분기별 제출을 위해 5개의 PDF 보고서를 하나의 결합 파일로 병합합니다. 병합이 성공적으로 완료되고 결합된 문서가 올바르게 표시됩니다. 하지만 문서 속성을 확인하면 작성자 필드에는 첫 번째 파일의 작성자만 표시됩니다. 다른 4개 파일의 생성 날짜는 손실됩니다. 각 소스 파일을 구성하는 데 도움이 된 키워드와 주제 메타데이터가 사라졌습니다. 시각적 콘텐츠는 병합되었지만 다큐멘터리 맥락은 제거되었습니다.
소스 문서 메타데이터를 삭제하는 Merge PDF 작업은 해당 부분의 합보다 유용성이 떨어지는 결합된 파일을 생성합니다. 각 파일을 만든 사람, 파일이 마지막으로 수정된 시기, 파일에 포함된 내용을 식별하는 메타데이터는 병합 시 손실됩니다. 법적 제출, 규제 제출, 감사 패키지 등 출처가 중요한 문서의 경우 병합 중 메타데이터 손실이 심각한 문제입니다.
PDF 병합 중 메타데이터는 어떻게 되나요?
PDF 메타데이터는 제목, 작성자, 주제, 키워드, 작성자, 생산자, 생성 날짜 및 수정 날짜를 포함하는 파일 수준의 구조인 문서 정보 사전에 저장됩니다. 여러 PDF가 병합되면 병합 도구는 보존할 소스 파일 메타데이터를 결정해야 합니다. 대부분의 도구는 첫 번째 파일의 메타데이터를 보존하고 나머지는 삭제합니다. 몇 가지 도구를 사용하면 유지할 파일 메타데이터를 선택할 수 있습니다.
각 소스 파일의 PDF 메타데이터에는 표준 필드 이외의 사용자 정의 속성을 저장할 수 있는 XML 기반 메타데이터 형식인 XMP 메타데이터도 포함되어 있습니다. XMP 메타데이터는 문서 관리 통합, 프로젝트 코드 저장, 클라이언트 ID 및 작업 흐름 상태에 점점 더 많이 사용되고 있습니다. 대부분의 병합 도구는 XMP 메타데이터를 전혀 보존하지 않으므로 안전하게 폐기할 수 있는 익숙하지 않은 형식으로 취급합니다.
각 페이지의 소스 및 원본 파일의 페이지 크기와 같은 페이지 수준 메타데이터는 표준 병합 도구에서 보존되지 않습니다. 병합된 문서에는 단일 페이지 크기 세트가 있으며 페이지가 특성이 다른 다양한 소스에서 왔다는 표시가 없습니다.
어떤 메타데이터가 손실되고 어떤 메타데이터가 살아남는가
일반적으로 병합 중에 손실되는 표준 메타데이터 필드에는 첫 번째 파일을 제외한 모든 소스 파일의 작성자, 주제 및 키워드가 포함됩니다. 생성 날짜가 병합 날짜로 재설정됩니다. 생산자 필드가 병합 도구로 변경됩니다. 페이지 수 메타데이터는 병합된 페이지 수가 되며 개별 소스 페이지 수는 손실됩니다.
각 페이지에 포함된 글꼴 정보와 같은 시각적 콘텐츠 메타데이터는 문서 정보 사전이 아닌 페이지 콘텐츠의 일부이기 때문에 병합 후에도 유지됩니다. 북마크와 링크는 병합 도구에 따라 유지될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 대부분의 도구는 첫 번째 파일을 제외한 모든 파일에서 북마크를 삭제하거나 모든 북마크를 삭제합니다.
WukongPDF는 브라우저를 통해 파일을 병합하기 위한 PDF 형식 도구를 제공합니다. 병합 기능은 여러 소스 파일의 페이지를 단일 문서로 결합하며, 병합 후 추가 도구를 사용하여 메타데이터를 추가할 수 있습니다.
병합 프로세스를 통해 메타데이터 보존
가장 신뢰할 수 있는 접근 방식은 병합하기 전에 소스 파일 메타데이터를 문서화하고 나중에 병합된 문서에 다시 추가하는 것입니다. 각 소스 파일 이름, 작성자, 생성 날짜 및 주요 메타데이터 필드를 나열하는 메타데이터 요약을 만듭니다. 병합 후 이 요약을 병합된 문서의 페이지로 추가하거나 별도의 메타데이터 인덱스 파일로 추가합니다.
일부 고급 PDF 도구를 사용하면 병합하기 전에 소스 파일 정보를 각 페이지에 포함할 수 있습니다. 파일 이름, 작성자 및 날짜를 포함하는 각 소스 파일에 머리글 또는 바닥글을 추가합니다. 스탬프가 찍힌 파일을 병합합니다. 이제 소스 정보는 표시되는 페이지 콘텐츠의 일부이며 병합 작업 후에도 유지됩니다.
규제 프로세스의 일부로 PDF를 병합하는 조직의 경우 표준 운영 절차에 병합 절차를 문서화하세요. 절차에서는 소스 메타데이터를 보존하는 방법과 병합된 문서 메타데이터를 구성하는 방법을 지정해야 합니다.
병합 후 다시 메타데이터 추가
병합 후 병합된 문서 속성을 열고 손실된 메타데이터를 추가합니다. 제목은 병합된 문서 내용을 설명해야 합니다. 작성자는 병합을 수행한 사람이나 시스템이어야 합니다. 제목은 병합된 콘텐츠를 요약해야 합니다. 키워드에는 모든 원본 문서의 용어가 포함되어야 합니다.
병합 후 문서 관리 시스템에서 관리할 문서의 경우, 병합된 문서 내용을 기반으로 메타데이터를 자동으로 추출하거나 적용하도록 시스템을 구성합니다. 병합 도구와 문서 관리 시스템의 통합으로 메타데이터 보존 워크플로우가 자동화됩니다.
병합된 문서의 첫 번째 페이지로 추가된 표지는 메타데이터 색인 역할을 할 수 있습니다. 표지에는 병합된 문서의 각 소스 파일 이름, 작성자, 생성 날짜, 제목 및 페이지 범위가 나열됩니다. 이 페이지 내 메타데이터는 문서를 열고 추가 처리 후에도 남아 있는 모든 사람에게 표시됩니다.
보관 표준인 PDF/A에는 병합과 충돌할 수 있는 메타데이터에 대한 특정 요구 사항이 있습니다. 병합된 문서 메타데이터가 표준 요구 사항을 충족하지 않기 때문에 함께 병합된 PDF/A 문서 세트는 더 이상 PDF/A를 따르지 않을 수 있습니다. 병합된 문서가 PDF/A 규격이어야 하는 경우 병합 후 규격을 확인하십시오.
법적 개시 또는 규제 제출을 위해 PDF를 병합할 때 메타데이터 보존 요구 사항은 수신 당사자 또는 기관에서 지정할 수 있습니다. 일부 법원에서는 각 원본 문서를 원본 메타데이터를 그대로 유지한 채 별도의 파일로 제출하도록 요구합니다. 문서를 병합하면 제출 요구 사항을 위반할 수 있습니다.
메타데이터로 PDF를 색인화하는 문서 관리 시스템은 메타데이터가 첫 번째 소스 파일만 반영하는 병합 문서를 올바르게 색인화하지 못할 수 있습니다. 다른 소스 파일의 페이지는 메타데이터 기반 검색에 표시되지 않습니다. 병합된 문서 메타데이터에 포괄적인 키워드를 추가하면 검색 가능성이 향상됩니다.
병합 도구 문서에는 메타데이터 처리 동작이 명시되어야 합니다. 샘플 파일로 도구를 테스트하여 문서 주장을 확인하세요. 모든 소스 파일의 메타데이터를 보존한다고 주장하는 도구는 파일을 알려진 고유한 메타데이터와 병합하고 병합된 출력을 확인하여 테스트해야 합니다.
월별 보고서 편집과 같이 반복되는 비즈니스 프로세스의 일부로 수행되는 병합의 경우 병합 후 메타데이터 삽입을 자동화합니다. 스크립트 또는 배치 프로세스는 소스 파일 메타데이터를 읽고, 파일을 병합하고, 결합된 메타데이터를 병합된 문서 속성에 씁니다.
병합된 문서 페이지 수 메타데이터는 소스 문서 페이지 수의 합계와 같아야 합니다. 합계가 잘못된 경우 병합 중에 페이지가 손실되거나 중복된 것입니다. 페이지 수를 확인하면 병합 작업이 완료되었는지 빠르게 확인할 수 있습니다.
디지털 서명이 포함된 PDF를 병합하면 병합으로 인해 서명이 무효화됩니다. 메타데이터는 소스 문서가 서명되었고 병합된 문서에 서명된 문서의 시각적 콘텐츠가 포함되어 있지만 암호화 서명은 포함되어 있지 않다는 점을 기록해야 합니다.
PDF 병합 중 메타데이터 보존은 작성자 이름, 생성 날짜 또는 키워드가 누락되어 검색에서 문서를 찾을 수 없거나 절차에서 허용되지 않을 때까지 거의 주의를 기울이지 않는 세부 사항입니다. 병합하기 전에 메타데이터 보존 문제를 해결하면 이러한 다운스트림 결과를 방지할 수 있습니다.
이상적인 병합 도구는 각 페이지의 출처, 생성 시기, 작성자를 식별하는 메타데이터를 보존하면서 여러 소스의 페이지를 하나의 문서로 결합합니다. 이상적인 병합 도구 동작과 일반적인 병합 도구 동작 사이의 격차는 사용자가 수동 단계를 통해 메워야 하는 격차입니다.
PDF 병합 중 메타데이터 보존 문제는 파일 결합의 편의성과 문서 출처 및 개인 신원 유지의 중요성 사이의 문서 관리에 대한 광범위한 긴장을 반영합니다.
규제된 작업 흐름의 일부로 PDF를 병합하는 조직은 메타데이터 보존 접근 방식을 문서화하고 주기적인 테스트, 샘플 파일 병합, 필요한 메타데이터가 병합 프로세스 후에도 유지되는지 확인을 통해 이를 검증해야 합니다.
PDF 문서와 함께 이동하는 메타데이터는 문서의 생성, 수정 및 목적에 대한 스토리를 알려주며 병합 작업을 통해 해당 스토리를 보존하면 미래의 독자에게 필요한 다큐멘터리 컨텍스트가 유지됩니다.
소스 파일의 정체성을 유지하는 병합 문서는 각 페이지에 의미와 권위를 부여하는 다큐멘터리 컨텍스트를 전달하는 반면, 이 컨텍스트를 삭제하는 병합 문서는 모든 페이지를 동등한 익명 상태로 축소합니다.
PDF 병합 중에 메타데이터를 보존하는 데 필요한 노력은 찾을 수 없는 문서, 허용되지 않는 증거 및 불완전한 감사 추적을 포함할 수 있는 메타데이터 손실 비용에 비해 그리 크지 않습니다.
PDF 문서에 포함된 메타데이터는 표시되는 페이지 콘텐츠와는 별개이지만 문서 관리, 검색 및 규정 준수에 똑같이 중요한 원본, 작성자 및 기록에 대한 정보를 전달합니다.
PDF 문서 병합은 모든 규모의 조직에서 매일 수백만 번 수행되는 가장 일반적인 문서 작업 중 하나이며, 병합 도구의 메타데이터 처리 동작은 결합된 모든 문서의 검색 가능성과 증거 가치에 영향을 미칩니다.
PDF가 비즈니스 거래, 법적 계약 또는 규제 제출에 대한 공식 기록으로 사용되는 경우 원본과 작성자를 식별하는 메타데이터는 표시되는 콘텐츠만큼 중요하며 문서 작업을 통해 해당 메타데이터를 보존하면 문서 증거 가치가 보호됩니다.
문서 조립을 위한 표준 운영 절차의 일부로 메타데이터 보존 접근 방식을 문서화하면 병합 작업을 수행하는 사람에 관계없이 접근 방식이 일관되게 적용됩니다.
| 메타데이터 필드 | 병합에서 살아남음 | 복구 방법 |
|---|---|---|
| 제목 | 첫 번째 파일에서만 | 병합 후 수동으로 설정 |
| 작가 | 첫 번째 파일에서만 | 병합 연산자로 설정 |
| 주제 | 보통 분실 | 병합 후 요약 추가 |
| 키워드 | 첫 번째 파일에서만 | 모든 소스의 키워드 결합 |
| 생성 날짜 | 병합 날짜로 재설정 | 원래 날짜를 별도로 문서화하세요. |