모든 PDF에는 숨겨진 데이터가 포함되어 있습니다. 작성자 이름, 소프트웨어 버전, 생성 날짜, 수정 타임스탬프, 때로는 파일이 생성된 위치의 GPS 좌표. 이 메타데이터는 문서를 정상적으로 볼 때 보이지 않지만 파일이 가는 모든 곳에서 파일과 함께 이동합니다. 처리를 위해 PDF를 온라인 도구에 업로드할 때 해당 메타데이터에 발생하는 결과는 도구가 문서 구조를 처리하는 방식에 따라 달라집니다.
일부 온라인 도구는 처리 파이프라인의 일부로 메타데이터를 자동으로 제거합니다. 다른 사람들은 그것을 변경하지 않고 보존합니다. 소수는 자체 메타데이터를 추가하여 해당 서비스에서 파일을 처리한 것으로 표시합니다. 각 단계에서 어떤 일이 일어나는지 알면 문서가 사용자의 손에서 떠날 때 어떤 정보를 담고 있는지 제어할 수 있습니다.
디지털 권리 단체인 Electronic Frontier Foundation의 2024년 분석에 따르면 40개의 인기 있는 온라인 문서 처리 서비스에서 메타데이터 보존을 조사한 결과 55%가 사용자에게 알리지 않고 처리 파이프라인을 통해 모든 원본 메타데이터를 보존한 것으로 나타났습니다(EFF, "Document Metadata in Online Services," 2024). 메타데이터는 사용자가 깨끗한 출력 파일을 생성할 것이라고 합리적으로 가정한 압축, 변환 및 편집 작업에서 살아남았습니다.
PDF 내에 존재하는 메타데이터
PDF 메타데이터는 문서 정보와 개체 수준 데이터라는 두 가지 범주로 나뉩니다. 문서 정보에는 제목, 작성자, 주제, 키워드, 작성자 애플리케이션, 제작자 애플리케이션이 포함됩니다. 이는 모든 PDF 리더의 문서 속성 대화 상자에서 볼 수 있는 메타데이터입니다. 일반적으로 PDF를 만든 소프트웨어에 의해 자동으로 채워지며, 작성자가 의도적으로 추가하지 않은 정보가 포함된 경우도 많습니다.
개체 수준 메타데이터는 눈에 잘 띄지 않지만 노출 가능성은 더 높습니다. 개별 이미지, 텍스트 블록 및 포함된 파일은 문서 전체와 별개로 자체 메타데이터를 전달할 수 있습니다. PDF에 포함된 사진에는 카메라 모델, 사진을 촬영한 GPS 좌표, 날짜 및 시간을 기록하는 EXIF 데이터가 포함될 수 있습니다. 이 데이터는 PDF에 배치된 후에도 유지되며 도구가 제거를 위해 포함된 메타데이터를 특별히 대상으로 삼지 않는 한 후속 처리에서도 유지될 수 있습니다.
작성자 및 생산자 필드는 온라인 PDF 도구를 사용할 때 특히 관련이 있습니다. 계약서 PDF를 편집했는데 출력 파일의 제작자 필드가 갑자기 "ExampleTool.com에서 처리됨"으로 표시되면, 귀하가 사용한 서비스를 의도치 않게 공개했습니다. 대부분의 문서에서 이는 무해합니다. 기밀 비즈니스, 법률 또는 개인 문서의 경우 비공개로 유지하고 싶은 정보가 공개될 수 있습니다.
다양한 처리 작업이 메타데이터에 미치는 영향
압축 도구는 메타데이터 처리 방식이 매우 다양합니다. 일부는 크기를 줄이기 위해 파일 구조를 다시 작성하고 모든 메타데이터는 그대로 유지합니다. 다른 사람들은 최적화 프로세스의 일부로 문서 정보를 제거하여 필수가 아닌 것으로 간주되는 작성자 및 작성자 필드를 제거합니다. 가장 안전한 가정은 달리 명시적으로 명시하지 않는 한 압축 도구가 존재하는 모든 메타데이터를 보존한다는 것입니다.
특히 PDF를 Word 또는 Excel로 변환하는 작업은 대상 형식이 다른 메타데이터 모델을 사용하기 때문에 거의 항상 문서 수준 메타데이터를 제거합니다. Word 문서의 작성자 필드는 변환 도구의 설정으로 채워지거나 비어 있으며 원본 PDF에서 전달되지 않습니다. PDF 페이지의 JPG 또는 PNG는 원본 문서 데이터와 연결되지 않은 새로운 이미지이기 때문에 이미지 형식으로 변환하면 모든 메타데이터가 완전히 제거됩니다.
편집 작업은 가장 복잡한 메타데이터 그림을 나타냅니다. 텍스트 내용을 수정하는 PDF 편집기는 원래 작성 날짜와 작성자를 유지하면서 수정 날짜를 업데이트할 수 있습니다. 편집자가 주석을 추가하면 해당 주석에는 누가 언제 추가했는지에 대한 자체 메타데이터 기록이 포함됩니다. 편집기가 문서의 일부를 병합하거나 래스터화하는 경우 영향을 받는 영역에 포함된 메타데이터가 손실될 수 있습니다. 도구 간의 가변성은 추측할 것이 아니라 검증해야 할 정도로 넓습니다.
처리 전후의 메타데이터 확인
잠재적으로 민감한 메타데이터가 포함된 PDF를 업로드하기 전에 해당 내용을 확인하십시오. PDF 리더에서 파일을 열고 문서 속성 또는 파일 정보를 찾습니다. Windows에서는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택한 다음 세부 정보 탭으로 이동합니다. Mac에서는 미리보기에서 파일을 열고 도구, 검사기 표시를 차례로 선택합니다. 공유할 의도가 없었던 작성자 이름, 작성자 신청서, 수정 날짜를 찾아보세요.
처리 후 다운로드한 파일에 대한 확인을 반복하십시오. 메타데이터 필드를 비교합니다. 도구가 생산자 필드에 추가되었습니까? 원작자가 보존됐나요? 수정 날짜가 업데이트되었나요? 대답은 해당 도구를 사용한 후 메타데이터를 수동으로 정리해야 하는지 또는 도구가 이를 자동으로 처리하는지 여부를 알려줍니다.
이 전후 점검은 30초가 소요되며 어떤 문서보다 도구의 메타데이터 처리에 대해 더 많은 정보를 보여줍니다. 문서에는 도구가 수행하려는 작업이 설명되어 있습니다. 전후 확인을 통해 실제로 무엇을 하는지 알 수 있습니다. 메타데이터가 중요한 문서의 경우 이 확인은 선택 사항이 아닙니다.
공유하기 전에 메타데이터 제거
PDF에 의도하지 않은 메타데이터가 없는지 확인해야 하는 경우 공유하기 전에 전용 메타데이터 제거 단계를 통해 실행하세요. 일부 온라인 PDF 도구에는 보안 또는 개인 정보 보호 설정의 일부로 메타데이터 정리 기능이 포함되어 있습니다. 이 기능은 문서 정보 필드를 제거하고 일부 구현에서는 이미지 및 기타 포함된 파일에서 포함된 개체 수준 메타데이터를 제거합니다.
제어를 극대화하려면 도구에 의존하기보다는 PDF 도구에 업로드하기 전에 메타데이터를 제거하십시오. 이렇게 하면 도구가 파이프라인을 통해 메타데이터를 보존하더라도 보존해야 할 중요한 항목은 없습니다. 운영 체제에 내장된 도구는 기본 문서 속성을 제거할 수 있습니다. 포함된 메타데이터의 경우 전용 메타데이터 제거 유틸리티를 사용하면 더욱 철저한 정리가 가능합니다.
WukongPDF의 PDF 보안 기능에는 처리 중에 문서 메타데이터를 검토하고 제거하는 옵션이 포함되어 있습니다. 메타데이터 노출이 법적, 재정적 또는 평판에 영향을 미칠 수 있는 문서를 처리하는 사용자의 경우, 내장된 정리 단계를 통해 표시되는 콘텐츠와 함께 숨겨진 데이터를 실수로 공유할 위험을 제거합니다.
메타데이터 보존이 기능인 경우
메타데이터가 항상 원하지 않는 것은 아닙니다. 공동 작업 흐름에서 작성자 및 수정 날짜 필드는 문서를 만든 사람과 문서가 마지막으로 업데이트된 시기를 추적하는 데 도움이 됩니다. 보관 맥락에서 생성 날짜와 생산자 필드는 출처를 설정하여 문서가 어떤 도구와 프로세스를 통과했는지 기록합니다. 이 메타데이터를 제거하면 문서 관리에 합법적인 가치가 있는 정보가 제거됩니다.
메타데이터에 대한 올바른 접근 방식은 포괄적인 제거나 보존이 아닌 인식과 제어입니다. 귀하의 문서에 어떤 내용이 담겨 있는지 알아보세요. 수신자와 상황에 따라 무엇이 남고 무엇이 사라져야 하는지 결정하세요. 당신이 모르는 사이에 선택을 하기보다는 당신에게 선택권을 주는 도구를 사용하십시오.