La documentazione online (manuali utente, riferimenti API, centri assistenza, guide ai prodotti) può essere pubblicata come PDF o come pagine Web (HTML). La scelta del formato influisce sul modo in cui gli utenti trovano e leggono il contenuto, sulla facilità con cui può essere aggiornato e se funziona bene sui dispositivi mobili. Ognuno di essi ha dei veri e propri punti di forza e molte organizzazioni li utilizzano entrambi per scopi diversi.
Come funziona meglio la documentazione HTML
La documentazione HTML è nativa del Web. I motori di ricerca indicizzano le singole pagine, il che significa che gli utenti che cercano un argomento specifico possono arrivare direttamente alla sezione pertinente invece di dover scaricare un file ed effettuare la ricerca al suo interno. Una ricerca su Google per "come reimpostare la password del tuo prodotto" può portare l'utente direttamente alla pagina 47 del contenuto della guida, cosa impossibile con un PDF dietro un collegamento per il download.
Anche l'HTML si adatta a qualsiasi schermo. Gli utenti mobili possono leggere la documentazione senza ingrandire e scorrere una pagina a layout fisso. Il contenuto può essere aggiornato senza sostituire un file: correggi un errore di battitura o aggiorna uno screenshot e la modifica sarà immediatamente visibile a tutti gli utenti. Inoltre, la documentazione HTML può includere elementi interattivi: esempi di codice che gli utenti possono copiare con un clic, sezioni espandibili, video incorporati, ricerca in tempo reale su tutti i contenuti.
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Dove PDF la documentazione ha il vantaggio
La documentazione PDF funziona offline. Un utente che scarica il manuale può leggerlo senza accesso a Internet: su un aereo, in un data center con connettività limitata o quando lavora con apparecchiature in ambienti in cui i telefoni non sono ammessi. Per la documentazione hardware, i manuali industriali o qualsiasi riferimento tecnico utilizzato sul campo, questo rappresenta un vantaggio pratico significativo.
PDF mantiene inoltre un layout fisso che può essere stampato in modo affidabile. Quando un tecnico ha bisogno di lavorare con un elenco di controllo stampato o una guida di installazione, un PDF che viene stampato correttamente ogni volta è migliore di un HTML che potrebbe riformattarsi in modo imprevedibile su diversi browser e stampanti.
Per la documentazione formale che rappresenta una versione specifica del prodotto (il manuale per la versione software 3.2, le specifiche per una particolare versione del prodotto) PDF crea un record fisso che non cambia. La documentazione HTML è sempre aggiornata, il che di solito è positivo, ma significa che le versioni storiche dei documenti potrebbero non essere conservate a meno che non ne venga specificata la versione.
Rilevabilità: il fattore più importante
Per la maggior parte della documentazione online, la rilevabilità è il fattore decisivo. Se gli utenti hanno bisogno di cercare aiuto e lo trovano tramite Google o la ricerca del tuo sito, l'HTML vince in modo decisivo. Il contenuto di PDF viene sempre più indicizzato dai motori di ricerca, ma non in modo così granulare: un risultato di ricerca che punta a una pagina specifica di un PDF è meno utile di uno che punta direttamente alla sezione HTML che risponde alla domanda.
Se la documentazione viene trovata principalmente tramite la navigazione (gli utenti sanno già dove andare) piuttosto che tramite la ricerca, il divario di rilevabilità conta meno ed entrano in gioco altri fattori.
L'approccio ibrido comune
Molti team di documentazione pubblicano entrambi i formati. La documentazione principale vive come HTML: ricercabile, ottimizzata per i dispositivi mobili, sempre aggiornata. Dallo stesso contenuto viene generata un'esportazione PDF per gli utenti che desiderano scaricare il manuale completo, stamparlo o conservare una copia locale. Strumenti come Sphinx, MkDocs e GitBook possono generare entrambi gli output dallo stesso contenuto sorgente con il minimo sforzo aggiuntivo.
Questo ibrido evita i compromessi derivanti dalla scelta di un formato esclusivo. Gli utenti online ottengono l'esperienza HTML ricercabile e reattiva. Gli utenti che necessitano di una versione offline o stampabile ricevono un PDF pulito e ben formattato. Il contenuto viene mantenuto in un unico posto e pubblicato in entrambi i formati, quindi non vi è alcun onere di manutenzione aggiuntivo.
Quando sceglierne uno rispetto all'altro
Scegli HTML se: la documentazione viene utilizzata principalmente online, la visibilità sui motori di ricerca è importante, il contenuto cambia frequentemente o l'accesso mobile è importante. Scegli PDF se: gli utenti necessitano di accesso offline, la documentazione deve essere stampata, rappresenta una versione fissa di un prodotto o deve essere distribuita come file autonomo. Per la maggior parte dei prodotti e servizi software moderni, la documentazione HTML con un'opzione di download PDF copre entrambe le basi in modo efficiente.
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