Vous envoyez à un client un formulaire PDF. Ils le remplissent, le signent et le renvoient. Une semaine plus tard, vous ouvrez le formulaire pour vérifier un détail et découvrez que les numéros ont été modifiés. Le client, ou quelqu'un qui lui a transmis le formulaire, a modifié les champs après avoir signé. Le formulaire que vous avez reçu n’est pas celui que vous avez envoyé. Ce scénario est la raison pour laquelle l’aplatissement existe.
L'aplatissement d'un formulaire PDF convertit les champs interactifs à remplir en contenu statique et non modifiable. Le texte saisi dans le formulaire fait partie de la page elle-même, tout comme le texte original imprimé. Personne ne peut ouvrir le PDF aplati et modifier les réponses, que ce soit par accident ou volontairement. Pour tout formulaire où l'intégrité des données soumises est importante, et cela inclut les contrats, les candidatures, les factures et les documents juridiques, l'aplatissement est l'étape qui verrouille les réponses en place.
Que se passe-t-il lorsqu'un formulaire PDF est aplati
Un PDF Forms à remplir contient deux types de contenu. Le contenu statique correspond au texte, aux lignes, aux logos et à la mise en page qui étaient présents lors de la création du formulaire. Le contenu interactif est constitué des objets de champ : zones de texte, cases à cocher, boutons radio, listes déroulantes et champs de signature que le destinataire du formulaire remplit. Ces champs sont des objets distincts superposés au-dessus de la page statique.
Lorsque vous aplatissez le formulaire, les champs interactifs sont fusionnés dans le contenu statique. Le texte saisi dans une zone de texte devient un texte permanent sur la page, impossible à distinguer des étiquettes du formulaire d'origine. Les cases cochées deviennent des coches permanentes. Les objets de champ interactifs eux-mêmes sont supprimés. Le résultat semble identique au formulaire rempli, mais il n'y a plus de champs sur lesquels cliquer, saisir ou modifier. Chaque réponse est verrouillée.
L'aplatissement est un processus à sens unique. Une fois un formulaire aplati, vous ne pouvez pas extraire les données des champs, modifier les réponses ou restaurer les champs interactifs. Les informations soumises sont conservées dans le contenu de la page, mais elles ne sont plus lisibles par machine en tant que données de formulaire. Si vous devez ultérieurement extraire les réponses du formulaire dans une feuille de calcul ou une base de données, enregistrez une copie du formulaire rempli mais non aplati avant de l'aplatir. L'original non aplati préserve les données. La copie aplatie préserve l'apparence et empêche toute falsification.
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Comment aplatir un formulaire PDF étape par étape
WukongPDF fournit un flux de travail d'aplatissement simple. Ouvrez le formulaire PDF rempli dans l'outil d'édition. Une fois le formulaire chargé, recherchez l’option permettant d’aplatir les champs du formulaire. L'outil fusionne tous les champs interactifs dans le contenu de la page et enregistre le résultat sous forme de nouveau PDF. Téléchargez le fichier aplati. Le formulaire original rempli reste dans votre compte, non aplati, vous pouvez donc toujours revenir à la version modifiable si vous devez extraire des données ou apporter des corrections.
Si vous utilisez Adobe Acrobat, le processus d'aplatissement se fait sous les outils de production d'impression ou peut être effectué via la fonction de contrôle en amont. Accédez à Outils, Production d'impression et sélectionnez Aperçu de l'aplatissement. Choisissez d'aplatir toutes les pages. Enregistrez le document aplati sous un nouveau nom de fichier. L'aplatisseur d'Acrobat offre un contrôle détaillé sur la manière dont la transparence, la surimpression et les espaces colorimétriques sont gérés lors de l'aplatissement. Ces options sont importantes pour la production d'impression mais ne sont généralement pas nécessaires pour PDF Security et le verrouillage des formulaires.
Pour les utilisateurs Mac travaillant avec Preview, il existe une approche indirecte. Ouvrez le formulaire rempli dans Aperçu. Choisissez Fichier, puis Imprimer. Dans la boîte de dialogue d'impression, cliquez sur le bouton PDF et choisissez Enregistrer au format PDF. Cela rafraîchit le document et aplatit efficacement les champs du formulaire dans le contenu de la page. Testez le résultat en essayant de cliquer sur un champ du formulaire. Si cliquer ne fait rien, l'aplatissement a réussi. Cette méthode est gratuite et ne nécessite aucun logiciel supplémentaire.
Pourquoi l'aplatissement est-il important pour les documents juridiques et commerciaux
Un formulaire Fillable PDF non aplati qui a été rempli est un document actif et modifiable. N'importe quel destinataire peut l'ouvrir dans une visionneuse PDF, cliquer sur un champ et modifier la réponse. La valeur modifiée ressemblera exactement à la valeur d'origine. Il n’y a aucune indication visuelle que quelque chose a été modifié. Le destinataire peut être un client honnête qui modifie accidentellement un numéro lors du défilement. Il peut s’agir d’une partie malhonnête qui souhaite modifier les termes du contrat après la signature du document. Dans les deux cas, les champs modifiables rendent la modification extrêmement facile à effectuer.
L'aplatissement élimine ce risque. Un formulaire aplati ne contient aucun champ modifiable. Les réponses sont aussi permanentes que l’encre sur du papier. C'est pourquoi de nombreuses organisations exigent que les formulaires PDF soumis soient aplatis avant d'être traités. Les agences gouvernementales, les systèmes judiciaires, les institutions financières et les prestataires de soins de santé incluent souvent l'aplatissement dans leurs directives de soumission de documents. Ils ne souhaitent pas recevoir un formulaire en direct qui aurait pu être modifié une fois que l'auteur a affirmé qu'il avait été rempli.
Aplatissement ou protection par mot de passe : lequel verrouille réellement les données
Les gens confondent parfois l'aplatissement avec la protection par mot de passe, car les deux sont utilisés pour empêcher les modifications d'un PDF. Ils font des choses différentes. La protection par mot de passe restreint les personnes pouvant ouvrir ou modifier le fichier. Un formulaire protégé par mot de passe peut être crypté afin que seul le destinataire prévu puisse l'ouvrir, et des restrictions d'édition peuvent empêcher un lecteur PDF de modifier le document. Mais si le mot de passe est partagé ou si les restrictions d'édition sont contournées, les champs restent modifiables. La protection par mot de passe contrôle l’accès. Il ne verrouille pas les données.
L'aplatissement contrôle les données elles-mêmes. Un formulaire aplati ne peut pas être modifié même par une personne disposant d'un accès total et illimité au fichier, car les champs modifiables n'existent plus. Il n'y a plus rien à modifier. Les données font désormais partie de la page. Pour les documents pour lesquels l’intégrité des informations soumises compte plus que la possibilité de les extraire ultérieurement, l’aplatissement constitue la meilleure protection car elle est irréversible. Pour les documents pour lesquels vous souhaitez à la fois l'intégrité des données et leur extractibilité continue, protégez le fichier par mot de passe pour restreindre la modification, mais conservez les champs intacts pour votre propre accès.
Erreurs d'aplatissement courantes et comment les éviter
L'erreur d'aplatissement la plus courante est de ne pas enregistrer l'original non aplati. Une fois aplaties, les données des champs de formulaire ne peuvent pas être extraites par programme. Si vous devez compiler les réponses de 500 formulaires dans une feuille de calcul, vous avez besoin des versions non aplaties avec les données de champ intactes. Aplatissez toujours une copie, jamais la seule version dont vous disposez.
La deuxième erreur consiste à aplatir le formulaire avant que celui-ci ne soit réellement terminé. Un formulaire aplati ne peut pas être mis à jour. Si le client revient et dit avoir fait une erreur dans le champ 7, vous ne pouvez pas simplement modifier ce champ. Vous devez revenir à l'original non aplati, effectuer la correction et aplatir à nouveau. Confirmez auprès de l'expéditeur que le formulaire est définitif avant de l'aplatir. Un rapide e-mail d'une ligne : « J'ai reçu votre formulaire complété. Veuillez confirmer que toutes les informations sont correctes avant de finaliser le document. évite de devoir refaire le travail.
La troisième erreur consiste à supposer que tous les outils PDF s'aplatissent de la même manière. Certains outils fusionnent le contenu des champs mais laissent les contours des champs visibles, ce qui prête à confusion pour les lecteurs qui tentent de cliquer sur ce qui ressemble à un champ modifiable mais qui est en réalité statique. Certains outils modifient la police ou l'espacement du texte du champ lors de l'aplatissement, produisant un résultat légèrement différent du formulaire rempli d'origine. Testez votre outil d'aplatissement sur un exemple de formulaire avant de traiter un lot important. Ouvrez la sortie aplatie, essayez de cliquer sur les champs et comparez l'apparence à l'original non aplati. Un outil qui produit une sortie visuelle identique et des champs totalement non interactifs est ce que vous voulez.
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