Perché aggiungere una password prima di inviare un PDF tramite e-mail è una precauzione intelligente
La posta elettronica non è un canale di comunicazione sicuro. Un messaggio e-mail passa attraverso più server tra il mittente e il destinatario e, a ogni passaggio, il contenuto del messaggio, inclusi eventuali file PDF allegati, viene archiviato temporaneamente e potenzialmente accessibile agli amministratori del server. L'aggiunta di una password a un PDF prima di allegarlo a un'e-mail garantisce che, anche se l'e-mail viene intercettata o consultata da qualcuno diverso dal destinatario previsto, il contenuto del documento rimane protetto.
Comunicare la password attraverso un canale diverso dall'e-mail è la pratica di sicurezza più importante.
Lo standard di crittografia utilizzato dallo strumento PDF determina direttamente la resistenza del documento all'accesso non autorizzato.
La protezione tramite password è particolarmente importante per i documenti contenenti informazioni personali, dati finanziari, comunicazioni legali o contenuti aziendali sensibili. Una dichiarazione dei redditi inviata a un contabile, un contratto inviato a un cliente o una cartella clinica inviata a un medico beneficiano tutti del livello di sicurezza aggiuntivo fornito dalla protezione tramite password. La password deve essere comunicata al destinatario attraverso un canale diverso rispetto all'e-mail contenente il PDF protetto, ad esempio tramite telefono, SMS o un'e-mail separata inviata a un indirizzo diverso.
La sicurezza PDF tramite la protezione tramite password non è indistruttibile, ma fornisce una forte barriera pratica contro l'accesso occasionale non autorizzato. Un PDF protetto da password e crittografato con la crittografia AES-256, lo standard utilizzato dai moderni strumenti PDF, impiegherebbe miliardi di anni per essere violato con la forza bruta con l'attuale tecnologia informatica, presupponendo una password complessa di lunghezza ragionevole. La sicurezza pratica dei PDF protetti da password è limitata non dalla forza della crittografia ma dalla forza della password scelta e dalla sicurezza del canale separato utilizzato per condividerla.
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Passo passo: aggiungere una password a un PDF prima dell'invio tramite e-mail
Nella maggior parte degli strumenti PDF, l'aggiunta della protezione tramite password a un PDF prima dell'invio tramite e-mail richiede circa 30 secondi. Apri il PDF nel tuo strumento di protezione preferito PDF Password. Individua la funzione di sicurezza o protezione, che in genere si trova sotto File, Strumenti o un'opzione del menu Proteggi. Seleziona l'opzione per aggiungere la protezione tramite password, che apre una finestra di dialogo in cui inserisci la password che desideri utilizzare.
La maggior parte degli strumenti di protezione tramite password offre due password separate: una password aperta e una password di autorizzazione. Per visualizzare il documento è necessaria la password di apertura. La password delle autorizzazioni controlla cosa può fare il destinatario con il documento dopo averlo aperto, ad esempio se può stamparlo, copiarne il testo o modificarlo. Per gli allegati e-mail, la password aperta è quella che protegge dall'accesso non autorizzato. La password delle autorizzazioni fornisce un controllo aggiuntivo su ciò che i destinatari autorizzati possono fare con il documento dopo averlo aperto.
Scegli una password che il destinatario possa ricordare o recuperare facilmente dal canale separato che utilizzerai per condividerla. È pratica una password come una breve frase con un numero, ad esempio il codice postale del destinatario combinato con una parola correlata all'argomento del documento. Evita di utilizzare il nome del destinatario, la data di nascita o altre informazioni facilmente indovinabili come unico componente della password. Dopo aver inserito e confermato la password, salva il PDF protetto. Verifica che la protezione funzioni chiudendo e riaprendo il file, che dovrebbe richiedere la password prima di visualizzare qualsiasi contenuto.
Dopo aver verificato la protezione, allega il PDF protetto alla tua email e invialo. Quindi comunica la password al destinatario attraverso il canale separato prescelto. Non includere la password nella stessa e-mail del PDF protetto, poiché ciò vanifica completamente lo scopo della protezione tramite password. Un canale di comunicazione separato garantisce che qualcuno che ha accesso all'e-mail non possa comunque aprire l'allegato.
Scegliere uno strumento per proteggere i PDF con password su diversi dispositivi
Su un computer Windows, Adobe Acrobat Reader può aggiungere la protezione tramite password ai PDF, così come Microsoft Print to PDF se combinato con l'editor PDF di destinazione. La maggior parte degli strumenti PDF di terze parti per Windows includono anche funzionalità di protezione tramite password. Le opzioni integrate variano in base alla versione di Windows, quindi controlla cosa supporta la tua versione specifica prima di installare software aggiuntivo.
Su un Mac, l'applicazione Anteprima integrata non supporta l'aggiunta della protezione tramite password, ma lo fanno l'utilità ColorSync e diversi strumenti PDF Mac gratuiti di terze parti. PDF Expert e PDFpen offrono entrambi la protezione tramite password tra le loro funzionalità. Per un uso occasionale, uno strumento basato su browser che elabora il PDF localmente evita la necessità di installare qualsiasi software.
Su iPhone e Android, la protezione tramite password è disponibile tramite le app di modifica PDF. Gli strumenti integrati di Apple non includono la protezione tramite password dei PDF, quindi è necessaria un'app di terze parti o uno strumento basato su browser. Il processo è simile su tutte le piattaforme mobili: apri il PDF nell'app, seleziona l'opzione di protezione o sicurezza, inserisci e conferma la password e salva la versione protetta.
Lo strumento PDF Security di WukongPDF funziona in qualsiasi browser e su qualsiasi dispositivo, aggiungendo la protezione tramite password AES-256 ai PDF senza installazione di software. Carica il PDF, inserisci la password e scarica il file protetto. Lo strumento elabora il file in memoria e non archivia le versioni originali o protette sui propri server al termine dell'operazione.
Che cosa rende valida una password PDF e come condividerla in modo sicuro
Una buona password PDF bilancia la sicurezza con la praticità. Una stringa casuale di 16 caratteri composta da lettere, numeri e simboli è estremamente sicura ma poco pratica da comunicare e da digitare per il destinatario. Una password composta da diverse parole non correlate con un numero, ad esempio la combinazione di un colore, un animale e un numero di tre cifre che il destinatario conosce, è molto più semplice da comunicare telefonicamente e da digitare correttamente al primo tentativo, pur fornendo un'adeguata sicurezza per la maggior parte degli scenari di protezione dei documenti.
Il metodo utilizzato per condividere la password deve essere separato dall'e-mail che contiene il PDF protetto. Una telefonata è l'ideale perché conferma l'identità del destinatario attraverso il riconoscimento vocale. Un messaggio di testo al numero di telefono noto del destinatario è comodo e ragionevolmente sicuro. È adatta anche un'app di messaggistica con crittografia end-to-end, come Signal o WhatsApp. Evitare di condividere la password tramite lo stesso account e-mail che ha inviato il PDF protetto, tramite applicazioni di chat non crittografate o tramite qualsiasi canale in cui la password potrebbe essere intercettata insieme al documento che protegge.
La forza della crittografia delle password PDF è migliorata in modo significativo nel corso degli anni e comprendere quale livello di crittografia utilizza il tuo strumento ti aiuta a prendere decisioni informate sulla sicurezza. I moderni strumenti PDF che supportano la crittografia AES-256 forniscono una protezione che soddisfa gli attuali standard crittografici. Gli strumenti più vecchi o i convertitori di base che supportano solo la crittografia RC4, un algoritmo più vecchio e più debole, offrono una protezione notevolmente inferiore contro gli aggressori determinati. Controlla la documentazione o le impostazioni di sicurezza del tuo strumento PDF per verificare quale standard di crittografia applica. Se AES-256 è disponibile, usalo.
Dopo che il destinatario ha confermato la ricezione e l'apertura del PDF protetto, valuta la possibilità di modificare la password o rimuovere la protezione se il documento non necessita più di essere protetto durante il trasporto. Un PDF protetto da password che si trova nella casella di posta elettronica del destinatario o nella cartella dei download è protetto da accessi casuali, ma la password rimane un punto di attrito ogni volta che il destinatario deve aprire il documento. La rimozione della protezione dopo la consegna riuscita ripristina un accesso conveniente mentre il documento era protetto durante la fase più rischiosa del suo viaggio, il transito attraverso i server di posta elettronica tra mittente e destinatario.
Per scambi ricorrenti di documenti con lo stesso destinatario, come rapporti settimanali a un cliente o estratti conto mensili a un contabile, stabilisci un protocollo di password condiviso da utilizzare in modo coerente. Il destinatario conosce la password e non necessita ogni volta di una comunicazione separata, ma la password protegge comunque ogni singolo documento durante il transito. Una password condivisa che cambia trimestralmente fornisce un equilibrio tra sicurezza, attraverso la rotazione periodica della password, e comodità, poiché non richiede una comunicazione separata della password per ogni scambio di documenti.
Le organizzazioni con politiche formali di sicurezza delle informazioni dovrebbero verificare che le loro pratiche di protezione tramite password PDF siano in linea con tali politiche. Alcune policy richiedono standard di crittografia specifici, regole minime sulla complessità della password o strumenti approvati per l'applicazione della protezione. L'utilizzo di uno strumento PDF personale per proteggere con password un documento contenente informazioni aziendali sensibili può soddisfare l'obiettivo pratico di proteggere il documento ma violare il requisito della politica di utilizzare uno strumento aziendale approvato. Controlla la politica della tua organizzazione prima di standardizzare un particolare metodo di protezione PDF per i documenti aziendali.
Quando ricevi un PDF protetto da password da qualcun altro, la responsabilità di mantenere la password sicura passa a te. Conserva la password in un gestore di password anziché nella tua casella di posta elettronica, dove si trova accanto al PDF protetto e vanifica lo scopo della comunicazione su canali separati. La maggior parte dei gestori di password consente di allegare note e file alle voci della password, in modo da poter collegare la voce della password al file PDF protetto per un accesso conveniente senza compromettere la separazione di sicurezza tra il documento e la relativa password.
Molti strumenti PDF offrono anche la crittografia basata su certificati come alternativa alla crittografia basata su password. La crittografia dei certificati utilizza certificati digitali anziché password, eliminando il problema della comunicazione della password poiché il destinatario possiede già il certificato necessario per decrittografare il documento. La sicurezza basata su certificati è più complessa da configurare inizialmente, ma fornisce una maggiore sicurezza continua per gli scambi ricorrenti di documenti con gli stessi destinatari.
Prendersi qualche minuto in più per proteggere i documenti sensibili prima di inviarli via email è un'abitudine che, una volta acquisita, diventa automatica quanto allegare il file stesso, e offre una tranquillità sproporzionata rispetto al piccolo sforzo richiesto.
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