Een PDF-toegankelijkheid-controle vóór publicatie stuit op barrières die voorkomen dat mensen die schermlezers, toetsenbordnavigatie of modi met hoog contrast gebruiken, toegang krijgen tot uw inhoud. Een ontoegankelijke PDF kan er visueel prima uitzien, maar voor een aanzienlijk deel van het publiek volledig onbruikbaar zijn. Het uitvoeren van een geautomatiseerde toegankelijkheidscontrole is de eerste stap richting naleving van standaarden als WCAG 2.1 en PDF/UA.
Geautomatiseerde checkers kunnen geen volledige toegankelijkheid garanderen. Ze scannen op door de machine detecteerbare problemen: ontbrekende alternatieve tekst, niet-gelabelde inhoud, onvoldoende kleurcontrast en een onlogische leesvolgorde. Menselijke beoordeling is nog steeds nodig voor kwesties die beoordeling vereisen, zoals de vraag of alternatieve tekst een afbeelding nauwkeurig beschrijft of dat de leesvolgorde overeenkomt met de beoogde leesvolgorde. De geautomatiseerde controle spoort de laaghangende problemen op, zodat de menselijke recensent zich kan concentreren op de oordeelintensieve problemen.
De PDF Compliance-tools van WukongPDF omvatten toegankelijkheidsvalidatie voor documenten vóór publicatie.
Toegankelijkheidscontrole van Acrobat Pro uitvoeren
Open de PDF in Acrobat Pro en ga naar Extra en vervolgens naar Toegankelijkheid. Selecteer Volledige controle. In het dialoogvenster Opties voor toegankelijkheidscontrole kiest u de controlestandaard: WCAG 2.1 Niveau AA is de meest algemeen aanvaarde standaard voor web- en documenttoegankelijkheid. Controleer alle categorieën: Document, Pagina-inhoud, Formulieren, Tabellen en lijsten, Alternatieve tekst en Koppen. Klik op Controle starten.
Acrobat scant de PDF en geeft de resultaten weer in het deelvenster Toegankelijkheidscontrole. Problemen worden gecategoriseerd op ernst. Storingen duiden op duidelijke schendingen van de toegankelijkheid die moeten worden verholpen. Waarschuwingen geven potentiële problemen aan die handmatig moeten worden beoordeeld. Passen bevestigen dat aan een specifieke controle is voldaan. Het rapport is interactief. Klik op een fout of waarschuwing om te zien welke pagina-elementen deze hebben geactiveerd en gebruik de tools om deze te repareren.
Veelvoorkomende toegankelijkheidsproblemen begrijpen en oplossen
Het ontbreken van alternatieve tekst voor afbeeldingen is de meest voorkomende fout. Elke afbeelding in de PDF heeft alternatieve tekst nodig die de inhoud ervan beschrijft voor gebruikers van schermlezers. Klik in Acrobat Pro met de rechtermuisknop op een afbeelding die is gemarkeerd in het toegankelijkheidsrapport, kies Alternatieve tekst bewerken en typ een beknopte beschrijving. Voor decoratieve afbeeldingen die geen informatie overbrengen, markeert u deze als decoratieve artefacten, zodat schermlezers deze overslaan.
Niet-getagde inhoud is de tweede meest voorkomende fout. PDF-tags definiëren de documentstructuur: koppen, alinea's, lijsten, tabellen. Zonder tags kan een schermlezer niet logisch door het document navigeren en leest hij de inhoud in welke volgorde deze ook in de interne gegevensstroom van de PDF verschijnt, wat mogelijk niet overeenkomt met de visuele leesvolgorde. Label het document met behulp van de functie Autotag Document van Acrobat Pro onder het hulpmiddel Toegankelijkheid. Autotagging maakt gebruik van inhoudsanalyse om koppen, alinea's en lijsten te identificeren en voegt vervolgens de bijbehorende tags toe.
Leesvolgorde en kophiërarchie bepalen
Controleer na het autotagging de leesvolgorde. Open het deelvenster Tags onder Weergeven, Tonen/Verbergen, Navigatievensters, Tags. De tagboom toont de documentstructuur. Vouw de boomstructuur uit en controleer of de koppen in de juiste hiërarchische volgorde verschijnen: eerst H1, dan H2, H3, enzovoort. Een document dat van H1 naar H3 springt zonder een tussenliggende H2 verwart de navigatie van de schermlezer.
Sleep tags in de boomstructuur om ze opnieuw te ordenen als de leesvolgorde onjuist is. De tagvolgorde definieert de volgorde waarin schermlezersoftware de inhoud presenteert. De visuele volgorde op de pagina en de tagvolgorde in de boom moeten overeenkomen. Als ze dat niet doen, horen gebruikers van schermlezers de inhoud in een volgorde die afwijkt van wat visuele lezers zien, wat desoriënterend is en ervoor kan zorgen dat het document onmogelijk te begrijpen is.
Kleurcontrast en toegankelijkheid controleren
De toegankelijkheidscontrole rapporteert tekst die mogelijk onvoldoende contrast heeft met de achtergrond. De WCAG 2.1 Level AA-standaard vereist een contrastverhouding van minimaal 4,5:1 voor normale tekst en 3:1 voor grote tekst. De controlefunctie van Acrobat schat het contrast op basis van de tekstkleur en de gedetecteerde achtergrondkleur, maar de schatting kan onnauwkeurig zijn voor tekst over verlopen of afbeeldingen.
Gebruik voor nauwkeurige contrastverificatie een speciaal hulpmiddel voor contrastcontrole. Maak een screenshot van het twijfelachtige tekstgebied en upload deze naar een contrastanalysator. Als het contrast mislukt, wijzigt u de tekstkleur of achtergrondkleur in het brondocument en exporteert u de PDF opnieuw. Het oplossen van contrastproblemen in het brondocument is eenvoudiger en betrouwbaarder dan proberen de kleuren rechtstreeks in de PDF aan te passen.
| Categorie controleren | Wat het valideert | Veelvoorkomende fouten |
|---|---|---|
| Documentstructuur | Getagde inhoud, leesvolgorde, kophiërarchie | Ontbrekende tags, verkeerde leesvolgorde |
| Toegankelijkheid van inhoud | Alt-tekst op afbeeldingen, tabelkoppen, linkbeschrijvingen | Ontbrekende alternatieve tekst, lege tabelkoppen |
| Kleur en contrast | Contrastverhouding tekst-achtergrond, informatie alleen in kleur | Tekst met laag contrast, inhoud met alleen kleurcodes |
Opnieuw controleren na reparaties
Nadat u alle gerapporteerde problemen heeft opgelost, voert u de toegankelijkheidscontrole opnieuw uit. Sommige oplossingen kunnen nieuwe problemen introduceren. Door tags toe te voegen, kan de leesvolgorde worden gewijzigd. Als u alt-tekst aan één afbeelding toevoegt, kan dit aan het licht brengen dat een andere afbeelding op dezelfde pagina ook niet is getagd. De hercontrole bevestigt dat alle correcties correct zijn toegepast en dat er geen nieuwe problemen zijn geïntroduceerd.
Bewaar het toegankelijkheidsrapport naast de definitieve pdf als documentatie van naleving. Voor documenten waarvoor wettelijke toegankelijkheidsvereisten gelden, dient het rapport als bewijs dat er een toegankelijkheidsevaluatie is uitgevoerd en dat alle geïdentificeerde problemen zijn aangepakt. Het rapport garandeert geen toegankelijkheid, maar toont wel de zorgvuldigheid aan in het toegankelijkheidsbeoordelingsproces.
Een geautomatiseerde toegankelijkheidscontrole is de snelste manier om de meest voorkomende barrières voor de toegankelijkheid van PDF’s te identificeren. De controle duurt minder dan een minuut en de resultaten begeleiden de reparaties die nodig zijn om het document bruikbaar te maken voor een zo breed mogelijk publiek.
Het documenteren van de naleving van de toegankelijkheidsregels voor doelgroepen
Wanneer een PDF openbaar wordt gepubliceerd, kan naleving van de toegankelijkheidsregels vereist zijn door regelgeving. Het door Acrobat Pro gegenereerde toegankelijkheidsrapport dient als nalevingsrecord. Sla het rapport op naast de gepubliceerde pdf en neem een korte toegankelijkheidsverklaring op in de metadata van het document.
Als het gaat om documentworkflows, voor documenten die vallen onder Sectie 508 of de Europese Toegankelijkheidswet, laat het rapport zien dat er een evaluatie is uitgevoerd en dat problemen zijn aangepakt. Het rapport garandeert geen naleving, maar getuigt van due diligence in het beoordelingsproces.
De toegankelijkheidscontrole moet worden uitgevoerd op de uiteindelijk geëxporteerde PDF, niet op het brondocument. Het exportproces kan problemen introduceren die niet in de bron aanwezig zijn, zoals ontbrekende tags, een onjuiste leesvolgorde of problemen met het insluiten van lettertypen die de compatibiliteit van de schermlezer beïnvloeden.
Tijdens typische workflows, als het gaat om documentworkflows, moeten organisaties die meertalige documenten produceren, toegankelijkheidscontroles op elke taalversie afzonderlijk uitvoeren. Bij vertalingen kunnen wijzigingen in de leesvolgorde worden geïntroduceerd, en de controleur moet elke versie afzonderlijk beoordelen aan de hand van de juiste taalinstellingen.
In de praktijk is het toegankelijkheidsrapport een levend document dat elke keer dat de pdf wordt herzien, wordt bijgewerkt. Een auditor die het toegankelijkheidstraject van documenten beoordeelt, zou een reeks rapporten moeten zien die een geleidelijke verbetering laten zien naarmate problemen worden geïdentificeerd en opgelost.
Toegankelijke PDF's komen ten goede aan alle gebruikers. Correct getagde documenten ondersteunen een betere tekstherschikking op mobiele apparaten, nauwkeurigere tekstextractie en verbeterde indexering door zoekmachines. De investering in toegankelijkheid betaalt zich uit voor het hele gebruikersbestand.
In de praktijk omvat de toegankelijkheidscontrole in Acrobat Pro meer dan dertig specifieke controles die de documentstructuur, inhoud en opmaak omvatten. Als u begrijpt wat elke controle valideert, kunt u prioriteit geven aan oplossingen wanneer het rapport meerdere fouten bevat.
Specificatie van de documenttaal is een vaak over het hoofd geziene toegankelijkheidsvereiste. De PDF-metagegevens moeten de primaire taal van het document aangeven, zodat schermlezers de juiste uitspraakregels kunnen selecteren.
Tabellen brengen bijzondere toegankelijkheidsproblemen met zich mee. Voor elke tabel moeten koprijen worden geïdentificeerd, samenvattende tekst die het doel van de tabel beschrijft en correcte cel-naar-koptekstassociaties voor schermlezernavigatie.
Het toegankelijkheidsrapport moet minstens één keer worden beoordeeld door iemand die ondersteunende technologie gebruikt tijdens de documentontwikkelingscyclus. Geautomatiseerde controles sporen door machines detecteerbare problemen op. Gebruikerstesten vangen de rest op.
Voor formulieren heeft elk veld tooltip nodig die schermlezers melden wanneer het veld focus krijgt. Verplichte velden moeten als vereist worden gemarkeerd in zowel het visuele label als de veldeigenschappen.
PDF/UA-compliance gaat verder dan basistoegankelijkheid en zorgt ervoor dat het document voldoet aan de ISO-norm voor universeel toegankelijke PDF. De PDF/UA-standaard is op sommige gebieden strenger dan WCAG, vooral wat betreft de getagde inhoudsstructuur.
Toegankelijkheidsverbeteringen die in Acrobat Pro zijn aangebracht, blijven alleen in die kopie van de PDF bestaan. Als het document opnieuw wordt gegenereerd vanuit de bron, moeten de correcties opnieuw worden toegepast. Het oplossen van toegankelijkheidsproblemen in het brondocument voorkomt dit herwerk.
Bij de meeste tools varieert de tijd die nodig is om een PDF toegankelijk te maken, afhankelijk van de complexiteit van het document. Voor een eenvoudig tekstdocument zijn mogelijk alleen autotagging en alt-tekstcontrole nodig. Een complex document met formulieren, tabellen en multimedia kan urenlang herstel vergen.
Toegankelijkheid is geen selectievakje dat moet worden aangevinkt aan het einde van het maken van documenten. Het is een ontwerpprincipe dat, wanneer het vanaf het begin in de documentworkflow wordt geïntegreerd, betere documenten voor alle lezers oplevert. Een correct getagde PDF met een logische kopstructuur, beschrijvende alternatieve tekst en de juiste leesvolgorde is voor iedereen gemakkelijker te navigeren, ongeacht zijn of haar vaardigheden.
Een geautomatiseerde toegankelijkheidscontrole transformeert PDF-compliance van een raadspel in een systematisch proces. Het rapport identificeert elk door de machine detecteerbaar probleem, en de menselijke beoordelaar behandelt de oordeelintensieve kwesties. Samen produceren zij een document dat toegankelijk is voor een zo breed mogelijk publiek.