Numériser un document et l'enregistrer au format PDF semble être un problème résolu. Vous insérez le papier, vous sortez un fichier, il ressemble à un PDF normal. Travail terminé. Sauf que ce n’est pas le cas – pas vraiment. Un PDF numérisé ressemble à un document mais se comporte comme une photographie, et cette distinction crée un nombre surprenant de problèmes pratiques qui surprennent les gens lorsqu'ils essaient de travailler avec le fichier.
Le principal malentendu : cela ressemble à du texte, ce n'est pas le cas
Lorsque vous lisez un document numérisé à l’écran, votre cerveau voit du texte : des mots, des phrases, des paragraphes. Mais la visionneuse PDF vous montre une image de texte, pas le texte lui-même. Chaque lettre est une collection de pixels qui ressemblent à une lettre. Il n'y a aucune donnée de caractère sous-jacente, aucun contenu consultable, aucune structure que l'ordinateur puisse interpréter.
Un moyen rapide de le confirmer : essayez de cliquer et de faire glisser pour sélectionner un mot dans le document. Sur un PDF textuel, le curseur change et vous pouvez mettre en surbrillance des mots individuels. Sur un PDF numérisé, rien ne se passe ou la page entière est sélectionnée comme un seul bloc d'image. Cette différence est à l’origine de la plupart des problèmes qui en découlent.
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Vous ne pouvez pas effectuer de recherche à l'intérieur
Appuyez sur Ctrl+F dans un PDF numérisé et la recherche ne trouve rien – ou elle recherche le nom du fichier, pas le contenu. Pour un formulaire de deux pages, cela représente un inconvénient mineur. Pour un contrat de 200 pages, un manuel de 500 pages ou une archive de dix années de factures, l'impossibilité de rechercher est une sérieuse limitation. Vous devez lire manuellement l'intégralité du document pour trouver ce que vous recherchez.
Ceci est réparable. L'exécution d'un PDF numérisé via un outil OCR PDF convertit le contenu de l'image en texte réel et l'intègre dans le fichier. Après l'OCR, le document est entièrement consultable : Ctrl+F recherche les mots et le fichier apparaît dans les recherches du système d'exploitation par son contenu, et pas seulement par son nom de fichier. L'outil OCR de WukongPDF chez www.wukongpdf.com gère cela en une seule étape.
Copier du texte ne vous donne rien d'utile
Besoin d'extraire une clause d'un contrat numérisé dans un e-mail ? Ou extraire un tableau de figures d'un rapport numérisé dans une feuille de calcul ? Avec un PDF texte, vous sélectionnez et copiez. Avec un PDF numérisé, soit vous n'obtenez rien, soit vous obtenez l'OCR rudimentaire que votre visionneuse PDF exécute à la volée, ce qui est souvent suffisamment inexact pour nécessiter une correction importante.
Les gens contournent ce problème en retapant le contenu manuellement, ce qui est lent et introduit des erreurs. Ou bien ils prennent des captures d’écran du texte et essaient de les lire, ce qui est gênant. L'exécution d'une OCR appropriée sur le document élimine d'abord tout cela : une fois le texte réel, sa copie fonctionne exactement comme prévu.
Les PDF numérisés sont disproportionnellement volumineux
Un document texte de dix pages exporté à partir de Word peut faire 200 Ko. Les mêmes dix pages numérisées à 300 DPI peuvent faire 15 Mo. Ce n'est pas une faute de frappe : les PDF numérisés stockent chaque page sous forme d'image haute résolution, et les données d'image sont intrinsèquement beaucoup plus lourdes que le texte codé.
Cela crée des problèmes pratiques : limites de pièces jointes aux e-mails, téléchargements lents sur les portails, coûts de stockage à grande échelle. Le correctif est la compression : un bon outil PDF Compression réduit considérablement les PDF numérisés, souvent de 60 à 80 %, tout en gardant les images lisibles. Pour les archives volumineuses de documents numérisés, la compression avant stockage mérite d'être effectuée systématiquement.
Ils sont inaccessibles aux lecteurs d'écran
Les lecteurs d'écran – logiciels utilisés par les personnes malvoyantes pour lire des documents à haute voix – fonctionnent en lisant le contenu textuel d'un fichier. Un PDF numérisé ne contient aucun contenu textuel que le lecteur d'écran peut trouver. Le document entier lui est invisible. Cela fait des PDF numérisés un problème d’accessibilité important dans tous les contextes où les documents doivent être utilisables par des personnes malvoyantes.
Dans les contextes professionnels et du secteur public, il ne s'agit pas seulement d'une question de courtoisie : dans de nombreuses juridictions, les exigences de conformité en matière d'accessibilité s'appliquent aux documents numériques, et un PDF contenant uniquement des images ne répond pas à ces exigences. L'OCR est ici aussi la solution technique : une fois que le texte est réel, les lecteurs d'écran peuvent l'utiliser.
La solution est plus simple que le problème ne le paraît
Tous ces problèmes (contenu impossible à rechercher, texte non copiable, fichiers surdimensionnés, problèmes d'accessibilité) ont la même cause profonde et en grande partie la même solution. Exécutez le PDF numérisé via OCR pour rendre le texte réel, puis compressez-le pour réduire la taille du fichier. Deux étapes, et le document se comporte comme un véritable PDF plutôt que comme une photographie déguisée. Pour les documents avec lesquels vous devrez travailler plus d'une fois, cela vaut la peine de le faire avant qu'ils ne soient stockés plutôt qu'après avoir déjà perdu du temps à trouver des solutions de contournement.
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