영수증이 담긴 신발상자. 송장 PDF 폴더입니다. 세금 준비, 비용 보고 또는 예산 분석을 위해 스프레드시트에 입력해야 하는 1년 간의 사업 비용입니다. 각 영수증의 각 항목을 Excel에 수동으로 입력하는 것은 느리고 오류가 발생하기 쉬우며 번거롭습니다. 더 나은 작업 흐름에서는 OCR을 사용하여 영수증 텍스트를 읽고 인식된 항목을 구조화된 스프레드시트로 직접 내보냅니다.
스프레드시트 파이프라인에 대한 OCR PDF이 상당히 발전했습니다. 최신 OCR 엔진은 영수증 레이아웃을 인식하고, 위치 및 서식 패턴을 기준으로 품목을 식별하고, 최소한의 정리가 필요한 구조화된 데이터를 내보낼 수 있습니다. 한때 수동으로 데이터를 입력하는 데 몇 시간이 걸렸던 작업이 이제 간단한 확인 단계를 통해 자동화된 처리에 몇 분 밖에 걸리지 않습니다.
OCR을 위한 영수증 및 송장 준비
원본 이미지의 이미지 품질에 따라 OCR 출력의 정확도가 결정되고, 이에 따라 수행해야 할 정리 양이 결정됩니다. 조명이 균일한 평평하고 어두운 표면에서 영수증을 스캔하거나 사진을 찍습니다. 영수증이 구겨지거나 접혀 있지 않고 편평한지 확인하세요. 상단에는 매장명, 하단에는 총액을 포함한 전체 영수증을 캡쳐하세요. 상점 이름이 누락되면 OCR 출력에 공급업체 식별이 없음을 의미합니다.
색이 바랜 감열지 영수증의 경우 OCR을 실행하기 전에 대비를 높이십시오. 사람의 눈에 텍스트가 거의 보이지 않는 빛바랜 영수증은 본질적으로 OCR에서는 보이지 않습니다. 텍스트를 어둡게 하고 배경을 밝게 하려면 대비 향상 기능이 있는 이미지 편집기나 스캔 앱을 사용하십시오. 향상된 이미지는 사람의 눈에는 부자연스러워 보일 수 있지만 훨씬 더 나은 OCR 결과를 제공합니다.
처리하기 전에 영수증을 유형별로 그룹화하세요. 동일한 매장에서 받은 영수증은 레이아웃이 유사한 경우가 많으며 이를 함께 처리하면 OCR 엔진이 레이아웃 패턴을 학습하고 배치 전반에 걸쳐 정확성을 높일 수 있습니다. 여러 매장의 영수증을 혼합하면 OCR 엔진이 각 영수증을 고유한 레이아웃으로 처리하게 됩니다.
영수증 데이터 추출을 위한 OCR 구성
영수증에 최적화된 OCR 설정을 선택하세요. 영수증은 일반적으로 잉크 밀도가 일관되지 않은 문자를 생성하는 작은 글꼴, 좁은 용지 및 열전사 인쇄를 사용합니다. 영수증에 최적화된 OCR 설정에는 고해상도 스캐닝, 최소 300DPI, 흑백 출력이 아닌 회색조가 포함되어 문자 밀도의 미묘한 변화를 보존합니다.
WukongPDF는 브라우저를 통한 OCR 처리를 제공하므로 영수증을 스캔 또는 업로드하고 텍스트를 추출할 수 있습니다. 브라우저 기반 OCR은 파일을 로컬로 처리하여 금융 문서를 장치에 보관합니다.
영수증에서 PDF 데이터 추출의 경우 OCR 엔진은 항목 설명, 수량, 단가 및 라인 합계를 구별해야 합니다. 엔진은 이러한 구별을 위해 위치 신호를 사용합니다. 일반적으로 품목은 왼쪽에, 수량과 가격은 오른쪽에, 라인 합계는 가장 오른쪽 열에 있습니다. 영수증 레이아웃이 일관될수록 필드 식별이 더 정확해집니다.
OCR 데이터를 스프레드시트 형식으로 내보내기
OCR이 완료되면 인식된 데이터를 CSV 또는 Excel 형식으로 내보냅니다. 내보내기에서는 OCR 중에 식별된 필드 구분(한 열의 공급업체 이름, 다른 열의 날짜, 자체 열의 각 항목 설명, 수량, 단가 및 라인 합계)을 유지해야 합니다. 대부분의 OCR 도구에는 영수증에서 스프레드시트로 내보내기 옵션이 포함되어 있습니다.
스캔된 PDF에서 스프레드시트로의 변환이 완벽하지 않습니다. 확인 및 정리에는 영수증당 5~10분 정도 소요될 것으로 예상됩니다. 스프레드시트 출력을 원본 영수증 이미지와 비교합니다. 개별 항목이 영수증 총액에 합산되는지 확인하세요. 세금이 품목 가격과 올바르게 식별되고 분리되었는지 확인하십시오. 확인 단계에서는 OCR 오류가 비용 보고서에 전파되기 전에 이를 포착합니다.
반복 영수증 처리를 위해 OCR 설정을 저장하고 구성을 사전 설정으로 내보냅니다. 각 후속 영수증 배치는 동일한 설정으로 처리되어 일관된 출력을 생성합니다. 미리 설정된 접근 방식은 동일한 공급업체의 월별 비용 보고서를 처리하는 비즈니스 소유자에게 특히 유용합니다.
여러 페이지로 구성된 송장 및 복잡한 영수증 처리
여러 페이지로 구성된 송장은 개별 항목이 페이지 경계를 넘어 계속될 수 있으므로 특별한 처리가 필요합니다. OCR 엔진은 2페이지의 항목이 새로운 항목 세트가 아니라 1페이지의 항목의 연속임을 인식해야 합니다. 대부분의 OCR 도구는 송장 페이지가 단일 문서로 처리될 때 이를 올바르게 처리합니다.
팁 금액을 손으로 쓴 레스토랑 영수증에는 수동 확인 단계가 추가됩니다. OCR은 인쇄된 양을 읽을 수 있지만 손글씨로는 어려움을 겪습니다. 특히 펜이 인쇄된 텍스트를 가로질러 영수증이 인쇄된 후 추가된 손글씨는 더욱 그렇습니다. OCR에서 읽을 수 없는 경우 팁 금액과 조정된 총액을 확인하고 수동으로 입력해야 합니다.
스프레드시트로 내보낸 후 스프레드시트 도구를 사용하여 비용을 분류하세요. 범주 열을 추가하고 공급업체 또는 항목 설명을 기반으로 각 품목을 비용 범주에 할당합니다. OCR 검토 프로세스 중 분류하는 것이 모든 영수증이 처리된 후 분류하는 것보다 더 효율적입니다.
환경적인 이유로 양면 인쇄 영수증의 경우 양면을 스캔하여 단일 문서로 처리하세요. OCR 엔진은 앞뒤를 순차적인 페이지로 읽습니다. 영수증 앞면에서 뒷면까지 연속되는 항목은 상점이 앞면에 연속 알림을 인쇄하는 경우 단일 거래로 처리되어야 합니다.
통화 기호와 소수 구분 기호는 지역에 따라 다릅니다. 유럽 상점의 영수증에는 유로 기호와 쉼표가 소수 구분 기호로 사용됩니다. 처리하기 전에 올바른 로케일에 맞게 OCR 엔진을 구성하십시오. 스프레드시트를 후처리하여 여러 국가에서 받은 영수증의 통화 형식을 표준화하면 일관된 재무 보고가 보장됩니다.
영수증의 날짜 형식은 매우 다양합니다. 미국의 경우 MM/DD/YYYY, 유럽의 경우 DD/MM/YYYY, 아시아 일부 지역의 경우 YYYY/MM/DD입니다. OCR은 날짜를 인식된 텍스트로 내보냅니다. 스프레드시트는 영수증 원본을 기준으로 날짜를 올바르게 해석해야 합니다. 영수증 국가 열을 추가하면 정리 단계에서 날짜 해석에 도움이 됩니다.
비용 보고를 위해 OCR 스프레드시트 출력을 회계 소프트웨어나 비용 관리 플랫폼으로 직접 가져올 수 있습니다. 대부분의 플랫폼은 날짜, 공급업체, 설명, 금액, 카테고리 및 결제 방법 등 표준 열이 포함된 CSV 가져오기를 허용합니다. OCR 출력 열을 플랫폼 예상 열에 매핑하는 것은 수신-보고 파이프라인의 마지막 단계입니다.
원본 영수증 PDF를 OCR 스프레드시트 출력과 함께 저장하세요. PDF는 권위 있는 기록으로 사용됩니다. 스프레드시트는 작업 데이터 역할을 합니다. 특정 거래에 대해 질문이 있는 경우 원본 영수증 PDF를 참조하여 OCR 해석을 확인할 수 있습니다.
일관된 영수증 형식을 사용하는 반복 공급업체의 경우 엔진이 레이아웃을 학습함에 따라 OCR 정확도가 시간이 지남에 따라 향상됩니다. 새로운 공급업체로부터 받은 첫 번째 영수증은 10번째 영수증보다 더 많은 수동 정리가 필요할 수 있습니다. 수정된 출력을 OCR 엔진의 교육 예제로 저장하면 이 학습 프로세스가 가속화됩니다.
영수증에 대한 세율은 지역과 제품 유형에 따라 다릅니다. OCR은 세액을 인식할 수 있지만 세율은 인식하지 못할 수 있습니다. 세액과 소계로부터 세율을 계산하면 OCR의 정확성을 확인하는 데 도움이 됩니다. 계산된 세율이 구매 위치에 대해 알려진 세율과 일치하지 않는 경우 OCR이 금액을 잘못 읽었거나 영수증에 과세 항목과 비과세 항목이 모두 포함된 것입니다.
한 사람이 테이블 전체를 지불한 비즈니스 점심 식사와 같이 개인 자금과 비즈니스 자금이 혼합되어 지불된 비즈니스 비용의 경우 영수증에 비즈니스 부분을 주석으로 표시해야 합니다. 감사 목적으로 원본 영수증을 보존하려면 영수증 PDF가 아닌 OCR 이후 스프레드시트에 주석을 추가해야 합니다.
영수증 OCR의 투자 수익은 수동 데이터 입력에 비해 약 50개의 영수증 이후에 플러스가 됩니다. 매월 수백 건의 영수증을 처리하는 기업의 경우 시간 절약은 측정 가능한 인건비 절감과 더 빠른 비용 보고 주기로 이어집니다.
클라우드 기반 영수증 관리 플랫폼은 영수증 시점에서 영수증 사진을 캡처하는 모바일 앱과 OCR을 결합합니다. 영수증 데이터는 PDF 파일을 저장하고 나중에 처리하는 중간 단계 없이 비용 보고서로 직접 전달되므로 워크플로우가 더욱 간소화됩니다.
IRS 및 기타 세무 당국은 디지털 이미지가 읽기 쉽고 원본을 정확하게 나타내는 경우 영수증의 디지털 사본을 허용합니다. 원본 영수증 PDF와 결합된 OCR 스프레드시트 출력은 기록 보관 요구 사항을 충족하는 동시에 세금 준비에 훨씬 더 유용한 데이터를 만듭니다.
여러 국가의 영수증을 처리하는 기업의 경우 OCR 시스템은 다양한 언어, 통화, 날짜 형식 및 세금 구조를 처리해야 합니다. 프랑스에서 받은 영수증은 일본에서 받은 영수증과 모양이 다르며, OCR 시스템을 지역별 형식별로 구성해야 합니다.
디지털 영수증의 장기적인 가치는 즉각적인 비용 보고 요구 이상으로 확장됩니다. 지출 패턴, 공급업체 협상, 예산 예측을 위해 과거 영수증 데이터를 분석할 수 있으며 영수증이 종이 형식이나 검색할 수 없는 PDF로 남아 있을 때는 액세스할 수 없는 통찰력을 얻을 수 있습니다.
OCR 기술과 스프레드시트 내보내기를 결합하면 영수증을 정적 기록에서 재무 관리, 세금 준수 및 비즈니스 인텔리전스를 지원하는 분석 가능한 데이터로 변환할 수 있습니다.
종이 영수증에서 OCR 처리된 디지털 데이터로의 전환은 재정을 관리하는 중소기업과 개인을 위한 문서 자동화의 가장 실용적인 응용 프로그램 중 하나입니다.
OCR 영수증 처리는 지루하고 오류가 발생하기 쉬운 수동 데이터 입력 작업을 처음 수십 건의 영수증 이후에 시간을 절약할 수 있는 빠르고 자동화된 작업 흐름으로 전환합니다.
| 영수증 필드 | OCR 인식 팁 | 수출 열 |
|---|---|---|
| 매장명 | 일반적으로 상단에 있습니다. 가장 큰 글꼴 | 공급업체 |
| 날짜 | 상단 근처의 날짜 패턴을 찾으세요. | 날짜 |
| 광고항목 | 왼쪽 정렬된 텍스트 블록 | 설명, 수량, 단가 |
| 소계 | 세금 전; 종종 라벨이 붙은 | 소계 |
| 세 | 소계 후; 백분율 또는 고정 | 세 |
| 총 | 가장 큰 금액; 종종 대담한 | 총 |