Ogni settimana elabori gli stessi PDF nello stesso modo. La fattura mensile viene compressa e inviata via email. Il rapporto trimestrale viene convertito in Word e modificato. Il nuovo contratto di assunzione viene unito al pacchetto di vantaggi e inviato per la firma. Ogni attività si ripete con dati diversi ma passaggi identici. Elaborarli da zero significa fare lo stesso lavoro due volte: una volta per capire cosa fare e una volta per farlo effettivamente.
I modelli eliminano la prima ripetizione. Un modello PDF non è un modulo vuoto. Si tratta di un flusso di lavoro documentato che specifica le operazioni, le impostazioni e la sequenza esatte per un tipo di documento ricorrente. Quando arriva la prossima fattura non pensi a cosa fare. Segui il modello. Il carico cognitivo diminuisce. Il tempo di elaborazione diminuisce. Il tasso di errore diminuisce.
La tabella seguente mappa i tipi di documenti ricorrenti comuni ai relativi flussi di lavoro dei modelli, mostrando le operazioni e le impostazioni per ciascuno.
| Tipo documento | Operazioni in sequenza | Impostazioni per standardizzare |
|---|---|---|
| Fatture | 1. Comprimi fino a meno di 5 MB; 2. Rinominare con data e fornitore; 3. Salva nella cartella contabilità | Qualità di compressione: media; formato di denominazione: AAAA-MM-GG-fattura-fornitore.pdf |
| Contratti | 1. Modifica le modifiche al testo; 2. Unisci con le esposizioni; 3. Aggiungi campo firma; 4. Comprimi per e-mail | Modalità di modifica: solo testo; ordine di fusione: prima il contratto, le esposizioni in ordine di appendice |
| Rapporti | 1. Converti PDF in Word; 2. Modifica in Word; 3. Converti nuovamente in PDF; 4. Aggiungi i numeri di pagina | Conversione: preserva tabelle; numeri di pagina: in basso al centro, a partire da pagina 1 |
| Documenti scansionati | 1. OCR per la ricercabilità; 2. Comprimi; 3. Rinominare con data e descrizione | Lingua OCR: rilevamento automatico; compressione: alta qualità per preservare la nitidezza del testo |
| Presentazioni | 1. Comprimi per la visualizzazione dello schermo; 2. Unisci con dispense; 3. Aggiungi filigrana se confidenziale | Compressione: risoluzione dello schermo; filigrana: diagonale, grigio chiaro, 'Confidenziale' |
Creare un modello che altri possano seguire
Un modello fa risparmiare tempo solo se le persone che elaborano i documenti lo utilizzano effettivamente. Il più grande ostacolo all’adozione è la complessità. Un modello con quindici passaggi, rami condizionali e impostazioni dettagliate verrà ignorato dopo la prima settimana. Verrà seguito un modello con da tre a cinque passaggi, nomi chiari delle operazioni e impostazioni descritte in un linguaggio semplice.
Scrivi il modello come una lista di controllo, non come un paragrafo. Ogni passaggio è una riga. Ogni riga rappresenta un'azione. Il principio PDF Workflow è che un modello dovrebbe essere utilizzabile da qualcuno che non ha mai visto il tipo di documento prima. Se riescono a seguirlo e a produrre l'output corretto, il modello è ben progettato.
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Archiviazione e condivisione di modelli
Conserva i modelli in un documento condiviso a cui tutti i membri del team possono accedere e aggiornare. Quando qualcuno scopre un'impostazione migliore o una sequenza più veloce, aggiorna il modello e tutti ne traggono vantaggio. Questa è la differenza tra produttività individuale e produttività del team. Le tue scorciatoie personali ti aiutano. I modelli documentati aiutano tutti.
La piattaforma PDF Editor di WukongPDF supporta le operazioni che compaiono nella maggior parte dei flussi di lavoro PDF ricorrenti. Standardizzando su un'unica piattaforma i tuoi modelli, ti assicuri che ogni membro del team che segue il modello ottenga gli stessi risultati indipendentemente dal dispositivo, dal browser o dal sistema operativo.
Quando rivedere un modello
Un modello che ha funzionato l'anno scorso potrebbe non funzionare quest'anno. Cambiano i requisiti per la presentazione. I limiti delle dimensioni dei file vengono aggiornati. Le nuove funzionalità dello strumento rendono superflue le vecchie soluzioni alternative. Revisione dei modelli trimestrale. Chiedi alle persone che li usano quotidianamente se qualche passaggio causa costantemente attrito o produce risultati inaspettati. Il modello migliore è quello che continua a migliorare.
Quando un modello fallisce, diagnostica l'errore prima di revisionarlo. Il modello aveva le impostazioni sbagliate? L'utente ha interpretato erroneamente un passaggio? Il documento di input aveva caratteristiche per le quali il modello non era stato progettato? La risposta ti dice se rivedere il modello, migliorare la documentazione o creare un nuovo modello per una variante del documento.
Modelli scalabili in un team in crescita
Un sistema di modelli che funziona per due persone deve essere aggiornato per dieci. Documenta chi possiede ciascun modello. Quando un modello produce un output imprevisto, il proprietario indaga e aggiorna. Senza una chiara proprietà, i modelli peggiorano quando le persone apportano modifiche non documentate o aggirano passaggi che non sono più applicabili.
La piattaforma PDF Workflow di WukongPDF supporta le operazioni ricorrenti che compongono la maggior parte dei modelli di team. Quando ogni membro del team utilizza la stessa piattaforma con gli stessi modelli, il risultato è prevedibile indipendentemente da chi ha elaborato il documento. Questa prevedibilità è in primo luogo lo scopo dei modelli.
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