Un document numérisé au format PDF est une image de texte. Il ne peut pas être recherché, modifié ou cité sans le retaper. L’exécution de l’OCR sur la numérisation reconnaît le texte. Le résultat typique est un PDF avec une couche de texte invisible derrière l'image originale, ce qui rend le document consultable. Mais le texte est toujours coincé dans le PDF. L'exportation du résultat OCR sous forme de document Word consultable extrait le texte reconnu dans un format modifiable. Le flux de travail OCR PDF vers Word convertit une numérisation statique en un document évolutif qui peut être modifié, reformaté et réutilisé.
Comment l'OCR et l'exportation Word fonctionnent ensemble
OCR analyse l'image de la page numérisée et identifie les caractères. Le texte reconnu est stocké simultanément à deux endroits. Un calque de texte invisible est placé derrière l'image de la page d'origine dans le PDF, ce qui la rend consultable. Le même texte reconnu est également écrit dans un document Word, où il devient un texte modifiable. L'exportation Word conserve la sortie OCR dans un format que les traitements de texte peuvent ouvrir et modifier.
L'exportation Word tente de conserver la mise en forme d'origine. Les polices, les tailles de police, le style gras et italique et l'alignement des paragraphes sont approximés en fonction de ce que le moteur OCR a détecté lors de l'analyse. La fidélité du formatage dépend de la qualité de la numérisation originale et de la sophistication du moteur OCR. Les documents simples à une seule colonne sont convertis proprement. Les mises en page complexes à plusieurs colonnes peuvent nécessiter un reformatage manuel dans Word après la conversion. La sortie PDF vers Word de l'OCR est un point de départ pour l'édition, pas une réplique parfaite.
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Exécution de l'OCR avec l'exportation Word dans Adobe Acrobat
Ouvrez le PDF numérisé dans Adobe Acrobat Pro. Accédez au panneau Outils et sélectionnez Numérisation et OCR. Choisissez Reconnaître le texte, puis Dans ce fichier. La boîte de dialogue OCR apparaît. Sélectionnez la langue du document et le style de sortie. Choisissez Image consultable pour créer un PDF consultable. Choisissez Texte et images modifiables pour exporter directement au format Word.
L'option Texte et images modifiables exécute l'OCR et exporte le résultat vers un document Word en une seule opération. Acrobat ouvre une boîte de dialogue Enregistrer sous. Choisissez le dossier de destination et enregistrez le fichier en tant que document .docx. Ouvrez le fichier Word résultant et vérifiez la qualité de la reconnaissance. Corrigez toutes les erreurs OCR. Ajustez la mise en forme là où la conversion automatique n'a pas conservé la mise en page d'origine. Le WukongPDF fournit au OCR PDF des capacités d'exportation Word via une plate-forme basée sur un navigateur.
Améliorer la précision de l'OCR pour une meilleure sortie de mots
La qualité du document Word exporté dépend entièrement de la précision de l'OCR. Améliorez l'analyse avant d'exécuter l'OCR. Utilisez une résolution de numérisation d'au moins 300 DPI. Assurez-vous que la page est droite et non inclinée. Nettoyez toutes les taches ou taches sur la vitre du scanner avant de numériser. Une analyse propre produit une OCR précise. Une OCR précise produit un document Word utilisable.
Sélectionnez la langue correcte du document avant d’exécuter l’OCR. Un document en français traité avec les paramètres OCR en anglais produit une sortie tronquée. Si le document contient plusieurs langues, sélectionnez la langue principale et corrigez manuellement les parties en langue secondaire après la conversion. Certains moteurs OCR prennent en charge la reconnaissance multilingue et peuvent traiter simultanément des documents contenant deux ou trois langues. Le paramètre de langue Scanned PDF est un paramètre critique qui affecte directement la qualité de sortie.
Gestion des tableaux et des formulaires dans l'exportation Word
Les tableaux d'un document numérisé présentent un défi pour la conversion OCR vers Word. Le moteur OCR doit reconnaître à la fois le texte de chaque cellule et la structure du tableau elle-même. Le document Word exporté tente de recréer le tableau avec des cellules fusionnées et des largeurs de colonnes approximatives. Le résultat nécessite souvent un ajustement manuel.
Après la conversion, examinez chaque tableau du document Word. Ajustez la largeur des colonnes. Fusionnez ou divisez des cellules mal combinées ou séparées. Vérifiez que les données de chaque cellule correspondent à l'analyse originale. Un tableau dont l'analyse a pris quelques secondes peut prendre quelques minutes pour être corrigé dans Word. L’investissement en temps est encore bien inférieur à la saisie manuelle de l’intégralité du tableau à partir de zéro. La sortie OCR PDF fournit la matière première. Le raffinement manuel produit le document final.
Traitement par lots de plusieurs documents numérisés
Adobe Acrobat Pro prend en charge le traitement OCR par lots via l'assistant d'action. Créez une action qui exécute l'OCR sur plusieurs fichiers et exporte chacun au format Word. Sélectionnez le dossier d'entrée contenant les PDF numérisés. Configurez les paramètres OCR. Exécutez l'action. Acrobat traite chaque fichier dans l'ordre, produisant un document Word correspondant pour chaque PDF numérisé.
Pour les lots volumineux, vérifiez la qualité de sortie sur un échantillon de documents convertis avant de vous engager dans le lot complet. Une erreur OCR systématique, telle qu'une lecture erronée constante d'un caractère particulier, peut affecter tous les documents du lot. Identifiez le modèle d'erreur dès le début et ajustez les paramètres OCR pour le corriger avant de traiter des centaines de fichiers. Le flux de travail par lots OCR PDF permet de gagner des heures par rapport au traitement de chaque document individuellement.
L'OCR avec l'exportation Word transforme un document numérisé d'une image statique en un fichier modifiable. La conversion n'est pas parfaite, mais elle élimine le besoin de retaper le document à partir de zéro. Le texte reconnu constitue la base. La correction manuelle apporte le vernis.
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La précision de l’OCR s’est considérablement améliorée ces dernières années. Les moteurs modernes atteignent une précision de plus de quatre-vingt-dix-neuf pour cent sur des analyses nettes. L’époque des sorties OCR tronquées est en grande partie révolue. Ce qui ressort d’un moteur OCR moderne est remarquablement proche du document dactylographié original.
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