Cosa succede quando più persone devono firmare lo stesso PDF
Un flusso di lavoro Firma PDF diventa più complesso quando è richiesta più di una firma. Un contratto che necessita delle firme di entrambe le parti, un modulo di approvazione che necessita l'approvazione di un manager e di un direttore, un documento legale che necessita di firme di testimoni oltre alla firma primaria, ognuno di questi scenari multi-firma solleva la questione se e come è possibile aggiungere ulteriori firme dopo che la prima persona ha firmato.
Campi di firma multipli consentono a ciascun firmatario di aggiungere la propria firma in modo indipendente senza influenzare le firme precedenti.
Comprendere la differenza tra firme certificate e non certificate previene problemi di flusso di lavoro nella firma multilaterale.
La risposta tecnica dipende da come è stata apposta la prima firma. Se il primo firmatario ha utilizzato una firma digitale standard che certifica il documento e lo blocca da ulteriori modifiche, potrebbe non essere possibile aggiungere una seconda firma senza invalidare la prima firma. Le firme digitali certificate sono progettate per rilevare qualsiasi modifica successiva al documento e l'aggiunta di una seconda firma conta come una modifica. Se il primo firmatario ha applicato un'immagine di firma visiva senza certificazione, il documento rimane aperto per ulteriori firme.
Lo standard Firma digitale supporta più firme tramite campi firma. Un PDF adeguatamente preparato può includere più campi per la firma, ciascuno designato per un firmatario specifico. Il primo firmatario compila il campo della firma. Il secondo firmatario riempie il proprio. Il terzo firmatario riempie il proprio. Ogni firma è indipendente e l'aggiunta di una firma successiva non invalida quelle precedenti. Questo approccio multicampo richiede che il PDF venga configurato con più campi firma prima che venga applicata la prima firma.
Comprendere la differenza tra una firma certificata che blocca il documento e una firma non certificata che lascia il documento aperto per ulteriori firme è essenziale per chiunque sia coinvolto nella firma di documenti da parte di più parti.
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Come firmare un PDF che contiene già la firma di qualcun altro
Se la prima firma era un'immagine di firma visiva aggiunta tramite uno strumento di annotazione PDF standard, il PDF non è bloccato. Apri il PDF in qualsiasi editor PDF che supporti le firme, crea o importa la tua firma e posizionala sul documento nella posizione appropriata.
Il documento accetta la tua firma così come ha accettato la prima firma. Salva il PDF con la tua firma aggiunta. Il file ora contiene entrambe le firme..
Se la prima firma era una firma digitale certificata che ha bloccato il documento, hai due opzioni. Contatta il primo firmatario e chiedigli di firmare nuovamente il documento senza certificazione o con impostazioni di certificazione che consentono firme aggiuntive. Il primo firmatario può riesportare il documento originale con le impostazioni di firma appropriate e inviartelo nuovamente. In alternativa, il creatore del documento può aggiungere più campi firma prima che venga applicata qualsiasi firma, consentendo a ciascun firmatario di firmare in modo indipendente.
Se il documento è stato configurato con più campi firma, ogni firmatario vede solo i campi designati quando apre il PDF in un visualizzatore che riconosce la firma. Fai clic sul campo della firma. Il visualizzatore ti chiede di applicare la tua firma. Completa la tua firma e il documento si aggiornerà con la tua firma aggiunta al campo designato. Le firme precedenti rimangono intatte e valide. Questo è il flusso di lavoro multifirma più fluido e quello che i creatori di documenti dovrebbero utilizzare quando sanno in anticipo che saranno necessarie più firme.
Lo strumento Sign PDF di WukongPDF supporta l'aggiunta di firme ai PDF che contengono già altre firme, purché le firme esistenti siano annotazioni visive anziché firme digitali certificate. Carica il PDF, aggiungi la tua firma nell'apposita posizione e scarica il documento multifirma. Lo strumento conserva tutto il contenuto esistente aggiungendo la tua firma.
Impostazione di un PDF per firme multiple prima che chiunque firmi
Crea il PDF con campi firma designati utilizzando un editor PDF che supporti la creazione di campi modulo. Aggiungi un campo per la firma digitale per ogni persona che deve firmare. Assegna un nome descrittivo a ciascun campo, ad esempio Firma dell'acquirente e Firma del venditore, in modo che ogni firmatario possa identificare il campo designato. Posiziona i campi in cui dovrebbero apparire le firme sul documento. Salva il PDF preparato e distribuiscilo al primo firmatario.
I firmatari dovranno firmare in qualsiasi ordine. Poiché ogni campo della firma è indipendente, l'ordine di firma non influisce sulla validità di alcuna firma. Il primo firmatario apre il PDF, fa clic sul campo designato, applica la propria firma e salva. Il secondo firmatario apre lo stesso PDF, fa clic sul campo, applica la firma e salva. Ogni firmatario aggiunge solo la propria firma senza influenzare gli altri.
Dopo aver applicato tutte le firme, il PDF conterrà tutte le firme nei campi designati. Chiunque apra il documento finale può vedere ogni firma e verificare, se le firme sono certificate digitalmente, che ciascuna firma sia valida e che il documento non sia stato modificato da quando è stata apposta ciascuna firma. L'approccio multicampo produce un documento pulito e organizzato con tutte le firme nelle posizioni corrette.
La sicurezza PDF dei documenti con più firme dipende dalla certificazione delle firme. Le firme visive non certificate indicano chi ha firmato ma non forniscono la verifica crittografica dell'identità o dell'integrità del documento. Le firme digitali certificate forniscono sia la verifica dell'identità che il rilevamento delle manomissioni. Scegli il tipo di firma che corrisponde ai requisiti legali e di sicurezza del documento.
Cosa fare quando i flussi di lavoro multifirma vanno male
Se ricevi un PDF che avrebbe dovuto avere un campo per la firma ma non lo ha, chiedi al creatore del documento di inviare una nuova versione con i campi corretti.
L'applicazione della firma al di fuori di un campo designato come annotazione in formato libero potrebbe non soddisfare i requisiti di firma del documento, in particolare per i documenti legali o normativi che specificano il posizionamento del campo della firma.
Se una firma precedente diventa non valida dopo aver aggiunto la tua firma, è probabile che il documento sia stato certificato dal primo firmatario in modo da impedire modifiche. Richiedere una versione non certificata al primo firmatario. Spiega che il documento richiede più firme e che la certificazione ha impedito l'aggiunta della tua firma. Il primo firmatario può firmare nuovamente senza certificazione oppure il creatore del documento può impostare più campi e riavviare il processo di firma.
Se il documento richiede firme in un ordinamento giuridico specifico, seguire tale ordine anche se la capacità tecnica consente la firma in qualsiasi sequenza. La validità legale delle firme può dipendere dall'ordine di firma specificato nei termini del documento. La convenienza tecnica non dovrebbe prevalere sui requisiti legali. In caso di dubbi sull'ordine di firma richiesto, consultare le istruzioni del documento o il professionista legale che lo ha redatto.
In molti contesti aziendali e legali, l'ordine in cui vengono applicate le firme è importante indipendentemente dalla capacità tecnica. Un contratto può prevedere che firmi prima l'acquirente e poi il venditore. Un'approvazione interna può richiedere la firma del manager prima di quella del direttore. La tecnologia PDF può consentire firme in qualsiasi ordine, ma i requisiti legali o procedurali possono imporre una sequenza specifica. Controlla sempre le istruzioni per la firma del documento prima di aggiungere la tua firma a un documento che è stato parzialmente firmato.
Per i documenti che richiedono più testimoni oltre ai firmatari, il PDF dovrebbe includere campi di firma separati per ciascun ruolo. Il firmatario principale ha un campo designato. Ogni testimone ha il proprio campo designato. Questa chiarezza impedisce la confusione derivante dalla presenza di più firme nella stessa area del documento e garantisce che ciascuna firma appaia nella posizione corretta rispetto al testo del documento che autentica.
Prima di distribuire un PDF per firme multiple, comunicare la procedura di firma a tutti i firmatari. Indica a ciascun firmatario dove trovare il campo della firma, quale tipo di firma utilizzare e cosa fare dopo aver firmato. Istruzioni chiare evitano la confusione che si crea quando i firmatari non sono sicuri se firmare in un campo specifico, aggiungere una firma in formato libero o attendere che altri firmino per primi.
Per i documenti che richiedono firme da parte di persone in luoghi diversi, il flusso di lavoro multifirma basato su PDF elimina i ritardi e i costi della spedizione fisica dei documenti. Ciascun firmatario riceve il PDF via e-mail, applica la propria firma e lo inoltra al firmatario successivo. Un documento che richiederebbe una settimana per circolare fisicamente può essere completamente firmato in poche ore attraverso il flusso di lavoro digitale.
Alcune piattaforme di firma elettronica gestiscono automaticamente il flusso di lavoro multifirma. Carichi il documento, specifichi i firmatari e il loro ordine e la piattaforma invia il documento a ciascun firmatario in sequenza, raccoglie le loro firme e ti avvisa quando tutte le firme sono complete. Queste piattaforme aggiungono comodità e tracciabilità al flusso di lavoro PDF multifirma di base. In genere forniscono inoltre una traccia di controllo che documenta il momento in cui è stata applicata ciascuna firma.
Dopo aver applicato tutte le firme, archivia il PDF completamente firmato in un luogo sicuro e distribuisci le copie a tutti i firmatari per i loro archivi. Ciascun firmatario dovrà conservare una copia del documento riportante tutte le firme. In caso di controversia sulla firma del documento, ciascuna parte ha come prova la propria copia del documento firmato. Questa tenuta dei registri distribuita è una pratica standard per i documenti firmati da più parti.
Quando più persone firmano lo stesso PDF, ciascuna firma deve essere chiaramente associata al firmatario tramite un nome, una data e un titolo stampati sotto l'immagine della firma. Queste informazioni identificative eliminano qualsiasi ambiguità su chi ha firmato e in quale veste. L'aggiunta di queste informazioni è una pratica professionale standard per i documenti con più firme.
La comodità dei flussi di lavoro PDF con firma multipla li ha resi una pratica standard nei settori in cui i documenti richiedono abitualmente l'approvazione di più parti, tra cui settore immobiliare, servizi legali, appalti e risorse umane.
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