Windows で印刷せずに PDF に署名する理由
従来の署名ワークフローでは時間とリソースが無駄になります。誰かが PDF を電子メールで送信します。
それをダウンロードして紙に印刷し、印刷されたページにペンで署名し、署名されたページをスキャンしてデジタル ファイルに戻し、電子メールで送り返します。このプロセスでは、紙、インク、プリンターのメンテナンスが消費され、本来 30 秒かかるタスクに少なくとも 10 分の時間がかかります。 Windows コンピュータで PDF に直接署名すると、あらゆる物理的な手順が不要になります。
PDF に直接デジタル署名を配置すると、ドキュメントを印刷、署名、スキャンする必要がなくなります。
電子署名の法的有効性は、ほとんどの種類の文書について、ほとんどの法域で法律によって確立されています。
Windows 上で Sign PDF 操作を行うと、署名がデジタル ドキュメントに直接配置されます。署名された PDF は、スキャナーによるアーチファクト、不均一な照明、紙の質感がないため、スキャンした印刷出力よりもきれいに見えます。署名は、指定した場所に、指定したサイズで正確に表示されます。その結果、プロフェッショナルな外観の署名付き文書が作成されます。
Windows の デジタル署名 機能は、ページ上に署名の画像を配置する単純な視覚署名から、本人確認を行い、その後の文書への変更を検出する暗号的に検証可能なデジタル署名まで多岐にわたります。
ほとんどの個人文書やビジネス文書では、視覚的な署名で十分です。暗号化検証が必要な規制文書の場合、Windows はさまざまなアプリケーションを通じて証明書ベースのデジタル署名をサポートしています。
Windows のPDF ツール は、組み込みのオペレーティング システム機能から専用の PDF アプリケーションまで、署名への複数のパスを提供します。どのパスが利用可能で、どれがニーズに最適かを理解すると、反射的に印刷したりスキャンしたりする必要がなくなります。
Windows でのデジタル署名イメージの作成
PDF にデジタル署名する前に、きれいな署名画像が必要です。最良の方法では、ペンで文書に署名したような署名が生成されます。濃いインクのペンを使用して、きれいな白い紙に自分の名前を署名します。大きな署名を縮小すると、小さな署名を拡大するよりもきれいな結果が得られるため、署名は必要以上に大きくする必要があります。
署名した紙をスキャンまたは写真に撮ります。フラットベッド スキャナは、歪みなく均一な照明で署名をキャプチャするため、最良の結果が得られます。ページが平らで明るい場合、携帯電話のカメラは機能します。スキャンした画像を画像エディタ (Windows に含まれる基本的なフォト アプリでも可) で開き、署名の周囲で画像をしっかりとトリミングします。
画像エディターが透明度をサポートしている場合は、署名画像を背景が透明な PNG ファイルとして保存します。背景が透明であるということは、署名が周囲に白い四角形を表示せずに文書に溶け込むことを意味します。エディターが透明度をサポートしていない場合は、背景が白の PNG として保存してください。署名の周囲の白い四角形は、ほとんどの文書で許容されます。
署名イメージを Windows コンピュータ上の安全な場所 (ドキュメント フォルダや暗号化フォルダなど) に保存します。この画像はあなたの名前であらゆる文書に署名するために使用できるため、それに応じて保護してください。さまざまな署名コンテキストに合わせて、複数の署名スタイル (完全な署名とイニシャル) を作成することを検討してください。
Windows の一部のアプリケーションには、署名作成ツールが組み込まれています。タッチスクリーンまたはスタイラスをお持ちの場合は、画面上に直接署名を描くことができます。描画された署名の品質は、入力デバイスによって異なります。スタイラスを使用すると、指よりも優れた結果が得られます。マウスは最も不自然な結果を生成します。
Windows で Microsoft Edge を使用して PDF に署名する
Windows のデフォルトのブラウザである Microsoft Edge には、注釈ツールを介した基本的な PDF 署名が含まれています。ファイルを右クリックし、[Microsoft Edge で開く] を選択して、Edge で PDF を開きます。 PDF はブラウザ ウィンドウの上部にツールバーとともに表示されます。
ツールバーの「描画」ボタンをクリックして、描画ツールをアクティブにします。署名に使用するインクの色と一致するペンの色と太さを選択します。中程度の厚さの黒または濃い青は、最も自然な特徴的な外観を生み出します。マウス、タッチスクリーン、またはスタイラスを使用して、文書に署名を描きます。
Edge 描画ツールは、PDF ページの上部に注釈として署名を配置します。署名は表示されますが、標準の署名要素として埋め込まれません。この方法は、迅速な非公式の署名に適しています。受信者には文書上のあなたの署名が表示されます。制限は、署名が配置された署名画像ではなく、フリーハンドで描画された注釈であることです。
署名を描いたら、PDF を保存します。 Edge は、図面を含む注釈付き PDF を保存します。保存したファイルを開いて、署名が正しく表示されていることを確認します。署名された PDF は、他の PDF ファイルと同様に、電子メールで送信したり、アップロードしたり、共有したりできます。受信者は、任意の PDF リーダーで開いて表示できます。
Windows でのより優れた PDF 署名のための無料のサードパーティ ツールの使用
無料バージョンの Adobe Acrobat Reader は、入力と署名ツールを使用した PDF への署名の追加をサポートしています。 Acrobat Reader で PDF を開き、ツールパネルで「入力と署名」をクリックし、「署名」を選択します。筆記体フォントで名前を入力したり、マウスまたはタッチスクリーンで署名を描いたり、以前に作成した署名画像をアップロードしたりできます。
Acrobat Reader は、将来使用できるように署名を保存します。ツールに署名を追加すると、2 回クリックするだけで任意の PDF に署名を適用できます。署名は指定したサイズと位置に表示されます。署名の横に、印刷された名前、日付、タイトルなどのテキストを追加することもできます。
PDF-XChange Editor は、署名機能を備えた無料バージョンを提供します。 PDF を開き、スタンプ ツールを選択し、署名画像ファイルからスタンプを作成することを選択します。スタンプは署名ツールと同様に、任意の PDF ページに配置できます。 PDF-XChange Editor は、同じ文書に複数の署名を配置することもサポートしています。
WukongPDF のブラウザベースの署名ツールは、任意のブラウザを介して Windows 上で動作します。 PDF をアップロードし、署名を作成またはアップロードして文書上に配置し、署名された PDF をダウンロードします。ブラウザベースのアプローチにより、PDF ソフトウェアをインストールまたは更新する必要がなくなります。このツールはドキュメントをメモリ内で処理し、署名やドキュメントを外部サーバーに保存しません。
繰り返し署名が必要な場合は、署名方法を 1 つ選択し、それに標準化します。署名を一度作成し、それを使用すると、署名されたすべての文書にわたって一貫した結果が得られます。異なる署名ツールと署名画像を切り替えると、見た目に一貫性がなくなり、受信者が気付く可能性があります。
署名済み PDF 上でデジタル署名がプロフェッショナルに見えるようにする
署名を署名欄の上に正確に配置します。ほとんどの署名ツールでは、署名をドラッグして位置を決めたり、角をドラッグしてサイズを変更したりできます。 Take the time to align the signature correctly.署名欄の上または下にぎこちなく浮いている署名は、プロフェッショナルらしくないと思われます。
文書のテキストに比例して署名のサイズを変更します。周囲のテキストの 2 倍のサイズの署名は誇張して見えます。半分の大きさのサインは気弱に見えます。ほとんどの文書では、署名は文書テキストの高さの約 2 ～ 3 倍に自然に比例します。
署名の下に印刷した名前、タイトル、日付を追加します。この識別情報により、誰がいつ署名したかに関する曖昧さが解消されます。ほとんどの PDF 署名ツールは、署名と一緒にテキストを追加することをサポートしています。この情報を追加すると、署名画像が完全な署名ブロックに変わります。
署名後、100% ズームで文書を確認します。署名が正しく配置され、適切なサイズであり、必要な識別情報が添付されていることを確認してください。署名が含まれているすべてのページを確認します。この最終レビューでは、ドキュメントが送信される前に位置決めエラーが検出されます。
デジタル署名の環境上の利点は注目に値します。デジタル署名された各文書により、印刷やスキャンで消費される紙、インク、エネルギーが不要になります。年間何百もの署名済み文書を処理する組織にとって、累積的な環境節約は意味があります。
ワークフローで、他の人がすでに署名している PDF に署名する必要がある場合は、既存の署名が、ドキュメントを変更からロックする認定デジタル署名であるかどうかを確認してください。認証された文書に署名を追加すると、以前の署名が無効になる可能性があります。複数署名ワークフローの場合は、署名を追加する前に、ドキュメントで追加の署名が許可されていることを確認してください。
デジタル的に適用された署名の法的有効性は、管轄区域と文書の種類によって異なります。米国では、ESIGN 法と州レベルの UETA 法により、電子署名はほとんどの目的で手書き署名と同じ法的重要性を持つことが定められています。欧州連合では、eIDAS 規制が同様の法的枠組みを提供しています。個人文書やビジネス文書の大部分では、ここで説明するいずれかの方法で適用されたデジタル署名は法的に有効です。
自分の署名に加えて証人の署名が必要な文書の場合は、証人があなたの後に PDF に署名できるように、証人と調整してください。証人は同じ署名方法を使用して、あなたの署名と一緒に自分の署名を追加できます。一部の PDF 署名ツールは、複数の署名者にプロセスを順番に案内する順次署名ワークフローをサポートしています。
署名された PDF の記録は、文書名、署名日、イニシャルを含む明確なファイル名で専用フォルダーに保管します。この署名された文書アーカイブは、いつ、何を署名したかについての参照を提供します。紛争が発生した場合は、ファイル名とファイルのメタデータに日付が埋め込まれた、署名した正確な文書を作成できます。