Les limites des pièces jointes aux e-mails – généralement de 10 à 25 Mo selon le fournisseur – prennent les gens au dépourvu plus souvent qu'ils ne le devraient. La bonne nouvelle est qu’il existe plusieurs moyens fiables d’envoyer des PDF volumineux, et la plupart d’entre eux sont gratuits.
Compressez d'abord, puis décidez
Avant d’envisager des méthodes de livraison alternatives, vérifiez si le fichier doit réellement être aussi volumineux. Un outil PDF Compression peut réduire la plupart des PDF de 50 à 80 % sans perte de qualité visible : un fichier de 30 Mo est souvent compressé à 5 à 6 Mo, qui est envoyé par courrier électronique sans aucune solution de contournement. Cela prend environ une minute et vaut la peine d'être essayé en premier.
Les cas où la compression n'aide pas beaucoup : les PDF déjà bien optimisés ou les fichiers dont le contenu est principalement constitué de photographies haute résolution qui ne peuvent pas être réduites davantage sans dégradation visible. Pour ceux-là, une méthode de livraison différente est la bonne réponse.
Essayez de compresser PDF
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Cloud Storage Link : l'option la plus pratique
Téléchargez le PDF sur Google Drive, Dropbox ou OneDrive et partagez un lien. Le destinataire clique sur le lien et télécharge directement : pas de limite de taille d'e-mail, pas d'attente pour le transfert d'une pièce jointe volumineuse, pas de messages rejetés. Google Drive autorise jusqu'à 5 To par fichier, la taille n'est donc pas une contrainte.
Lorsque vous partagez des documents sensibles de cette manière, définissez les autorisations de lien de manière appropriée. "Toute personne disposant du lien" est pratique mais signifie que toute personne à qui ce lien est transmis peut également accéder au fichier. Pour les documents confidentiels, limitez-vous à des adresses e-mail spécifiques ou définissez une date d'expiration du lien si la plateforme le prend en charge.
WeTransfer pour les transferts ponctuels
Le niveau gratuit de WeTransfer autorise des fichiers jusqu'à 2 Go sans compte requis. Téléchargez le fichier, saisissez l'adresse e-mail du destinataire et WeTransfer lui envoie un lien de téléchargement. Le fichier est disponible pendant 7 jours avant d'être supprimé. C'est une bonne option lorsque vous devez envoyer un fichier volumineux à quelqu'un qui ne dispose pas de Google Drive ou de Dropbox et que vous ne souhaitez pas vous soucier de la configuration du stockage dans le cloud.
Lorsque le destinataire a une limite de taille à son extrémité
Certains systèmes de messagerie d'entreprise rejettent les pièces jointes entrantes volumineuses, indépendamment de ce que le fournisseur de l'expéditeur autorise. Si l'organisation d'un destinataire a une limite de 10 Mo pour les pièces jointes et que vous envoyez 8 Mo, celles-ci peuvent toujours être rejetées en fonction de la surcharge du serveur de messagerie. Un lien cloud évite complètement cela : l’e-mail lui-même est minuscule (juste une URL) et le transfert de fichiers lui-même s’effectue en dehors du système de messagerie.
Si vous envoyez régulièrement des fichiers volumineux aux mêmes personnes, créer un dossier partagé dans Google Drive ou Dropbox est plus simple que d'envoyer des liens individuels à chaque fois. Déposez les fichiers dans le dossier et ils sont immédiatement disponibles – aucun envoi requis.
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