프로젝트 제안이 단일 파일 형식으로 존재하는 경우는 거의 없습니다. 자기 소개서는 Word 문서입니다. 예산 내역은 Excel 스프레드시트입니다. 이용 약관은 PDF입니다. 이를 3개의 개별 첨부 파일로 보내는 것은 수신자가 각 첨부 파일을 열고 어떻게 관련되어 있는지 파악하고 머리 속에 완전한 그림을 모으는 것을 의미합니다. 이를 하나의 세련된 패키지로 결합하면 분산된 제출물을 전문적인 전달로 전환할 수 있습니다.
세 개의 파일을 별도로 세 번 열어야 합니다. 하나의 파일에는 하나가 필요합니다. 그것이 일과 편리함의 차이입니다.
Word, Excel 및 PDF 콘텐츠를 단일 Merge PDF 문서로 병합하려면 먼저 PDF가 아닌 파일을 변환한 다음 결과 PDF를 모두 병합해야 합니다. WukongPDF의 Word to PDF 및 병합 도구는 전체 파이프라인을 처리하여 몇 분 안에 하나의 원활한 파일을 생성합니다.
병합 전 각 구성 요소를 PDF로 변환
Word 문서는 PDF로 저장 또는 온라인 변환기를 통해 PDF로 변환됩니다. 설정에서 구조 보존을 활성화합니다. 제목은 PDF 책갈피가 되고, 목차는 링크를 유지하며, 각주는 페이지 주석으로 전송됩니다. 모든 구조가 손실된 플랫 PDF는 원본 Word 파일보다 탐색하기가 더 어렵고 더 나은 독자 경험을 위해 형식을 결합하려는 목적을 상실합니다.
Excel 스프레드시트에서는 변환 전에 페이지 설정이 필요합니다. 인쇄 영역을 실제 데이터 범위로 설정합니다. 페이지 너비에 맞게 크기를 조정합니다. 넓은 시트의 경우 가로 방향을 선택하세요. 이러한 설정은 스프레드시트가 PDF 페이지로 표시되는 방식을 결정합니다. 기본 설정이 적용된 변환되지 않은 스프레드시트에서는 열이 잘리거나, 텍스트가 미세하거나, 데이터가 예측할 수 없는 페이지 수에 걸쳐 퍼져 있는 PDF가 생성될 수 있습니다.
올바른 구성 요소 주문
병합 도구는 추가된 순서대로 파일을 결합합니다. 커버레터를 먼저 추가하고, 예산을 두 번째로, 조건을 세 번째로 추가하세요. 출력 PDF는 표지에서 곧바로 예산으로, 그리고 약관으로 흘러갑니다. 도구가 파일을 알파벳순으로 정렬하는 경우 순서를 잠그려면 숫자 접두사(01-Cover-Letter.pdf, 02-Budget.pdf, 03-Terms.pdf)를 사용하여 이름을 바꾸십시오.
병합 후 결합된 문서 전체에 통일된 페이지 번호 매기기를 추가할 수 있습니다. 표지는 1페이지, 예산은 2~5페이지, 용어는 6~10페이지일 수 있습니다. 병합된 PDF에 추가된 페이지 번호는 모든 구성 요소에 일관되게 적용되므로 서로 다른 시간에 서로 다른 응용 프로그램에서 생성되었음에도 불구하고 문서에 통일된 느낌을 줍니다.
| 소스 형식 | 변환 방법 | 병합 전 확인 |
|---|---|---|
| 워드(.docx) | PDF 또는 온라인 변환기로 저장 | 북마크에 대한 제목이 활성화되고 목차 링크가 유지됩니다. |
| 엑셀(.xlsx) | PDF 또는 온라인 변환기로 저장 | 인쇄 영역 설정, 크기에 맞게 조정, 방향 수정 |
| 파워포인트(.pptx) | PDF 또는 온라인 변환기로 저장 | 필요에 따라 발표자 노트가 포함되거나 제외됩니다. |
| 기존 PDF | 변환이 필요하지 않습니다 | 페이지 수가 예상과 일치하는지 확인하세요. |
| 이미지(JPG, PNG 등) | 이미지-PDF 도구를 통해 PDF로 변환 | 방향, 해상도, 페이지 순서 확인 |
병합 후 머리글, 바닥글, 페이지 번호 추가
병합된 PDF는 일관된 머리글과 바닥글을 위한 빈 슬레이트입니다. 프로젝트 이름과 날짜를 헤더로 추가합니다. 페이지 번호를 바닥글로 추가합니다. 이러한 요소는 모든 페이지에 균일하게 나타나 변환 중에 PDF 페이지에 구운 구성 요소 파일의 기존 헤더를 덮어쓰지 않고 구성 요소를 시각적으로 함께 묶습니다.
다중 섹션 문서는 섹션 구분선을 활용하는 것이 좋습니다. 빈 페이지나 표지와 예산 사이, 그리고 예산과 용어 사이에 섹션 제목이 있는 페이지는 독자에게 문서가 구성 요소 간에 전환되고 있음을 알립니다. 디바이더는 추가적인 도구 복잡성 없이 공식 제출물에 전문적인 느낌을 더해줍니다.
최종 병합 파일 압축
병합된 PDF는 구성 요소 파일 크기에 오버헤드를 더한 값과 같습니다. 2, 3, 5MB 크기의 파일 3개는 병합 후 약 10-12MB가 됩니다. 이메일 한도나 업로드 한도를 초과하는 경우 압축 패스를 실행하세요. 150DPI로 이미지를 압축하면 일반적으로 품질에 눈에 띄는 영향을 주지 않고 파일 크기가 40~60% 줄어듭니다.
병합 전이 아닌 병합 후 압축합니다. 병합 작업으로 인해 압축된 데이터가 다시 확장될 수 있습니다. 최종 병합된 파일을 한 번 압축하면 모든 구성 요소에 일관된 최적화가 적용되고 가능한 가장 작은 출력이 생성됩니다. 순서는 구성요소 변환, 하나의 파일로 병합, 결과 압축입니다.
결합된 파일에서 혼합된 페이지 방향 처리
Word 문서는 기본적으로 세로 모드입니다. 열이 많은 Excel 스프레드시트는 가로 모드를 사용합니다. PowerPoint 슬라이드는 프레젠테이션의 가로 세로 비율과 일치합니다. 단일 병합 PDF에 이러한 혼합이 혼합되면 일부 페이지는 세로로 표시되고 다른 페이지는 가로로 표시됩니다. 대부분의 PDF 뷰어는 기본적으로 혼합 방향을 처리하여 페이지당 보기를 회전합니다. 그러나 프린터에서 동일한 페이지를 기대하는 경우 혼합 방향 PDF의 인쇄 출력에서 예상치 못한 결과가 발생할 수 있습니다.
문서를 인쇄할 수신자의 경우 전송하기 전에 모든 페이지를 일관된 방향으로 회전하십시오. 텍스트가 많은 문서에는 세로를 선택하고 데이터가 많은 문서에는 가로를 선택하세요. PDF 도구에서 개별 페이지를 회전하는 데 페이지당 몇 초가 걸리며 혼합 방향 인쇄 문제가 제거됩니다. 화면 전용 배포의 경우 혼합 방향이 적합하며 조정이 필요하지 않습니다.
반복 다중 형식 패키지용 템플릿 생성
Word, Excel 및 PDF 구성 요소의 동일한 조합이 매주 또는 매월 출시되는 경우 워크플로를 템플릿화하세요. 매 기간마다 일관되게 구성요소의 이름을 지정합니다. 동일한 변환 설정을 사용하십시오. 병합 후 동일한 머리글과 바닥글을 적용합니다. 템플릿을 사용하면 15분 걸리던 조립 과정이 반복 가능한 2분 작업 흐름으로 단축됩니다.
동료가 실행할 수 있도록 워크플로를 문서화합니다. 구성 요소, 변환 설정, 병합 순서, 머리글 및 바닥글 텍스트, 출력 파일 이름 규칙 등이 모두 짧은 체크리스트에 기록됩니다. 문서화는 개인적인 효율성 해킹을 휴가 및 직원 변경에도 살아남는 팀 역량으로 전환합니다.