Une boîte noire sur un texte expurgé est le symbole universel d’une information cachée. Cela indique au lecteur que quelque chose a été supprimé. Parfois, c'est le bon message. D’autres fois, une boîte noire prête à confusion ou est alarmante. Un état financier avec des rectangles noirs aléatoires suggère un scandale. Un document juridique dont les sections sont masquées suscite des soupçons sur ce qui est caché. Un formulaire rendu public avec des boîtes noires ressemble à un document gouvernemental censuré.
Le remplacement du texte rédigé par des étiquettes personnalisées au lieu de cases noires modifie le message de « quelque chose est caché ici » ; à "cette information a été supprimée pour une raison spécifique." L'étiquette communique la catégorie des informations expurgées, ce qui correspond souvent exactement à ce que le lecteur a besoin de savoir.
Pourquoi les étiquettes de rédaction personnalisées sont importantes
Les étiquettes de rédaction personnalisées servent à trois fins. Ils indiquent au lecteur quel type d'informations ont été supprimées, telles que « [numéro de sécurité sociale] » ou « [numéro de sécurité sociale] ». ou "[Numéro de compte]". Ils expliquent pourquoi, comme « [Expurgé pour des raisons de confidentialité] » ou "[Confidentiel - Produit de travail d'avocat]." Et ils fournissent un traitement visuel cohérent qui semble intentionnel plutôt que suspect. Un document dans lequel chaque rédaction est étiquetée « [Informations personnelles] » communique que la suppression a été effectuée systématiquement dans un souci de respect de la vie privée, et non de manière sélective pour cacher des faits préjudiciables.
Les étiquettes personnalisées sont particulièrement importantes pour les documents divulgués en vertu des lois sur la liberté d'information ou partagés lors de la découverte lors d'un litige. La partie destinataire doit savoir quelles catégories d’informations ont été retenues, et pas seulement savoir si quelque chose a été retenu. Une rédaction intitulée « [Privilège avocat-client] » communique le fondement juridique de la retenue. Une boîte noire ne communique rien sauf que le producteur ne veut pas que vous lisiez ce qu'il y a en dessous.
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Comment appliquer des étiquettes de rédaction personnalisées
L'outil de rédaction du WukongPDF comprend une option permettant de définir un texte de superposition personnalisé. Au lieu de sélectionner une case noire comme marque de rédaction, sélectionnez Texte personnalisé. Tapez le libellé que vous souhaitez afficher, tel que "[SUPPRIMÉ]" ou "[SSN]." L'outil supprime définitivement le contenu sous-jacent et place le texte de votre étiquette dans une zone au-dessus de la zone rédigée.
Choisissez un format d'étiquette cohérent dans tout le document. Choisissez une combinaison de couleur de texte et de couleur d’arrière-plan. Le texte noir sur fond gris clair est lisible sans être dur. Le texte blanc sur fond noir est traditionnel mais austère. Un texte rouge foncé sur fond blanc avec une fine bordure signale une rédaction légale. Quelle que soit la combinaison que vous choisissez, utilisez-la de manière cohérente. Les styles de rédaction mixtes au sein d’un même document semblent bâclés et sapent le message d’une gestion systématique et minutieuse de l’information.
Concevoir des étiquettes de rédaction efficaces
L’étiquette doit être suffisamment courte pour tenir dans la zone de rédaction sans être coupée. Une étiquette du type « [Informations personnelles identifiables supprimées conformément à la politique de confidentialité] » ; ne rentrera pas dans une boîte de rédaction étroite sur un seul nom. Utilisez des abréviations ou des codes courts pour les rédactions étroites et des étiquettes plus longues pour les rédactions plus larges. Une liste de codes d'abréviation standard au début du document aide le lecteur à décoder les étiquettes : SSN = numéro de sécurité sociale, ACN = numéro de compte, DOB = date de naissance.
La taille de la police du texte de l’étiquette doit être suffisamment petite pour être adaptée mais suffisamment grande pour être lisible. Un texte de six à huit points convient aux rédactions étroites. Neuf à dix points fonctionnent pour des rédactions plus larges. L'étiquette doit être centrée dans la zone de rédaction. Les étiquettes alignées à gauche semblent mal alignées lorsque la largeur des zones de rédaction varie. L'outil Rédaction PDF doit gérer le centrage automatiquement, mais vérifier le résultat avant de finaliser.
Vérification des expurgations personnalisées
Après avoir appliqué des expurgations d'étiquettes personnalisées, vérifiez que le contenu original a réellement disparu. L'étiquette doit apparaître à la place du texte original. Sélectionnez et copiez la zone autour de la rédaction. Collez-le dans un éditeur de texte. Le texte collé doit contenir l'étiquette de rédaction, et non le texte masqué d'origine. Si le texte original apparaît dans la sortie copiée, la rédaction n'a pas été correctement appliquée. L'étiquette a été placée comme une annotation plutôt que comme un remplacement permanent du contenu.
Recherchez dans le document les termes expurgés. Une recherche d’un numéro de sécurité sociale ne devrait donner aucun résultat. Si la recherche trouve le texte expurgé, la rédaction a manqué cette instance. Cela se produit généralement lorsque le texte apparaît dans un format inattendu, par exemple avec des tirets ou des espaces qui diffèrent du modèle de recherche. Une vérification systématique de la sécurité des PDF, recherchant chaque terme expurgé un par un, détecte ces oublis avant que le document ne quitte votre contrôle.
Un système d'étiquetage de rédaction pratique pour les organisations qui publient régulièrement des documents publiquement : créez des codes de rédaction standard. Les agences gouvernementales utilisent des codes tels que (b)(4) pour les secrets commerciaux et (b)(6) pour la vie privée. L'adoption d'un système de code similaire démontre la transparence car le lecteur sait que le même code a la même signification dans tout le document et dans plusieurs versions.
Lors de la rédaction de données de type feuille de calcul dans lesquelles une colonne contient le même type d'informations sur plusieurs lignes, une seule étiquette à l'échelle de la colonne, telle que « [Numéro de compte] » apparaît. est plus propre que d’étiqueter chaque cellule individuellement. Dessinez un large rectangle de rédaction couvrant toute la colonne, appliquez l'étiquette une fois et le lecteur voit une marque propre et unifiée au lieu de quarante petites étiquettes encombrées, difficiles à lire et qui semblent encombrées.
Un flux de travail pratique pour les documents qui seront expurgés plusieurs fois pour différents publics : conservez le fichier original non expurgé comme fichier principal et créez à partir de celui-ci des versions expurgées spécifiques à l'audience. Le conseil d'administration reçoit une version avec les détails financiers visibles mais les informations personnelles expurgées. Le public reçoit une version contenant à la fois les informations financières et personnelles expurgées. L’équipe d’audit interne reçoit l’original non expurgé. Chaque version est produite en appliquant un ensemble différent de marques de rédaction au fichier maître, puis en enregistrant une copie. Le fichier maître reste propre. Les versions spécifiques au public sont traçables jusqu'à une seule source faisant autorité. Cette approche est une pratique courante pour les sociétés cotées en bourse préparant la publication de leurs résultats, où différentes parties prenantes ont des droits d'accès à l'information différents.
Les étiquettes de rédaction personnalisées remplissent également une fonction d’accessibilité importante. Un lecteur d'écran rencontrant une boîte noire annonce un message « graphique » ou ne dit rien du tout, laissant l'utilisateur ignorer que les informations ont été supprimées. Une expurgation étiquetée se lit à haute voix comme « Expurgé : numéro de sécurité sociale ». ou "Supprimé : informations personnelles", donnant à l'utilisateur du lecteur d'écran le même contexte qu'un lecteur voyant obtient en lisant l'étiquette. Il s’agit d’un détail qui sépare la conformité de base de la préparation de documents véritablement inclusive. Lors de la création de documents expurgés destinés à une distribution publique, vérifiez les étiquettes avec un lecteur d'écran pour confirmer qu'elles sont correctement annoncées.
Une dernière considération concernant les étiquettes de rédaction dans des contextes juridiques et réglementaires : l'étiquette elle-même peut être sujette à contestation. Une partie adverse dans un litige peut faire valoir qu'une étiquette telle que « privilège avocat-client » est utilisée. exagère la protection et exige qu’un juge examine le document sous-jacent. Avant d'appliquer des étiquettes de privilège, confirmez auprès d'un avocat que les documents expurgés remplissent véritablement les conditions requises pour la protection revendiquée. Une rédaction mal étiquetée peut être pire que l’absence d’étiquette, car elle donne une idée du contenu caché qui peut s’avérer fausse par la suite. En cas de doute, utilisez des étiquettes neutres telles que « Expurgé » ou « Informations retenues » qui ne prétendent pas pourquoi le contenu a été supprimé.
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