数百の電子メール アドレスを含む PDF は、パブリックに共有する必要があります。これらのアドレスはすべて編集する必要があります。ページを手動で検索してアットマーク記号を探し、各アドレスの上に編集用の四角形を描画し、編集を適用するのは時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。文書内の住所が 1 つ欠けていても、それ以外の場合は適切に編集されていても、漏洩となります。 PDF から電子メール アドレスを秘匿化すると、パターン認識が自動的に使用され、すべてのアドレスが検索され、1 回のパスで秘匿化のマークが付けられます。 PDF Redaction ツールは、電子メール アドレスの明らかな構造を検索し、一致するものをすべて編集します。
電子メールの自動編集の仕組み
電子メール アドレスは予測可能なパターンに従います。ローカル部分、アットマーク記号 (@)、および少なくとも 1 つのドットを含むドメイン部分。この構造は、検索エンジンがテキストを検索するために使用するパターン マッチング式である正規表現として表現できます。このパターンは、電子メール形式に一致する文字列を識別し、編集対象としてマークを付けます。パターンは、特定のドメインに一致するように調整したり、特定のアドレスを除外したり、一致内容を多かれ少なかれ積極的にしたりすることができます。
自動編集プロセスには 2 つのフェーズがあります。検索フェーズでは、PDF テキスト コンテンツ全体をスキャンして、電子メール アドレス形式と一致するパターンを探します。各一致にはフラグが付けられます。編集フェーズでは、フラグが設定されたすべての場所に永続的な編集が適用されます。その結果、すべての電子メール アドレスが完全に削除された PDF が作成されます。自動編集のPDF プライバシー の利点は、完全性です。このパターンは、人間の査読者が見落とす可能性のあるアドレス、特に脚注、ヘッダー、および欄外テキストを捕捉します。
電子メールパターン検索の設定
パターンベースの検索をサポートする墨消しツールで PDF を開きます。 Adobe Acrobat Pro には、墨消しツールにパターン検索が含まれています。墨消しツールを選択し、「テキストの検索と墨消し」を選択します。検索ダイアログで、電子メール アドレスに一致するパターンを入力します。標準の電子メール パターンは、最も一般的な形式をキャプチャします。特定のドメインのアドレスのみを照合するなど、必要に応じてパターンをより具体的に調整します。
検索を実行します。このツールは、ドキュメント内で見つかったすべての一致のリストを表示します。編集を適用する前にリストを確認してください。一致するすべてのメール アドレスが本物であることを確認します。アットマークが含まれているが電子メール アドレスではないテキストなど、パターンが誤って検出した誤った一致を削除します。欠落しているアドレスを手動で追加するには、その上に編集用の四角形を描画します。 PDF Redaction 検索は開始点であり、最終結果ではありません。人間によるレビューにより、自動化された結果が検証されます。
メタデータおよび隠しテキスト内の電子メール アドレスの秘匿化
電子メール アドレスは、テキスト検索では到達できない PDF の場所に表示されることがあります。著者、件名、キーワードなどのドキュメントのメタデータ フィールドには、電子メール アドレスが含まれる場合があります。スキャンされたページ画像の背後にある非表示のテキスト レイヤーには、OCR では認識されてもページ上には表示されないアドレスが含まれている場合があります。 PDF に埋め込まれた添付ファイルには、独自の電子メール アドレスが含まれる場合があります。
表示されている電子メール アドレスを編集した後、ドキュメントのメタデータを確認します。ドキュメントのプロパティを開き、各フィールドを調べます。電子メール アドレスを含むフィールドをすべてクリアします。非表示のテキスト レイヤーを個別に検索します。一部の PDF エディターは、OCR テキスト レイヤーを特別に検索できます。 PDF に添付ファイルが含まれている場合は、添付ファイルを抽出し、添付ファイルに含まれる電子メール アドレスを編集します。包括的な PDF Privacy アプローチは、表示されるページ テキストだけでなく、ドキュメント内に表示されるあらゆる場所の電子メール アドレスに対応します。
編集の完全性の検証
編集を適用した後、電子メール アドレスが残っていないことを確認します。編集された PDF でアットマーク記号を検索します。検索で残りのアドレスが見つかった場合、編集は不完全です。ドキュメントからすべてのテキストをコピーし、テキスト エディタに貼り付けます。貼り付けたテキストで電子メール アドレスを検索します。適切に編集された PDF では、どちらのテストでも電子メール アドレスは生成されません。
編集された領域に目に見えるアーティファクトがないか確認します。編集された電子メール アドレスの末尾には、周囲の文の一部であっても編集には含まれていなかったピリオドまたはカンマが残る場合があります。これらの残骸は、住所自体がなくなった場合でも、編集された住所の存在を明らかにすることができます。 WukongPDF は、自動電子メール編集のためのパターンベースの検索を備えた PDF Redaction ツールを提供します。
電子メール編集パターンの保存と再利用
電子メールの編集が繰り返し行われるタスクの場合は、検索パターンを名前付き構成として保存します。 Adobe Acrobat を使用すると、よく使用される墨消しパターンを保存できます。次回 PDF で電子メールの編集が必要になったときは、パターンを再入力するのではなく、保存したパターンをロードします。保存されたパターンにより、ドキュメント間およびユーザー間で一貫した編集が保証されます。
標準の操作手順で編集プロセスを文書化します。 SOP では、使用するパターン、レビュー手順、および検証テストを指定する必要があります。文書化された手順により、チームメンバーは誰でも一貫して電子メールの編集を実行できます。この手順は、編集に疑問が生じた場合のデューデリジェンスの証拠も提供します。
自動化された電子メール アドレスの編集により、退屈でエラーが発生しやすい手動タスクが、信頼性の高い反復可能なプロセスに変わります。パターンはアドレスを見つけます。レビュー担当者は一致を確認します。編集するとそれらは永久に削除されます。自動化と人間の監視を組み合わせることで、完全に編集された文書が作成されます。
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