Dessiner une signature avec une souris produit un gribouillage irrégulier et enfantin qui ne ressemble en rien à votre signature réelle. La souris n'a pas été conçue pour l'écriture manuscrite et le résultat nuit au professionnalisme du document que vous signez. Heureusement, la plupart des outils de signature de PDF offrent des alternatives au dessin à main levée avec la souris : des signatures tapées qui s'affichent dans une police de style écriture manuscrite, des images de signature téléchargées et des signatures numériques basées sur des certificats qui ne nécessitent aucune signature visuelle.
Une signature nette et d’aspect professionnel ne nécessite pas une main ferme de la souris. Cela nécessite de savoir quelle méthode de signature utiliser.
Ajouter une signature Sign PDF en quelques clics de souris signifie choisir une méthode de signature qui correspond aux exigences du document : une signature dactylographiée ou téléchargée pour la plupart des documents professionnels, ou un certificat numérique pour les documents nécessitant une vérification cryptographique. Les outils PDF de WukongPDF prennent en charge les trois méthodes, et le flux de travail ci-dessous élimine complètement le dessin à main levée.
Signatures tapées : la méthode de clic seul la plus rapide
La plupart des outils de signature de PDF incluent une option de signature dactylographiée. Vous tapez votre nom, sélectionnez une police de style écriture manuscrite dans une liste d'options et l'outil affiche votre nom dans cette police sous forme de signature. Le résultat semble plus cohérent et professionnel que n’importe quelle signature de souris à main levée. Le bloc de signature affiche votre nom dans une police cursive ou script, dimensionné et positionné exactement comme vous le spécifiez.
Les signatures dactylographiées sont légalement valables pour la plupart des fins commerciales aux États-Unis en vertu de la loi ESIGN, qui définit une signature électronique au sens large comme tout son, symbole ou processus électronique attaché à un document dans l'intention de signer. Un nom tapé dans une police de script avec votre intention de signer satisfait à cette définition. Pour les documents nécessitant une assurance plus élevée, tels que les accords financiers réglementés ou les documents déposés auprès des tribunaux, une signature basée sur un certificat numérique fournit une preuve d'identité cryptographique qu'une signature dactylographiée ne fournit pas.
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Téléchargement d'une image de signature pour réutilisation
Créez une seule fois une image de signature propre et réutilisez-la dans chaque document que vous signez. Signez votre nom sur du papier blanc avec un stylo foncé. Photographiez-le ou numérisez-le en haute résolution. Recadrez étroitement l'image autour de la signature. Enregistrez-le au format PNG avec un arrière-plan transparent, que la plupart des éditeurs de photos peuvent produire. Téléchargez cette image dans la bibliothèque de signatures de votre outil de signature PDF. Dès lors, signer un document se fait en deux clics : sélectionnez la signature dans la bibliothèque, cliquez là où elle va sur la page.
L’arrière-plan transparent est le détail qui donne à une signature téléchargée un aspect professionnel. Une signature sur un rectangle blanc se détache sur des fonds colorés ou des en-têtes de documents. Une signature sur fond transparent se fond dans le document comme si elle était signée directement sur le papier. La plupart des outils de signature PDF acceptent les fichiers PNG et préservent la transparence lors de la signature sur la page. Si votre outil ne prend pas en charge la transparence, utilisez une couleur d'arrière-plan qui correspond à la couleur du papier du document, généralement du blanc pur pour les documents modernes.
Positionner et dimensionner correctement la signature
Le placement par clic positionne la signature en taille réelle par défaut. La plupart des outils vous permettent de redimensionner en faisant glisser les coins après le placement. Pour les blocs de signature faisant partie d'un formulaire, alignez la signature dans l'espace désigné plutôt que de couvrir la totalité du bloc. Une signature qui remplit le bloc bord à bord semble surdimensionnée et peu professionnelle. Une signature située à environ 60 à 80 % de la largeur du bloc, centrée, semble naturelle.
Les documents de plusieurs pages avec plusieurs emplacements de signature nécessitent un dimensionnement cohérent. Appliquez la même image de signature à la même taille relative sur chaque page de signature. Une taille incohérente, où la signature apparaît plus grande à la page 3 qu'à la page 7, indique que différentes personnes peuvent avoir signé ou que le processus de signature a été négligent. La cohérence est la marque visuelle d’un document exécuté par des professionnels.
| Méthode de signature | Clics requis | Aspect | Poids légal |
|---|---|---|---|
| Nom saisi dans la police de script | 2-3 clics | Propre, cohérent, clairement pas manuscrit | Valable pour la plupart des fins commerciales sous ESIGN |
| Image de signature téléchargée | 2 clics après la configuration initiale | On dirait une vraie signature à l'encre | Valable pour la plupart des fins commerciales sous ESIGN |
| Signature de certificat numérique | 3-5 clics + configuration du certificat | Sceau cryptographique, pas de signature visuelle obligatoire | Poids légal le plus élevé, preuve cryptographique |
| Dessin de souris à main levée | N/A (éviter) | Dentelé, non professionnel | Apparence légalement valide mais non professionnelle |
Configuration d'un certificat numérique pour la signature par clic
Les certificats numériques offrent le plus haut niveau d'assurance de signature grâce à la cryptographie à clé publique. Le certificat lie votre identité à une paire de clés cryptographiques. Lorsque vous signez, le PDF intègre une signature numérique qui peut être validée par toute personne ouvrant le fichier. La création d'un certificat numérique pour un usage personnel est gratuite via la fonctionnalité d'identification numérique d'Adobe Acrobat ou via des autorités de certification tierces qui délivrent gratuitement des certificats de validation de base par courrier électronique.
La configuration du certificat est un processus unique. Dans Acrobat, accédez à Édition, Préférences, Signatures et créez une nouvelle identification numérique. Choisissez un emplacement pour stocker le certificat, définissez un mot de passe pour le protéger et indiquez votre nom et votre adresse e-mail. Après la configuration, la signature avec le certificat ajoute une signature numérique visible ou invisible qui apparaît dans le panneau de signature du PDF avec le statut de validation. La configuration prend environ cinq minutes. Chaque signature suivante nécessite trois clics : sélectionnez le certificat, saisissez son mot de passe et cliquez sur Signer.
Flux de travail multi-signatures avec méthodes de clic uniquement
Les documents nécessitant plusieurs signatures, contrats, approbations, signatures bénéficient de champs de signature qui guident chaque signataire vers l'emplacement désigné. Créez des champs de signature dans le PDF avant de l'envoyer pour signature. Chaque champ porte le nom ou le rôle du signataire prévu. Les signataires cliquent sur leur champ, appliquent leur signature en utilisant n'importe quelle méthode de clic uniquement, et le document signé est automatiquement acheminé vers le signataire suivant dans des outils prenant en charge les flux de travail de signature séquentielle.
La signature séquentielle préserve l'ordre des signatures, ce qui est important pour les documents pour lesquels l'ordre de signature a une signification juridique. Un contrat qui doit être signé d'abord par l'acheteur et ensuite par le vendeur doit utiliser un flux de travail qui applique cet ordre plutôt qu'un libre pour tous où les deux parties signent indépendamment. Les méthodes de signature par clic s'intègrent à ces flux de travail exactement comme le font les méthodes à main levée, avec l'avantage que chaque signature a un aspect professionnel quel que soit le périphérique d'entrée utilisé par chaque signataire.
Sauvegarder le document signé en toute sécurité
Après la signature, enregistrez le PDF signé sous un nouveau nom de fichier qui le distingue de l'original non signé. Client-Contract-Signed.pdf versus Client-Contract-Draft.pdf évite la confusion liée à l'envoi par erreur de la version non signée. Certains outils de signature ajoutent automatiquement -signed au nom du fichier. Vérifiez ce comportement dans votre outil et établissez une convention de dénomination cohérente.
Verrouillez la signature après le placement si l'outil propose cette option. Le verrouillage empêche la signature d'être déplacée, redimensionnée ou supprimée par les spectateurs suivants. Une signature déverrouillée peut être accidentellement retirée du bloc de signature ou entièrement supprimée par une personne examinant le document. Le verrouillage est une simple case à cocher pendant ou après le placement qui protège l'intégrité du document signé. Si le document nécessite des modifications supplémentaires ou des signatures supplémentaires après la vôtre, ignorez le verrouillage jusqu'à ce que le signataire final termine sa signature.
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