tussen een PDF waarin formuliervelden er interactief uitzien maar hun gegevens verliezen wanneer ze worden opgeslagen, en een PDF waarin ingevulde waarden permanent in het document worden opgeslagen. De PDF Forms-conversietool van WukongPDF detecteert automatisch Word-inhoudsbesturingselementen en verouderde velden tijdens het uploaden en bewaart deze als werkende PDF-formulierelementen zonder dat handmatige optieconfiguratie nodig is.
Wat er gebeurt met elk type inhoudscontrole
Besturingselementen voor rich-text- en platte-tekstinhoud worden bewerkbare tekstvelden in de PDF. De veldgrootte in de PDF komt overeen met de besturingselementgrootte in Word. Tijdelijke tekst uit het Word-besturingselement wordt de knopinfo voor het veld in de PDF. Besturingselementen voor vervolgkeuzelijsten worden PDF-vervolgkeuzevelden met dezelfde lijstitems. Datumkiezerbesturingselementen worden tekstvelden in de PDF. De kalenderinterface van de datumkiezer wordt niet overgedragen naar PDF omdat PDF-formuliervelden geen eigen datumkiezerwidget hebben. Selectievakjes worden PDF-selectievakjesvelden. Besturingselementen voor afbeeldingsinhoud worden statische afbeeldingen in de PDF en zijn niet interactief. Besturingselementen voor herhalende secties worden niet ondersteund in PDF-formulieren en worden afgevlakt of opgesplitst in afzonderlijke velden.
ActiveX-besturingselementen zijn een speciaal geval. Deze besturingselementen, waaronder keuzerondjes, draaiknoppen en schuifbalken, zijn geen standaardformulierelementen en worden niet geconverteerd naar PDF-formuliervelden. Afhankelijk van de conversie-instellingen worden ze weergegeven als statische afbeeldingen van hun huidige status of volledig weggelaten uit de PDF. Als uw document afhankelijk is van ActiveX-besturingselementen voor interactiviteit, moet u het formulier opnieuw ontwerpen met behulp van inhoudsbesturingselementen voordat u het converteert, of accepteren dat deze elementen niet functioneel zullen zijn in de PDF-versie.
De geconverteerde PDF testen vóór distributie
Als het formulier berekende velden bevat, zoals een totaal dat de waarden van andere velden optelt, test u de berekening na de conversie in de PDF. Niet alle veldberekeningsscripts voor PDF-formulieren overleven de conversie van Word naar PDF. Eenvoudige rekenkunde wordt meestal correct overgedragen. Complexe formules met voorwaardelijke logica moeten na de conversie mogelijk opnieuw worden gemaakt in de PDF-editor.
Een laatste verificatiestap waarmee subtiele problemen worden opgespoord, is door het PDF-formulier volledig in te vullen met testgegevens in elk veld, het op te slaan, te sluiten en opnieuw te openen op een ander apparaat of in een andere PDF-lezer. Formuliergegevens die in de ene lezer correct worden opgeslagen en weergegeven, maar niet in de andere, duiden op een compatibiliteitsprobleem met de veldindeling van het PDF-formulier. Het herstellen hiervan voordat het formulier naar honderden ontvangers wordt verspreid, is veel goedkoper dan het achteraf verwerken van verloren formuliergegevens.
Als het PDF-formulier door ontvangers op mobiele apparaten wordt ingevuld, test het formulier dan op zowel een iPhone als een Android-apparaat voordat u het verspreidt. Mobiele PDF-lezers variëren in hun ondersteuning voor interactieve formuliervelden. Een vervolgkeuzelijst die perfect werkt in Adobe Acrobat Reader op desktop reageert mogelijk niet op tikken op een mobiel apparaat. Als mobiele compatibiliteit essentieel is, vereenvoudig dan het formulier door vervolgkeuzelijsten waar mogelijk te vervangen door tekstvelden, aangezien tekstvelden de breedste compatibiliteit op alle platforms hebben.
Open na het converteren de PDF in minimaal twee verschillende lezers en test elk interactief veld. Klik in elk tekstveld en typ een waarde. Selecteer elke vervolgkeuzelijst. Schakel elk selectievakje in en uit. Sla het ingevulde formulier op, sluit het en open het opnieuw om te bevestigen dat de gegevens bewaard blijven. Besteed bijzondere aandacht aan velden in de buurt van pagina-einden. Een inhoudsbesturingselement dat zich in Word over een pagina-einde uitstrekt, kan in de PDF in twee niet-functionele fragmenten worden opgesplitst. Als u gesplitste velden aantreft, past u de pagina-eindepositie in het Word-document aan en converteert u opnieuw.
Als een veld niet werkt in de PDF, is de snelste oplossing meestal het verwijderen van het inhoudsbesturingselement in Word, het opnieuw maken ervan en het vervolgens opnieuw converteren. Inhoudsbesturingselementen kunnen opmaakartefacten accumuleren, vooral in documenten die gedurende een lange periode door meerdere mensen zijn bewerkt. Een nieuw gemaakt inhoudsbeheer wordt netjes geconverteerd. Een oud bestand dat vele malen is gekopieerd, geplakt en opnieuw geformatteerd, kan verborgen opmaak bevatten die de PDF-conversie verstoort.
Veelgestelde vragen
Kan ik na de conversie vanuit Word nieuwe formuliervelden aan de PDF toevoegen? Ja, met de meeste PDF-bewerkingstools kunt u tekstvelden, selectievakjes, vervolgkeuzelijsten en handtekeningvelden toevoegen aan een bestaande PDF. Dit is handig wanneer het Word-document tekstlabels bevat die formuliervelden zouden moeten zijn, maar vóór de conversie niet als inhoudsbesturingselementen waren ingesteld. Velden rechtstreeks toevoegen in de PDF-editor is vaak sneller dan terugkeren naar Word, de labels converteren naar inhoudsbesturingselementen en opnieuw exporteren.
Waarom zien mijn Word-formuliervelden er anders uit in de PDF?
PDF-formuliervelden maken gebruik van de ingebouwde veldweergave van de PDF-viewer, die de opmaak van Word niet perfect repliceert. Lettergrootte, veldrandstijl en achtergrondkleur kunnen enigszins verschuiven. Dit is normaal en kan niet volledig worden geëlimineerd. De veldgegevens, vervolgkeuzelijstwaarden en selectievakjes blijven correct behouden, zelfs als de visuele stijl verandert.
Kan ik een met een wachtwoord beveiligd Word-document converteren naar een interactieve PDF?
Ja, maar u moet het wachtwoord invoeren om het document in Word te openen voordat u het converteert. De resulterende PDF neemt de wachtwoordbeveiliging van het Word-document niet over. Als u de PDF ook wilt beveiligen, pas dan na de conversie de PDF-beveiligingsinstellingen toe met een afzonderlijk beveiligingshulpmiddel.
Wat is het beste formaat voor een Word-document dat wordt geconverteerd naar een interactieve PDF?
Gebruik het DOCX-formaat, niet het oudere DOC-formaat. DOCX slaat inhoudsbesturingselementen en hun eigenschappen op in een gestructureerd XML-formaat dat betrouwbaarder wordt geconverteerd naar PDF-formuliervelden. Als u een verouderd DOC-bestand met formuliervelden heeft, sla dit dan eerst op als DOCX, controleer of alle velden nog steeds werken en converteer het vervolgens naar PDF.