Microsoft Word 文書には、コンテンツ コントロール、レガシー フォーム フィールド、ActiveX コントロールなど、文書が PDF に変換されると動作が異なる対話型要素が含まれる場合があります。 Word で機能するドロップダウン リストは、PDF では静的なテキスト ラベルになる場合があります。日付ピッカー コントロールが完全に消える場合があります。これらのインタラクティブな要素を保持しながら、Word を PDF に変換するには、ほとんどのエクスポート ワークフローではデフォルトでは有効になっていない特定の設定が必要です。これらの設定を正しく行うことで、変換後もフォーム、テンプレート、構造化ドキュメントが機能し続けることが保証されます。
重要なポイント
リッチ テキスト フィールド、ドロップダウン リスト、日付ピッカー、チェックボックスなどの Word コンテンツ コントロールは、変換中に対話型 PDF フォーム フィールドとして保存できますが、これは正しいエクスポート オプションが選択されている場合に限られます。古い Word ドキュメントのレガシー フォーム フィールドは、最新のコンテンツ コントロールとは異なる処理を必要とします。インタラクティブな要素を保持する変換設定は、標準の [PDF として保存] オプションより 1 レベル深く埋め込まれているため、多くのユーザーはその存在を知りません。
コンテンツ コントロールと従来のフォーム フィールドの違い
コンテンツ コントロールは Word 2007 で導入され、構造化されたインタラクティブな要素を文書に追加する最新の方法です。これらには、リッチ テキスト ボックス、プレーン テキスト ボックス、ドロップダウン リスト、日付ピッカー、チェックボックス、繰り返しセクションが含まれます。各コンテンツ コントロールには、削除できるかどうか、編集後にロックするかどうか、表示するプレースホルダー テキストなど、その動作を定義するプロパティがあります。 PDF に変換する場合、コンテンツ コントロールを同等の PDF フォーム フィールドにマップして、インタラクティブな動作を維持できます。
従来のフォーム フィールドは、Word 2003 以前の古いテクノロジです。これらには、テキスト フィールド、チェックボックス、ドロップダウンが含まれていますが、コンテンツ コントロールのプロパティとスタイル オプションがありません。 Word は下位互換性のために従来のフォーム フィールドを引き続きサポートしており、何年も前に作成された多くのテンプレートは依然としてそれらを使用しています。従来のフィールドを含むドキュメントを PDF に変換する場合は、コンテンツ コントロールの場合とは異なる変換オプションのセットを有効にする必要があります。両方のタイプのフィールドが混在するドキュメントでは、両方のオプション セットを有効にする必要があります。
変換中の対話型フィールド保存の有効化
一部の Word テンプレートでは、文書に保存されているカスタム XML データにリンクされたコンテンツ コントロールを使用します。これらのリンクされたコントロールが PDF に変換されると、PDF フォームは外部データ バインディングをサポートしていないため、XML データ接続は切断されます。フィールドは、現在の値が組み込まれた静的フォーム フィールドになります。ワークフローが XML にリンクされたコンテンツ コントロールに依存している場合は、PDF 内の静的フィールド値を受け入れるか、変換前に標準のリンクされていないコンテンツ コントロールを使用するようにフォームを再設計する必要があります。
Word の標準の [PDF として保存] コマンドは、すべてのインタラクティブな要素が現在の外観にフラット化された静的 PDF を作成します。ドロップダウン リストには、ドキュメントの保存時に選択された値が表示され、リーダーはそれを変更できません。機能するフォーム フィールドを含む PDF を作成するには、[ファイル]、[名前を付けて保存] を使用し、形式ドロップダウンから PDF を選択します。ただし、[保存] をクリックする前に、[名前を付けて保存] ダイアログの [オプション] ボタンをクリックします。 [オプション] パネルの [印刷以外の情報を含める] の下にあるセクションで、「見出しを使用してブックマークを作成する」にチェックを入れます。そして重要なことに、「アクセシビリティのための文書構造タグ」をチェックしてください。次に、PDF オプションで [印刷に最適] を選択します。 「フォントが埋め込まれない場合はビットマップ テキスト」を確認します。チェックが外されています。
特にコンテンツ コントロールの場合、[オプション] ダイアログには含まれない追加の設定があります。保存する前に、[ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順に移動し、[このドキュメントを共有するときに忠実度を維持する] までスクロールします。セクション。 「フォームデータを区切りテキストファイルとして保存する」にチェックを入れます。コンテンツ コントロールに入力されたデータが PDF のデータ構造に確実に保存されるようにします。この設定により、フォーム フィールドがインタラクティブに見えるが保存時にデータが失われる PDF と、入力された値がドキュメントに永続的に保存される PDF との違いが生じます。 WukongPDF の PDF フォーム 変換ツールは、アップロード中に Word コンテンツ コントロールと従来のフィールドを自動的に検出し、手動のオプション構成を必要とせずに、それらを有効な PDF フォーム要素として保存します。
各タイプのコンテンツ コントロールに何が起こるか
リッチ テキストおよびプレーン テキストのコンテンツ コントロールは、PDF で編集可能なテキスト フィールドになります。 PDF のフィールド サイズは Word のコントロール サイズと一致します。 Word コントロールのプレースホルダー テキストは、PDF 内のフィールドのツールチップになります。ドロップダウン リスト コントロールは、同じリスト項目を持つ PDF ドロップダウン フィールドになります。日付ピッカー コントロールは PDF 内のテキスト フィールドになります。 PDF フォーム フィールドにはネイティブの日付ピッカー ウィジェットがないため、日付ピッカー カレンダー インターフェイスは PDF には引き継がれません。チェックボックス コントロールは PDF チェックボックス フィールドになります。画像コンテンツ コントロールは PDF では静的な画像になり、インタラクティブではありません。繰り返しセクション コントロールは PDF フォームではサポートされておらず、フラット化されるか、個別のフィールドに分割されます。
ActiveX コントロールは特殊なケースです。オプション ボタン、スピン ボタン、スクロール バーなどのこれらのコントロールは、標準のフォーム要素ではないため、PDF フォーム フィールドに変換されません。これらは、変換設定に応じて、現在の状態の静的画像としてレンダリングされるか、PDF から完全に省略されます。ドキュメントが対話機能のために ActiveX コントロールに依存している場合は、変換する前にコンテンツ コントロールを使用してフォームを再設計するか、これらの要素が PDF バージョンでは機能しないことを受け入れる必要があります。
配布前に変換された PDF をテストする
フォームに他のフィールドの値を合計する合計などの計算フィールドが含まれている場合は、変換後に PDF で計算をテストします。すべての PDF フォーム フィールド計算スクリプトが Word から PDF への変換後に存続するわけではありません。通常、単純な算術演算は正しく転送されます。条件ロジックを含む複雑な数式は、変換後に PDF エディターで再作成する必要がある場合があります。
微妙な問題を検出する最後の検証手順は、PDF フォームのすべてのフィールドにテスト データを完全に入力し、保存して閉じ、別のデバイスまたは別の PDF リーダーで再度開くことです。フォーム データが、あるリーダーでは正しく保存および表示されるのに、別のリーダーでは正常に表示されない場合は、PDF フォーム フィールド形式との互換性の問題を示しています。何百人もの受信者にフォームを配布する前にこれを修復する方が、紛失したフォーム データに事後的に対処するよりもはるかに低コストです。
受信者がモバイル デバイスで PDF フォームに入力する場合は、配布する前に iPhone と Android デバイスの両方でフォームをテストしてください。モバイル PDF リーダーは、インタラクティブなフォーム フィールドのサポートによって異なります。デスクトップ上の Adobe Acrobat Reader では完全に機能するドロップダウン リストが、モバイル デバイスのタップに反応しない場合があります。テキスト フィールドはプラットフォーム間で最も幅広い互換性があるため、モバイル互換性が不可欠な場合は、可能な限りドロップダウン リストをテキスト フィールドに置き換えてフォームを簡素化します。
変換後、少なくとも 2 つの異なるリーダーで PDF を開き、すべての対話型フィールドをテストします。各テキストフィールドをクリックして値を入力します。各ドロップダウン オプションを選択します。各チェックボックスをオンまたはオフにします。入力したフォームを保存して閉じ、再度開いてデータが保持されていることを確認します。改ページ付近のフィールドに特に注意してください。 Word で改ページをまたぐコンテンツ コントロールは、PDF 内で 2 つの機能しないフラグメントに分割される場合があります。分割フィールドが見つかった場合は、Word 文書内の改ページ位置を調整して、再度変換します。
PDF でフィールドが機能しない場合、最も早い解決策は通常、Word でコンテンツ コントロールを削除して再作成し、再度変換することです。コンテンツ コントロールは、特に複数の人によって長期間にわたって編集されたドキュメントで、書式設定のアーティファクトを蓄積する可能性があります。新しく作成されたコンテンツ コントロールはきれいに変換されます。何度もコピー、貼り付け、再フォーマットされた古いファイルには、PDF 変換を妨げる非表示の書式設定が含まれている可能性があります。
よくある質問
Word から変換した後、PDF に新しいフォーム フィールドを追加できますか?はい、ほとんどの PDF 編集ツールでは、テキスト フィールド、チェックボックス、ドロップダウン、署名フィールドを既存の PDF に追加できます。これは、Word 文書にフォーム フィールドであるはずのテキスト ラベルが含まれているが、変換前にコンテンツ コントロールとして設定されていない場合に便利です。 PDF エディターでフィールドを直接追加する方が、多くの場合、Word に戻ってラベルをコンテンツ コントロールに変換して再エクスポートするよりも高速です。
Word フォーム フィールドが PDF で異なって見えるのはなぜですか?
PDF フォーム フィールドは PDF ビューアの組み込みフィールド レンダリングを使用しますが、これは Word の書式設定を完全に複製するものではありません。フォント サイズ、フィールドの境界線のスタイル、背景色は若干異なる場合があります。これは正常な現象であり、完全に排除することはできません。フィールド データ、ドロップダウン値、およびチェックボックスの状態は、視覚的なスタイルが変更されても正しく保持されます。
パスワードで保護された Word 文書をインタラクティブ PDF に変換できますか?
はい、ただし、変換する前に Word で文書を開くにはパスワードを入力する必要があります。作成された PDF は Word 文書のパスワード保護を継承しません。 PDF も保護する必要がある場合は、変換後に別の保護ツールを使用して PDF セキュリティ設定を適用します。
インタラクティブ PDF に変換される Word 文書の最適な形式は何ですか?
古い DOC 形式ではなく、DOCX 形式を使用してください。 DOCX は、コンテンツ コントロールとそのプロパティを構造化 XML 形式で保存し、より確実に PDF フォーム フィールドに変換します。フォームフィールドを含む従来の DOC ファイルがある場合は、まずそれを DOCX として保存し、すべてのフィールドが引き続き機能することを確認してから、PDF に変換します。