1 つの PDF に署名するのに 1 分もかかりません。 20 個の PDF に一度に 1 つずつ署名するには、アップロード、署名の配置、適用、ダウンロードという同じ手順を繰り返すのに 20 分かかります。その繰り返しは退屈なだけではありません。間違いが起こりやすいものです。 15 番目の文書になると、注意が散漫になり、署名が間違った場所に到達するか、ファイルが完全にスキップされます。
ブラウザベースの署名ツールがバッチ操作を処理する方法を理解していれば、単一セッションで複数の PDF に署名する方が高速かつ一貫性が高くなります。すべてのツールが、複数のファイルを一度に処理する真のバッチ署名をサポートしているわけではありません。ただし、ファイルを個別に処理するツールであっても、適切に準備すればバッチ ワークフローで効率的に使用できます。
電子署名プラットフォーム DocuSign による 2025 年のワークフロー分析によると、セッションごとに 10 を超える文書に署名するユーザーは、署名ツール自体がファイルを個別に処理する場合でも、バッチ準備技術を使用することで合計署名時間の平均 40% を節約できます (DocuSign、「電子署名ワークフロー効率レポート」、2025 年)。効率はツールのバッチ機能ではなく、準備によってもたらされます。
署名を再利用できるように準備する
複数の文書に署名する前に、署名を一度作成またはアップロードして保存してください。ほとんどのブラウザベースの署名ツールは、アカウントまたはブラウザ セッションに署名を保存するため、ドキュメントごとに署名を再作成する必要はありません。保存された署名により、ドキュメントごとの署名時間が複数のステップ (署名の作成、配置、適用) から 2 つのステップ (配置、適用) に短縮されます。
ツールがセッション間で署名を保存しない場合は、署名イメージを作成した後にダウンロードし、セッションごとに再アップロードします。 Sign PDF の準備ステップは数秒で完了し、複数の文書に署名する際に最も時間のかかる部分、つまり同じ署名を繰り返し作成する作業が不要になります。
効率的なバッチ署名のためのファイルの整理
署名を開始する前に、すべての PDF を 1 つのフォルダーに集めてください。ファイル名から署名順序が明確になるように名前を変更します。署名順序が重要な場合は、先頭に番号を付けます: 01-contract.pdf、02-nda.pdf、03-sow.pdf。署名ツールを開き、フォルダーを表示したままにします。ファイルを順番に処理し、前のファイルのダウンロードが完了したら、各ファイルを署名ツールにドラッグします。
署名の PDF Batch ワークフローはパイプラインです。1 つのファイルが処理されている間に、次のファイルに署名を配置します。 1 つのファイルがダウンロードされている間に、次のファイルがアップロードされます。パイプラインはツールをビジー状態に保ち、個々の処理が遅く感じる原因となるドキュメント間のアイドル時間を排除します。
署名済み文書をバッチで検証する
すべてのドキュメントに署名した後、署名された各ファイルを開いて、署名が存在し、正しく配置されていることを確認します。各ファイルを簡単に目視チェックすることで、文書が送信される前に署名の間違いを発見します。この検証パスにはファイルごとに数秒かかり、バッチ処理とバッチ配信の間の品質ゲートとなります。これをスキップすると、1 つではなく 20 個の間違って署名された文書が送信される危険があります。
WukongPDF の PDF Tools 署名機能は、ドキュメントごとの効率的な署名をサポートします。署名を一度準備し、ファイルを整理して、順番に処理します。時間の節約は、バッチ ボタンによるものではなく、セットアップの繰り返しを排除することによってもたらされます。
署名エラーをバッチで処理する
バッチ内の 1 つのドキュメントが正しく署名されていないことが判明した場合は、そのドキュメントのみを修正します。バッチ全体を再処理しないでください。正しく署名されていないファイルを開き、ツールで許可されている場合は署名を削除し、署名を正しく適用し直して、再保存します。バッチ内の他のファイルは影響を受けません。単一のエラーが発生しても、すべてを再処理する必要はありません。