複数の人が同じ PDF に署名する必要がある場合に何が起こるか
Sign PDF ワークフローは、複数の署名が必要な場合、より複雑になります。両当事者の署名が必要な契約書、マネージャーと取締役の承認が必要な承認フォーム、主な署名に加えて証人の署名が必要な法的文書など、これらの複数署名のシナリオでは、最初の人物が署名した後に追加の署名を追加できるかどうか、またどのように追加することができるかという問題が生じます。
複数の署名フィールドを使用すると、各署名者は以前の署名に影響を与えることなく、独立して署名を追加できます。
認証済み署名と非認証署名の違いを理解することで、複数者による署名におけるワークフローの問題を回避できます。
技術的な答えは、最初の署名がどのように適用されたかによって異なります。最初の署名者が文書を証明し、それ以上の変更ができないようにロックする標準デジタル署名を使用した場合、最初の署名を無効にしないと 2 番目の署名を追加できない可能性があります。認証済みデジタル署名は、その後のドキュメントへの変更を検出するように設計されており、2 番目の署名の追加は変更としてカウントされます。最初の署名者が証明なしでビジュアル署名画像を適用した場合、文書は追加の署名のためにオープンされたままになります。
デジタル署名 標準は、署名フィールドを通じて複数の署名をサポートします。適切に作成された PDF には、それぞれが特定の署名者に指定された複数の署名フィールドを含めることができます。最初の署名者が署名フィールドに記入します。 2 番目の署名者が自分の署名を記入します。 3 番目の署名者が自分の署名を記入します。各署名は独立しており、後で署名を追加しても、以前の署名が無効になることはありません。この複数フィールドのアプローチでは、最初の署名が適用される前に、PDF に複数の署名フィールドを設定する必要があります。
文書をロックする認証済み署名と、さらなる署名のために文書をオープンのままにする未認証署名の違いを理解することは、複数当事者による文書署名に携わるすべての人にとって不可欠です。
すでに他人の署名が付いている PDF に署名する方法
最初の署名が標準の PDF 注釈ツールを通じて追加された視覚的な署名画像である場合、PDF はロックされません。署名をサポートする PDF エディターで PDF を開き、署名を作成またはインポートして、文書の適切な場所に配置します。
文書は、最初の署名を受け入れたのと同じように、あなたの署名を受け入れます。署名を追加して PDF を保存します。ファイルには両方の署名が含まれています。
最初の署名がドキュメントをロックする認定デジタル署名だった場合、2 つのオプションがあります。最初の署名者に連絡し、証明書を使用せずに、または追加の署名を許可する証明書設定を使用してドキュメントに再署名するよう依頼してください。最初の署名者は、適切な署名設定を使用して元の文書を再エクスポートし、それをあなたに再送信できます。あるいは、文書作成者は、署名が適用される前に複数の署名フィールドを追加して、各署名者が個別に署名できるようにすることもできます。
ドキュメントに複数の署名フィールドが設定されている場合、各署名者が署名対応ビューアで PDF を開くと、指定されたフィールドのみが表示されます。署名フィールドをクリックします。ビューアは署名を適用するように求めます。署名を完了すると、指定されたフィールドに署名が追加されてドキュメントが更新されます。以前の署名はそのままで有効です。これは最もスムーズな複数署名のワークフローであり、文書作成者が複数の署名が必要になることが事前にわかっている場合に使用する必要があります。
WukongPDF の Sign PDF ツールは、既存の署名が認定デジタル署名ではなく視覚的な注釈である限り、他の署名が既に含まれている PDF への署名の追加をサポートします。 PDF をアップロードし、適切な位置に署名を追加して、複数署名のドキュメントをダウンロードします。このツールは、署名を追加する間、既存のコンテンツをすべて保持します。
誰かが署名する前に複数の署名用に PDF を設定する
フォームフィールドの作成をサポートする PDF エディターを使用して、指定された署名フィールドを含む PDF を作成します。署名する必要がある人ごとにデジタル署名フィールドを追加します。各フィールドに購入者署名、販売者署名などのわかりやすい名前を付けて、各署名者が指定されたフィールドを識別できるようにします。文書上で署名を表示するフィールドを配置します。準備した PDF を保存し、最初の署名者に配布します。
署名者は任意の順序で署名する必要があります。各署名フィールドは独立しているため、署名の順序は署名の有効性に影響しません。最初の署名者は PDF を開き、指定されたフィールドをクリックして署名を適用し、保存します。 2 番目の署名者は同じ PDF を開き、自分のフィールドをクリックして署名を適用し、保存します。各署名者は、他の署名者には影響を与えずに自分の署名のみを追加します。
すべての署名が適用されると、PDF の指定されたフィールドにすべての署名が含まれます。最終文書を開いた人は誰でもすべての署名を確認でき、署名がデジタル認証されていれば、各署名が有効であること、および各署名が適用されてから文書が変更されていないことを確認できます。複数フィールドのアプローチにより、すべての署名が正しい位置に配置された、きれいに整理された文書が作成されます。
複数署名ドキュメントの PDF セキュリティは、署名が認証されているかどうかによって異なります。未認証の視覚署名は誰が署名したかを示しますが、身元や文書の完全性を暗号化して検証することはできません。認定されたデジタル署名は、本人確認と改ざん検出の両方を提供します。文書の法的要件とセキュリティ要件に一致する署名の種類を選択します。
マルチ署名ワークフローが失敗した場合の対処法
署名フィールドがあるはずの PDF を受け取った場合は、署名フィールドが含まれていない PDF をドキュメントの作成者に依頼して、正しいフィールドを含む新しいバージョンを送信してください。
自由形式の注釈として指定されたフィールドの外に署名を適用すると、特に署名フィールドの配置を指定する法的文書または規制文書の場合、文書の署名要件を満たさない可能性があります。
署名を追加した後に以前の署名が無効になった場合、その文書は変更を防ぐ方法で最初の署名者によって認証された可能性があります。最初の署名者に未認証バージョンをリクエストします。この文書には複数の署名が必要ですが、証明書によって署名を追加できなかったことを説明します。最初の署名者は認証なしで再署名することも、文書作成者が複数のフィールドを設定して署名プロセスを再開することもできます。
文書で特定の法的順序での署名が必要な場合は、技術的能力により任意の順序で署名できる場合でも、その順序に従ってください。署名の法的有効性は、文書の条件に指定されている署名順序によって異なる場合があります。技術的な利便性が法的要件を無効にするべきではありません。必要な署名命令について疑問がある場合は、文書の指示または文書を起草した法律専門家に相談してください。
多くのビジネスおよび法律の文脈では、技術的能力に関係なく、署名が適用される順序が重要です。契約書には、最初に買い手が署名し、次に売り手が署名することが指定されている場合があります。内部承認には、ディレクターの署名よりも先にマネージャーの署名が必要になる場合があります。 PDF テクノロジーでは任意の順序で署名を許可できますが、法的要件または手続き上の要件により、特定の順序が義務付けられる場合があります。部分的に署名された文書に署名を追加する前に、必ず文書の署名手順を確認してください。
署名者に加えて複数の証人が必要な文書の場合は、PDF に役割ごとに個別の署名フィールドを含める必要があります。 The primary signer has a designated field. Each witness has their own designated field.この明確さにより、文書の同じ領域に複数の署名があることによる混乱が防止され、各署名が認証される文書テキストに対して正しい位置に表示されることが保証されます。
複数の署名用の PDF を配布する前に、署名手順をすべての署名者に伝えてください。各署名者に、署名フィールドの場所、使用する署名の種類、署名後に何をするかを指示します。明確な指示により、署名者が特定のフィールドに署名するか、自由形式の署名を追加するか、他の人が最初に署名するのを待つか迷ったときに生じる混乱を防ぎます。
さまざまな場所にいる人からの署名が必要なドキュメントの場合、PDF ベースのマルチ署名ワークフローにより、物理的なドキュメントの発送にかかる遅延とコストが排除されます。各署名者は PDF を電子メールで受信し、署名を適用して、次の署名者に転送します。物理的に配布するには 1 週間かかる文書でも、デジタル ワークフローを使用すると数時間で完全に署名できます。
一部の電子署名プラットフォームは、複数署名のワークフローを自動的に管理します。文書をアップロードし、署名者とその順序を指定すると、プラットフォームは文書を各署名者に順番に送信し、署名を収集し、すべての署名が完了すると通知します。これらのプラットフォームは、基本的な複数署名 PDF ワークフローに利便性と追跡を追加します。通常、各署名がいつ適用されたかを文書化する監査証跡も提供します。
すべての署名が適用されたら、完全に署名された PDF を安全な場所に保存し、記録用にすべての署名者にコピーを配布します。各署名者は、すべての署名が記載された文書のコピーを保持する必要があります。文書に署名されたかどうかについて紛争が生じた場合、各当事者は証拠として署名された文書のコピーを独自に保持します。この分散された記録保持は、複数の当事者が署名した文書の標準的な方法です。
複数の人が同じ PDF に署名する場合、署名画像の下に印刷された名前、日付、タイトルによって、各署名が署名者と明確に関連付けられる必要があります。この識別情報により、誰がどのような立場で署名したかに関する曖昧さが解消されます。この情報を追加することは、複数署名文書に対する標準的な専門的慣行です。
マルチ署名 PDF ワークフローの利便性により、不動産、法律サービス、調達、人事など複数の関係者からの承認をドキュメントに日常的に必要とする業界では、マルチ署名 PDF ワークフローが標準的な慣行となっています。