출장을 다녀오거나 구매한 지 한 달이 지나면 PDF 영수증 폴더가 남습니다. 레스토랑 청구서를 PDF로 저장했습니다. 예약 사이트에서 다운로드한 호텔 청구서. 첨부 파일로 이메일로 전송된 공급 주문입니다. 각각은 별도의 파일입니다. 각각에는 비용 보고서에 필요한 날짜, 공급업체, 금액 및 범주가 포함되어 있습니다. 이를 개별적으로 스프레드시트로 변환하고 보고서를 수동으로 컴파일하는 것은 반복적인 데이터 입력 연습입니다. 모든 영수증을 단일 비용 보고서로 변환하면 각 영수증에서 관련 데이터를 추출하여 제출할 준비가 된 하나의 구조화된 문서로 정리합니다.
브라우저 기반 PDF-Excel 변환은 영수증 PDF에서 데이터를 추출할 수 있습니다. 문제는 영수증의 형식이 엄청나게 다양하다는 것입니다. 레스토랑 영수증은 상단에 업체명이 있고, 품목이 세로로 나열되어 있으며, 하단에는 총액이 표시되어 있습니다. 호텔 송장에는 날짜, 객실 요금, 세금이 별도의 섹션에 포함되어 있습니다. 공급 주문에는 수량과 가격이 포함된 품목이 있습니다. 단일 추출 접근 방식으로는 이 모든 것을 처리할 수 없습니다. 변환 워크플로우는 다양한 형식의 데이터를 일관된 비용 보고서 구조로 추출할 수 있을 만큼 유연해야 합니다.
비용 관리 회사인 Expensify의 2025년 조사에 따르면 직원들은 영수증의 수동 데이터 입력에 비용 보고서당 평균 22분을 소비합니다(Expensify, "비용 보고 동향", 2025). 자동 추출을 사용하면 이 시간이 몇 분으로 단축됩니다.
영수증-비용 보고서 워크플로우
브라우저 기반 PDF-Excel 변환기를 사용하여 각 영수증 PDF를 Excel로 변환합니다. 각 영수증은 별도의 스프레드시트가 됩니다. 각 스프레드시트를 열고 날짜, 공급업체, 금액, 카테고리 및 메모 등 주요 필드를 식별합니다. 이 필드를 마스터 비용 보고서 템플릿에 복사하세요. 템플릿에는 각 필드에 대한 열과 영수증당 하나의 행이 있습니다. 각 영수증을 처리하면서 템플릿에 행을 추가합니다. 모든 영수증이 처리되면 지출 보고서가 완료됩니다.
월별 인터넷 청구서 또는 일반 공급업체와 같이 동일한 공급업체로부터 반복되는 영수증의 경우 데이터 필드가 일관된 위치에 나타납니다. 각 필드가 포함된 셀을 보여주는 해당 공급업체에 대한 참조를 만듭니다. 다음 달에는 참조를 통해 데이터 추출 속도가 빨라집니다. PDF를 Excel로 변환하면 데이터가 제공됩니다. 템플릿이 이를 구성합니다.
다양한 언어 및 통화로 영수증 처리
국제 영수증에는 통화 및 언어 문제가 발생합니다. 일본 엔으로 표시된 영수증은 보고 통화로 변환되어야 합니다. 독일어로 된 영수증에는 분류를 위해 공급업체 이름과 설명이 이해되어 있어야 합니다. 통화 변환은 일반적으로 영수증에 명시되어 있거나 통화 데이터 서비스에서 제공되는 거래 날짜의 환율을 사용해야 합니다. 금액과 날짜는 숫자이고 공급업체는 고유 명사이므로 일반적으로 비용 보고에는 영수증 내용의 언어 번역이 필요하지 않습니다.
WukongPDF 변환 도구는 언어에 관계없이 영수증 PDF에서 데이터를 추출합니다. PDF Converter 출력은 숫자 및 날짜 데이터를 정확하게 캡처합니다. 통화 및 언어 처리는 비용 보고서 작성 프로세스의 변환 후 단계입니다.
경비 보고서에 영수증 원본 첨부
대부분의 비용 보고 시스템과 회사 정책에서는 보고서에 영수증 원본을 첨부해야 합니다. 데이터를 추출한 후 모든 영수증 PDF를 단일 첨부 파일로 병합합니다. 지출 보고서에 표시된 순서대로 영수증을 정리하세요. 병합된 첨부 파일은 모든 지원 문서가 포함된 단일 파일을 제공합니다. 비용 보고서 스프레드시트는 구조화된 요약을 제공합니다.
비용 보고를 위한 PDF 도구 워크플로는 보고서용 데이터 추출과 첨부 파일용 문서 병합을 결합합니다. 그 결과 완전한 비용 제출 패키지가 생성됩니다. 데이터가 포함된 스프레드시트 하나와 영수증 원본이 포함된 PDF 하나가 포함됩니다.
디지털 영수증과 스캔한 종이 영수증 처리
온라인 결제 시스템에서 생성되어 PDF로 이메일로 전송되는 디지털 영수증에는 선택 가능한 텍스트가 있습니다. 텍스트가 기계로 판독 가능하기 때문에 이들로부터의 데이터 추출은 간단합니다. 스캔한 종이 영수증은 이미지입니다. 데이터 추출이 가능하려면 OCR이 필요합니다. OCR 단계에서는 특히 인쇄가 가볍고 고르지 못한 빛바랜 감열지 영수증에서 인식 오류가 발생할 가능성이 있습니다.
디지털 영수증은 빠르고 정확하게 추출되므로 먼저 처리하세요. OCR 및 검증을 통해 스캔한 영수증을 두 번째로 처리합니다. 디지털 영수증의 PDF를 Excel로 직접 변환합니다. 스캔한 영수증의 경우 OCR 중간 단계가 필요합니다.
월별 지출 주기에 따른 영수증 처리 루틴 구축
매월 비용을 처리하는 경우 루틴을 구축하십시오. 매월 영수증을 위한 폴더를 만듭니다. 모든 영수증이 도착하면 Excel로 변환하세요. 월말에 데이터는 보고서 조립 준비가 됩니다. 이 루틴은 한 달에 걸쳐 작업을 분배하므로 월말에 영수증 더미를 한 번에 처리하기 위해 애쓰는 일이 사라집니다.
영수증에 대한 PDF 변환기 월간 워크플로는 시간에 따라 분산되는 일괄 처리입니다. 각 영수증은 도착하는 데 몇 초가 걸립니다. 월말 보고서는 사전 처리된 데이터를 조합하는 데 몇 분 정도 걸립니다.
수동 검토를 위해 비정상적인 수금 플래그 지정
일상적인 영수증 모음 중 일부는 특이한 것입니다. 손으로 쓴 팁 금액이 적힌 레스토랑 영수증. 논란의 여지가 있는 요금이 포함된 호텔 폴리오. 반품 크레딧이 포함된 공급 영수증입니다. 데이터가 예상 패턴을 따르지 않기 때문에 자동 추출이 이를 잘못 처리할 수 있습니다. 비정상적인 영수증을 자동화된 파이프라인을 통해 강제로 처리하는 대신 수동 검토를 위해 플래그를 지정하세요.
정기 영수증에 대한 PDF에서 Excel로의 추출이 자동화되었습니다. 비정상적인 영수증은 수동으로 확인됩니다. 하이브리드 접근 방식은 예외에 대한 정확성을 손상시키지 않으면서 대부분을 효율적으로 처리합니다.
세금 및 감사 목적으로 원본 영수증 보관
세무 당국과 감사관은 특정 기간(관할권에 따라 일반적으로 3~7년) 동안 영수증 원본을 보관하도록 요구합니다. 지출 보고서용 데이터를 추출한 후 원본 영수증 PDF를 연도 및 월별로 정리된 보관 폴더에 저장합니다. 아카이브가 보존 요구 사항을 충족합니다. 추출된 데이터는 보고 요구 사항을 충족합니다.
PDF 도구 영수증 워크플로는 제출을 위한 비용 보고서와 보존을 위해 정리된 아카이브를 모두 생성합니다. 규정 준수를 위해서는 둘 다 필요합니다. 어느 것 하나만으로는 충분하지 않습니다.