La documentation en ligne (manuels d'utilisation, références API, centres d'aide, guides produits) peut être publiée au format PDF ou sous forme de pages Web (HTML). Le choix du format affecte la manière dont les utilisateurs trouvent et lisent le contenu, la facilité avec laquelle il peut être mis à jour et son bon fonctionnement sur mobile. Chacun possède de véritables atouts, et de nombreuses organisations les utilisent à des fins différentes.
Comment la documentation HTML fonctionne mieux
La documentation HTML est native du Web. Les moteurs de recherche indexent des pages individuelles, ce qui signifie que les utilisateurs recherchant un sujet spécifique peuvent accéder directement à la section concernée plutôt que d'avoir à télécharger un fichier et à y effectuer une recherche. Une recherche Google sur "comment réinitialiser le mot de passe de votre produit" peut amener l'utilisateur directement à la page 47 de votre contenu d'aide – ce qui est impossible avec un PDF derrière un lien de téléchargement.
HTML s'adapte également à n'importe quel écran. Les utilisateurs mobiles peuvent lire la documentation sans zoomer ni faire défiler une page à mise en page fixe. Le contenu peut être mis à jour sans remplacer de fichier : corrigez une faute de frappe ou mettez à jour une capture d'écran et la modification est immédiatement appliquée à tous les utilisateurs. Et la documentation HTML peut inclure des éléments interactifs : des exemples de code que les utilisateurs peuvent copier en un seul clic, des sections extensibles, des vidéos intégrées, une recherche en direct sur tout le contenu.
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Là où la documentation PDF présente l'avantage
La documentation PDF fonctionne hors ligne. Un utilisateur qui télécharge le manuel peut le lire sans accès à Internet : dans un avion, dans un centre de données avec une connectivité limitée ou lorsqu'il travaille avec des équipements dans des environnements où les téléphones ne sont pas autorisés. Pour la documentation matérielle, les manuels industriels ou toute référence technique utilisée sur le terrain, il s’agit d’un avantage pratique significatif.
PDF conserve également une mise en page fixe qui peut être imprimée de manière fiable. Lorsqu'un technicien doit travailler à partir d'une liste de contrôle imprimée ou d'un guide d'installation, un PDF qui s'imprime correctement à chaque fois est préférable à un HTML qui peut être reformaté de manière imprévisible sur différents navigateurs et imprimantes.
Pour la documentation formelle qui représente une version spécifique du produit (le manuel de la version 3.2 du logiciel, la spécification d'une version particulière du produit), PDF crée un enregistrement fixe qui ne change pas. La documentation HTML est toujours à jour, ce qui est généralement une bonne chose, mais cela signifie que les versions historiques des documents peuvent ne pas être conservées à moins que vous ne les versionniez spécifiquement.
Découverte : le facteur le plus important
Pour la plupart des documentations en ligne, la découvrabilité est le facteur décisif. Si les utilisateurs ont besoin de rechercher de l'aide et de la trouver via Google ou la recherche de votre site, HTML l'emporte de manière décisive. Le contenu PDF est de plus en plus indexé par les moteurs de recherche, mais pas de manière aussi granulaire : un résultat de recherche pointant vers une page spécifique d'un PDF est moins utile qu'un résultat pointant directement vers la section HTML qui répond à la question.
Si votre documentation est principalement trouvée via la navigation (les utilisateurs savent déjà où aller) plutôt que par la recherche, l'écart de visibilité importe moins et d'autres facteurs entrent en jeu.
L'approche hybride commune
De nombreuses équipes de documentation publient les deux formats. La documentation principale est au format HTML : consultable, adaptée aux appareils mobiles et toujours à jour. Une exportation PDF est générée à partir du même contenu pour les utilisateurs qui souhaitent télécharger le manuel complet, l'imprimer ou conserver une copie locale. Des outils tels que Sphinx, MkDocs et GitBook peuvent générer les deux sorties à partir du même contenu source avec un minimum d'effort supplémentaire.
Cet hybride évite les compromis liés au choix d’un seul format exclusivement. Les utilisateurs en ligne bénéficient d'une expérience HTML consultable et réactive. Les utilisateurs qui ont besoin d’une version hors ligne ou imprimable obtiennent un PDF propre et bien formaté. Le contenu est conservé au même endroit et publié dans les deux formats, il n'y a donc aucune charge de maintenance supplémentaire.
Quand choisir l'un plutôt que l'autre
Choisissez HTML si : la documentation est principalement utilisée en ligne, la visibilité sur les moteurs de recherche est importante, le contenu change fréquemment ou l'accès mobile est important. Choisissez PDF si : les utilisateurs ont besoin d'un accès hors ligne, la documentation doit être imprimée, elle représente une version corrigée d'un produit ou elle doit être distribuée sous forme de fichier autonome. Pour la plupart des produits et services logiciels modernes, la documentation HTML avec une option de téléchargement PDF couvre efficacement les deux bases.
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