La réponse dépend de la nature du document et de ce que vous voulez que le client en fasse. Une proposition que le client doit examiner et approuver a des exigences différentes d'un contrat qu'il doit signer, qui a des exigences différentes de celles d'un livrable qu'il archive. Bien faire les choses signifie moins d’e-mails échangés concernant des problèmes de fichiers et une impression plus professionnelle.
Pour les propositions et les rapports : lisibles, compressés, protégés
Les documents destinés aux clients destinés à la lecture (propositions, rapports, présentations, études de cas) doivent s'ouvrir rapidement, ressembler exactement à leur conception et ne pas être inutilement volumineux. Les priorités sont : toutes les polices intégrées pour que la mise en page s'affiche correctement, la taille du fichier suffisamment compressée pour pouvoir être ouvert et envoyé par courrier électronique facilement, et éventuellement, les restrictions de modification définies afin que le client ne puisse pas modifier accidentellement le contenu.
Pour ces documents, un PDF standard avec des polices intégrées, compressé avec PDF Compression à moins de 5 Mo, est le bon format. Ne les protégez pas par mot de passe, sauf s'il y a une raison spécifique : obliger un client à saisir un mot de passe pour ouvrir une proposition crée des frictions avant même qu'il n'ait lu la première ligne.
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Pour les contrats et accords : propre, signable, verrouillé après la signature
Les contrats doivent être des documents clairs, sans ambiguïté quant à la version convenue. Envoyez le contrat au format PDF standard — aucun mot de passe n'est requis pour l'ouvrir, mais idéalement avec des restrictions de modification afin que le client ne puisse pas modifier les conditions. Assurez-vous que le document contient un texte authentique et sélectionnable (pas un scan) afin que le client puisse le lire facilement et qu'il reste utilisable à long terme.
Une fois signée par les deux parties, la version entièrement exécutée doit être envoyée avec les restrictions de modification appliquées – ou simplement notée dans l'e-mail qu'il s'agit de la version finale signée. Certaines entreprises appliquent un mot de passe à la version signée pour empêcher toute modification ultérieure ; d'autres s'appuient sur la convention et l'horodatage du courrier électronique comme enregistrement.
Pour les factures : simples, cohérentes et faciles à classer
Les factures sont classées par l'équipe des comptes créditeurs du client et doivent être facilement consultables. Un petit PDF clairement nommé avec un texte sélectionnable facilite leur classement et réduit le risque de retard de paiement parce que quelqu'un n'a pas pu trouver ou traiter votre facture. Conservez les factures sous 500 Ko, utilisez un format de dénomination cohérent et assurez-vous que le texte est réel (pas un scan ou une image).
Les systèmes comptables de certains clients nécessitent des paramètres PDF spécifiques : pas de protection par mot de passe, aucune restriction d'impression, le texte doit être sélectionnable. Si jamais un client mentionne des problèmes de traitement des factures, ce sont les premiers éléments à vérifier.
Pour les livrables et le produit final : Qualité archivistique
Le produit du travail livré à un client (rapports finaux, fichiers de conception exportés au format PDF, documentation complétée) doit être dans le format de la plus haute qualité adapté au contenu. Pour les documents que le client conservera à long terme ou partagera en interne, PDF/A mérite d'être envisagé : il est autonome, garanti pour rester lisible sans dépendances externes et accepté par la plupart des systèmes d'archivage.
Pour les livrables lourds en conception où la qualité visuelle est importante, ne compressez pas de manière agressive. Le client paie pour le produit du travail : livrez-le avec une qualité optimale et laissez-le compresser s'il a besoin d'une version plus petite pour un objectif spécifique.
Meilleures pratiques universelles quel que soit le type de document
- Intégrez toutes les polices pour que le document s'affiche correctement, quelles que soient les polices installées par le client.
- Utilisez du texte réel et non des images numérisées : le client doit pouvoir rechercher et sélectionner du texte dans n'importe quel document que vous envoyez
- Nommez les fichiers de manière professionnelle : ClientName_DocumentType_Date.pdf
- Conservez une taille de fichier inférieure à 10 Mo pour les documents envoyés par courrier électronique ; utilisez un lien de partage de fichiers pour tout ce qui est plus grand
- Testez l'ouverture du fichier avant de l'envoyer : vérifiez qu'il semble correct et qu'il ne manque rien.
Un PDF qui s'ouvre proprement, ressemble exactement à celui prévu et est facile à classer est un signal petit mais cohérent de qualité professionnelle. C'est le genre de chose que les clients ne remarquent pas quand c'est bien, mais qui le remarquent quand c'est mal.
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