毎週、同じ PDF を同じ方法で処理します。毎月の請求書は圧縮されて電子メールで送信されます。四半期報告書をWordに変換して編集します。新規採用契約は福利厚生パッケージと結合され、署名のために送信されます。各タスクは異なるデータを使用して繰り返されますが、ステップは同じです。それぞれを最初から処理することは、同じ作業を 2 回行うことになります。1 回目は何をすべきかを考えるため、もう 1 回目はそれを実際に実行するためです。
テンプレートは最初の繰り返しを排除します。 PDF テンプレートは空のフォームではありません。これは、反復的なドキュメント タイプの正確な操作、設定、シーケンスを指定する文書化されたワークフローです。次の請求書が届いても、どうすればよいか考えません。テンプレートに従います。認知負荷が低下します。処理時間が短くなります。エラー率が下がります。
以下の表は、一般的な繰り返しドキュメント タイプをテンプレート ワークフローにマッピングし、それぞれの操作と設定を示しています。
| 文書タイプ | シーケンス内の操作 | 標準化する設定 |
|---|---|---|
| 請求書 | 1. 5MB未満に圧縮します。 2. 日付とベンダーを使用して名前を変更します。 3. 会計フォルダーに保存します | 圧縮品質: 中。命名形式: YYYY-MM-DD-vendor-invoice.pdf |
| 契約 | 1. テキストの変更を編集します。 2. 展示物と融合する。 3. 署名フィールドを追加します。 4. 電子メール用に圧縮する | 編集モード: テキストのみ。併合順序: 契約が先、展示は付録の順 |
| レポート | 1. PDFをWordに変換します。 2. Word で編集します。 3. PDF に変換し直します。 4. ページ番号を追加する | 変換: テーブルを保持します。ページ番号: 中央下、1 ページから開始 |
| スキャンした文書 | 1. 検索性を高めるための OCR。 2. 圧縮する。 3. 日付と説明を付けて名前を変更します | OCR 言語: 自動検出。圧縮: テキストの鮮明さを維持するための高品質 |
| プレゼンテーション | 1. 画面表示用に圧縮します。 2. 配布資料と統合します。 3. 機密の場合は透かしを追加します | 圧縮: 画面解像度。透かし: 斜め、ライトグレー、「機密」 |
他の人が従うことができるテンプレートを作成する
テンプレートは、ドキュメントを処理する人が実際に使用する場合にのみ時間を節約します。導入の最大の障壁は複雑さです。 15 のステップ、条件分岐、および詳細な設定を含むテンプレートは、最初の 1 週間以降は無視されます。 3 ～ 5 つのステップ、明確な操作名、わかりやすい言葉で説明された設定を含むテンプレートに従います。
テンプレートは段落ではなくチェックリストとして作成します。各ステップは 1 行です。各行が 1 つのアクションです。 PDF ワークフロー の原則は、テンプレートはそのドキュメント タイプを初めて見た人でも使用できるものでなければならないということです。これに従って正しい出力を生成できれば、テンプレートは適切に設計されています。
テンプレートの保存と共有
チームの全員がアクセスして更新できる共有ドキュメントにテンプレートを保存します。誰かがより良い設定やより速いシーケンスを発見すると、テンプレートが更新され、全員が恩恵を受けます。これが個人の生産性とチームの生産性の違いです。個人用のショートカットが役に立ちます。文書化されたテンプレートは誰にとっても役立ちます。
WukongPDF の PDF Editor プラットフォームは、ほとんどの繰り返し PDF ワークフローで発生する操作をサポートします。テンプレートを 1 つのプラットフォームで標準化することで、デバイス、ブラウザ、オペレーティング システムに関係なく、テンプレートに従っているすべてのチーム メンバーが同じ結果を得ることができます。
テンプレートを改訂するタイミング
昨年機能したテンプレートが今年は機能しない可能性があります。提出要件が変更されます。ファイルサイズの制限が更新されました。新しいツール機能により、従来の回避策が不要になります。四半期ごとにテンプレートを確認します。毎日使用している人に、どのステップでも常に摩擦が生じたり、予期せぬ結果が生じたりしていないかを尋ねてください。最高のテンプレートとは、より良くなり続けるものです。
テンプレートが失敗した場合は、修正する前に失敗を診断します。テンプレートの設定が間違っていませんか？ユーザーはステップを誤解しましたか?入力ドキュメントには、テンプレートが設計されていない特性が含まれていましたか?その答えによって、テンプレートを改訂するか、ドキュメントを改善するか、ドキュメント バリアント用に新しいテンプレートを作成するかがわかります。
成長するチーム全体でテンプレートを拡張する
2 人で機能するテンプレート システムは 10 人分の更新が必要です。各テンプレートの所有者を文書化します。テンプレートが予期しない出力を生成する場合、所有者は調査して更新します。明確な所有権がないと、文書化されていない変更を行ったり、適用されなくなった手順を回避したりするため、テンプレートは劣化します。
WukongPDF の PDF ワークフロー プラットフォームは、ほとんどのチーム テンプレートを構成する繰り返し操作をサポートします。すべてのチームメンバーが同じプラットフォームと同じテンプレートを使用すると、誰がドキュメントを処理したかに関係なく、出力は予測可能になります。そもそもテンプレートの重要な点は、その予測可能性です。