リモートワークでは、オフィスでは管理可能だった PDF 組織の問題がさらに増大します。共有のファイル キャビネットや文書の保管場所を尋ねる人がいないと、散在したファイルや一貫性のない名前付けによって摩擦が生じ、毎日時間がかかります。これを正しく行うには、一度行ういくつかの慎重な決定が必要です。その後は、システムが自動的に実行されます。
リモートワーク PDF 問題
オフィスでは、多くの場合、ドキュメントは共有ドライブ、ファイル キャビネット、デスクなどの物理的な 1 つの場所に存在します。リモートワークでは、PDF が電子メールで届き、ローカル デスクトップにダウンロードされ、Slack に保存され、Dropbox に保存され、プロジェクト管理ツールにアップロードされ、Google ドキュメントのリンクで参照されます。同じドキュメントが 4 つの異なる名前で 4 つの場所に存在する可能性があり、どのバージョンが最新であるかは誰も知りません。
解決策は、ドキュメントの種類ごとに 1 つの正規の場所を指定し、ローカルに保存して後で移動するのではなく、すぐにそこにファイルする習慣を付けることです。
複数ではなく 1 つのクラウド プラットフォーム
チームのすべてのドキュメントに対してクラウド ストレージ プラットフォームを 1 つ選択し、それにコミットします。 Google Drive、Dropbox、OneDrive — 一貫性よりも選択が重要です。 3 つすべてを同時に使用すると、特定のファイルをどこで探せばよいのか誰も分からなくなり、プラットフォーム間でドキュメントが不必要に複製されてしまいます。
一人でリモート ワーカーの場合は、iCloud、Google Drive、Dropbox の個人用クラウド ストレージがすべてのデバイスに自動的に同期されます。ラップトップ、携帯電話、タブレットはすべて同じファイルを参照できます。これにより、必要な PDF が 1 つのデバイス上にのみ存在するという状況が解消されます。
タイムゾーンを越えて機能するフォルダー構造
リモート チームはタイムゾーンをまたがることが多いため、リアルタイムで同僚に質問することができずにドキュメントを見つける必要があります。一目瞭然のフォルダー構造により、チームの誰でもドキュメントがどこに保存されているかについてのコンテキストを必要とせずに検索できるようになります。
ほとんどのリモート チームで機能する構造: クライアントまたはプロジェクトごとにトップ レベルが編成され、それぞれの内部に標準のサブフォルダー (契約、請求書、成果物、内部、アーカイブ) があります。チーム メンバー全員が、誰がいつ署名したかに関係なく、[ClientName]/Contracts でクライアントの契約を確認する必要があることを知っています。組織的な知識は必要ありません。
チーム全体で使用するファイル命名規則
ファイルの命名は、リモート チームの意見が最も異なる部分です。一人の「最終契約」は別の「Contract_v3_reviewed_JM」です。もう 1 つは「AcmeCorp_NDA_signed」です。命名形式を 1 つ書き留めてチームと共有し、それを適用します。 [ClientOrProject]_[DocumentType]_[YYYY-MM-DD].pdf のような単純な標準で十分です。YYYY-MM-DD はどのファイル ブラウザでも時系列に並べ替えられるため、日付形式が重要です。
これをチームの新人研修ドキュメントに含めると、リモートの新規採用者は、チームが対応する必要がある独自の慣例を開発するのではなく、正しい習慣から始めることができます。
電子メールで受信した PDF の処理
電子メールは、リモート ワーカーにとって文書の混乱の主な原因です。 PDF は添付ファイルとして到着し、スレッドで参照されてから、ファイルされるのではなく受信ボックスに保存されます。これを防ぐルールは、重要な PDF を受信してから 24 時間以内に適切なクラウド フォルダーにファイルし、名前を正しく変更し、PDF が関連するレコードである場合は電子メールを削除またはアーカイブすることです。
アクション (署名する契約書や承認する請求書) が必要な PDF が到着した場合は、開いて後で処理することを決定し、その後見失ってしまうのではなく、すぐに PDF Editor で処理します。署名された契約書が 1 時間以内に返送されると、専門家としての信頼が確立されます。ダウンロード フォルダーに 3 日間保存されたものは保存されません。
共有ドキュメントのバージョン管理
リモート コラボレーションでは、対面での作業ではめったに起こらないバージョンの混乱が発生します。複数のユーザーが PDF を編集してコピーを保存すると、フォルダーが "Final"、"Final_v2"、"Final_ACTUAL" でいっぱいになることになります。ファイルがあり、明確な勝者はいません。これを防ぐには、アクティブなドキュメントを電子メールでコピーを送信するのではなく、共有リンクとしてクラウド ストレージに保存し、「最終的な」ドキュメントの内容について明確なルールを確立します。つまり、ドキュメントの所有者のみが何かの名前を FINAL に変更し、そのラベルが適用された後はそれ以上のバージョンは作成されません。
クラウド ストレージのバージョン履歴は、問題が発生した場合のセーフティ ネットです。ほとんどのサービスでは 30 日以上のファイル履歴が保存されます。ストレージ プラットフォームでこれを有効にし、チームがその存在を認識できるようにします。 「誤ってドキュメントを上書きしてしまいました」を「誤って上書きしてしまいました」と変換します。危機から2分間の回復まで。