Una firma digitale su un PDF fornisce due cose che un'immagine di firma scritta a mano non può offrire: la prova crittografica di chi ha firmato e la prova crittografica che il documento non è cambiato dopo la firma. Non è necessario apporre la tua firma, caricare una scansione o utilizzare un touchscreen. Una firma digitale basata su certificato utilizza un certificato digitale emesso da un'autorità di certificazione attendibile per creare un sigillo a prova di manomissione che è matematicamente legato sia alla tua identità che al contenuto del documento.
La funzionalità Firma digitale in PDF fa parte delle specifiche dalla versione 1.2, rilasciata nel 1996. Nonostante abbia quasi trent'anni, è ancora sottoutilizzata perché il processo per ottenere e utilizzare un certificato digitale è più complesso della digitazione di un nome o del caricamento di un'immagine della firma. Comprendere il processo lo rende accessibile.
Cosa dimostra realmente una firma digitale basata su certificato
Una firma digitale basata su certificato dimostra tre cose. Innanzitutto dimostra l'identità del firmatario, poiché il certificato è stato emesso da un'autorità di certificazione che ha verificato l'identità del firmatario prima di emettere il certificato. In secondo luogo, dimostra l’integrità del documento, poiché la firma include un hash crittografico del contenuto del documento al momento della firma e qualsiasi modifica successiva al documento invalida quell’hash. In terzo luogo, dimostra l'ora della firma, poiché la firma può includere un timestamp da un server temporale attendibile.
Queste tre prove insieme rendono la firma basata su certificato Sign PDF la forma più potente di firma elettronica disponibile nel formato PDF. Un nome digitato non fornisce nessuna di queste prove. Un'immagine firma disegnata non fornisce nessuno di questi. Una firma basata su certificato li fornisce tutti e tre.
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Ottenere un certificato digitale per la firma PDF
I certificati digitali per la firma PDF sono disponibili presso le autorità di certificazione che emettono certificati personali o organizzativi. Queste sono le stesse autorità di certificazione che emettono certificati SSL per i siti web. L'autorità di certificazione verifica la tua identità, in genere controllando l'identificazione rilasciata dal governo o i record dell'organizzazione, ed emette un file di certificato che installi sul tuo computer.
Molte organizzazioni rilasciano certificati digitali ai propri dipendenti tramite un'autorità di certificazione interna. Se la tua organizzazione utilizza smart card o token hardware per l'accesso agli edifici o all'accesso alla rete, quelle stesse credenziali possono spesso essere utilizzate per la firma dei PDF. Verifica con il tuo reparto IT se disponi già di un certificato digitale che può essere utilizzato per la firma dei documenti.
Alcune piattaforme di firma basate su cloud rilasciano certificati su richiesta. Verifichi la tua identità una volta attraverso la piattaforma e questa emette un certificato valido per una singola sessione di firma o per un periodo di tempo limitato. Questo approccio elimina la complessità dell'installazione e della gestione dei certificati a livello locale pur continuando a fornire la forza della firma basata sul certificato.
Applicazione di una firma basata su certificato a un PDF
In Adobe Acrobat, apri il documento e seleziona Strumenti, Certificati, quindi Firma digitale. Disegna un rettangolo dove dovrebbe apparire la firma. Acrobat richiede di selezionare il certificato da utilizzare e di configurare l'aspetto della firma. L'aspetto può includere il tuo nome, la data, i dettagli del certificato e un'immagine di sfondo come un logo aziendale.
WukongPDF fornisce le funzionalità Sicurezza PDF tramite il browser per aggiungere firme ai documenti. La piattaforma supporta vari metodi di firma, inclusa la firma basata su certificato, ove disponibile.
Dopo aver firmato, salva il documento con un nuovo nome file. La versione firmata dovrebbe essere mantenuta come copia autorevole e la versione non firmata dovrebbe essere archiviata o eliminata per evitare confusione su quale versione sia stata effettivamente firmata.
Verifica di una firma basata su certificato
Quando un destinatario apre un PDF firmato da un certificato, il suo lettore PDF convalida automaticamente la firma. Un nastro blu o un segno di spunta verde indicano una firma valida con un certificato attendibile. Un triangolo di avvertenza giallo indica una firma tecnicamente valida ma che utilizza un certificato proveniente da una fonte non attendibile. Una X rossa indica una firma non valida, il che significa che il documento è stato modificato dopo la firma oppure il certificato è scaduto o è stato revocato.
Il processo di convalida controlla la catena di fiducia dei certificati. Il tuo certificato è stato emesso da un'autorità di certificazione il cui certificato è stato emesso da un'autorità di certificazione radice. Il lettore PDF controlla ogni collegamento di questa catena. Se un collegamento viene interrotto, scaduto o revocato, la firma risulta non valida anche se la firma matematica sul documento è corretta.
La convalida della firma a lungo termine è una preoccupazione attiva per i documenti che devono rimanere verificabili anni o decenni dopo la firma. I certificati scadono. Le autorità di certificazione cessano l'attività. Una firma valida dieci anni fa potrebbe risultare non valida oggi perché la catena di certificati non può più essere verificata. L'aggiunta di un timestamp da un server temporale attendibile al momento della firma fornisce la prova che la firma era valida al momento dell'applicazione, anche se il certificato è scaduto.
Le firme basate su certificati possono essere combinate con aspetti di firma visibili per documenti che necessitano sia di sicurezza crittografica che di un aspetto di firma tradizionale. Il certificato fornisce la prova crittografica. Il livello dell'aspetto mostra l'immagine di una firma scritta a mano, un nome digitato o un timbro aziendale. I due strati sono indipendenti.
I servizi di firma digitale basati su cloud hanno semplificato il processo di gestione dei certificati. Servizi come DocuSign, Adobe Sign e altri gestiscono i certificati per conto degli utenti. L'utente si autentica al servizio, che applica una firma basata su certificato. L'utente non deve installare o gestire alcun certificato localmente.
Per le organizzazioni che firmano grandi volumi di PDF, i flussi di lavoro di firma automatizzata utilizzano un certificato gestito centralmente per applicare le firme a livello di codice. Un sistema di generazione delle fatture firma ogni fattura man mano che viene creata. Un sistema di distribuzione dei report firma ogni report prima di inviarlo via email. Il certificato è gestito dall'IT e utilizzato dal flusso di lavoro automatizzato.
Quando un PDF firmato deve essere convalidato anni dopo la scadenza del certificato, le informazioni di convalida a lungo termine incorporate nella firma forniscono la prova necessaria. Le informazioni di convalida includono la catena di certificati, lo stato di revoca del certificato al momento della firma e un timestamp attendibile. Queste informazioni consentono a un futuro validatore di determinare che la firma era valida al momento dell'applicazione.
Il regolamento eIDAS dell’Unione Europea definisce le firme elettroniche qualificate che richiedono un certificato qualificato emesso da un fornitore di servizi fiduciari qualificato. Queste firme hanno il massimo valore legale. Se i tuoi documenti devono soddisfare i requisiti di firma qualificata eIDAS, verifica che il tuo fornitore di certificati sia presente nell'elenco di fiducia dell'UE.
Le firme basate su certificati possono essere applicate a portfolio PDF e raccolte di documenti, non solo a singoli file. Un portfolio contenente un contratto e i relativi allegati può essere firmato come un'unità, con la firma che copre tutti i documenti nel portfolio. Questa funzionalità è utile per le transazioni che coinvolgono più documenti correlati.
È possibile applicare più firme allo stesso PDF in sequenza, creando una catena di firme. Ciascun firmatario firma il documento come firmato dai firmatari precedenti. Il pannello della firma nel lettore PDF mostra l'ordine di firma e lo stato di convalida di ciascuna firma. Questa firma sequenziale è comune per i flussi di lavoro di approvazione.
Quando si firma un PDF che contiene già campi modulo, la firma può essere configurata per bloccare tutti i campi modulo dopo la firma, impedendo ulteriori modifiche ai dati del modulo compilato. Questo comportamento di blocco dopo la firma è configurabile nelle proprietà del campo firma.
L'aspetto visivo di una firma basata su certificato può includere una versione digitale della firma scritta a mano, il nome digitato, la data e l'ora della firma, il nome dell'emittente del certificato e un logo aziendale. L'aspetto è personalizzabile nelle impostazioni della firma.
Per i documenti che devono essere firmati da più parti in luoghi diversi, le piattaforme di firma basate su cloud coordinano la sequenza di firma. Ciascuna parte riceve a turno il documento, applica la propria firma e la piattaforma lo inoltra al firmatario successivo. Il documento completato contiene tutte le firme con informazioni complete sulla convalida.
Per i documenti che devono essere verificabili decenni nel futuro, includere nella firma le informazioni sulla convalida a lungo termine (LTV). LTV include l'intera catena di certificati, lo stato di revoca del certificato e un timestamp attendibile.
Quando un PDF firmato viene modificato dopo la firma, anche aggiungendo una pagina vuota, la firma diventa non valida. L'invalidazione è in base alla progettazione. Se devi aggiungere contenuto a un PDF firmato, aggiungilo prima della firma, non dopo.
Le firme basate su certificati sono accettate dalle agenzie governative per molti tipi di archiviazioni elettroniche. I requisiti specifici del certificato variano in base all'agenzia. Controlla le linee guida per l'archiviazione elettronica dell'agenzia per le autorità di certificazione accettate e i formati di firma prima di preparare la tua richiesta.
Quando si riceve un PDF firmato da un certificato da una parte esterna, convalidare la firma prima di fare affidamento sul documento. Una firma valida conferma l'identità del firmatario e l'integrità del documento. Una firma non valida indica che il documento potrebbe essere stato modificato o che il certificato non è affidabile.
Le firme digitali basate su certificati forniscono la forma più potente di autenticazione dei documenti elettronici disponibile nel formato PDF, combinando la verifica dell'identità con la sigillatura a prova di manomissione in un'unica operazione crittografica.
Le firme digitali basate su certificati rappresentano lo standard più elevato di autenticazione dei documenti elettronici, fornendo una prova matematica di identità e integrità che i nomi digitati e le immagini della firma non possono eguagliare.
Le organizzazioni che adottano firme digitali basate su certificati per i propri flussi di lavoro PDF ottengono la più potente protezione disponibile contro la manomissione dei documenti e la rappresentazione del firmatario, semplificando al tempo stesso il processo di firma sia per i documenti interni che per quelli esterni.
La garanzia crittografica fornita da una firma digitale basata su certificato supera quella di qualsiasi metodo di firma visiva, rendendola la scelta preferita per i documenti in cui l'autenticità e l'integrità sono essenziali per lo scopo legale o commerciale del documento.
| Metodo della firma | Prova d'identità | Prova di manomissione | Peso Legale |
|---|---|---|---|
| Nome digitato | Nessuno (autoaffermato) | Nessuno | Di base; accettato per la maggior parte dei documenti aziendali |
| Immagine disegnata/caricata | Nessuno (solo visivo) | Nessuno | Di base; familiarità visiva |
| Digitale basato su certificati | Autorità di certificazione verificata | Crittografico; qualsiasi cambiamento rilevato | Più alto; le firme qualificate hanno presunzione legale |
| Servizio di firma cloud | Identità verificata dalla piattaforma | Prova crittografica gestita dalla piattaforma | Alto; la piattaforma fornisce la traccia di controllo |
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