Chaque semaine, vous traitez les mêmes PDF de la même manière. La facture mensuelle est compressée et envoyée par courrier électronique. Le rapport trimestriel est converti en Word et édité. Le nouveau contrat d'embauche est fusionné avec l'ensemble des avantages sociaux et envoyé pour signature. Chaque tâche se répète avec des données différentes mais des étapes identiques. Traiter chacun d'entre eux à partir de zéro revient à effectuer le même travail deux fois : une fois pour déterminer quoi faire et une fois pour le faire réellement.
Les modèles éliminent la première répétition. Un modèle PDF n'est pas un formulaire vierge. Il s'agit d'un flux de travail documenté qui spécifie les opérations, les paramètres et la séquence exacts pour un type de document récurrent. Lorsque la prochaine facture arrive, vous ne pensez pas quoi faire. Vous suivez le modèle. La charge cognitive diminue. Le temps de traitement diminue. Le taux d’erreur diminue.
Le tableau ci-dessous mappe les types de documents récurrents courants à leurs modèles de flux de travail, montrant les opérations et les paramètres pour chacun.
| Type de document | Opérations en séquence | Paramètres à normaliser |
|---|---|---|
| Factures | 1. Compressez à moins de 5 Mo ; 2. Renommez avec la date et le fournisseur ; 3. Enregistrer dans le dossier comptable | Qualité de compression : moyenne ; format de dénomination : AAAA-MM-JJ-vendor-invoice.pdf |
| Contrats | 1. Modifiez les modifications de texte ; 2. Fusionner avec les expositions ; 3. Ajoutez un champ de signature ; 4. Compresser pour le courrier électronique | Mode d'édition : texte uniquement ; ordre de fusion : contrat en premier, pièces exposées dans l'ordre des annexes |
| Rapports | 1. Convertissez le PDF en Word ; 2. Modifier dans Word ; 3. Reconvertissez en PDF ; 4. Ajouter des numéros de page | Conversion : conserver les tables ; numéros de page : en bas au centre, à partir de la page 1 |
| Documents numérisés | 1. OCR pour la recherche ; 2. Compresser ; 3. Renommer avec la date et la description | Langage OCR : détection automatique ; compression : haute qualité pour préserver la netteté du texte |
| Présentations | 1. Compresser pour visualiser l'écran ; 2. Fusionner avec les documents ; 3. Ajoutez un filigrane si confidentiel | Compression : résolution de l'écran ; filigrane : diagonale, gris clair, "Confidentiel" |
Créer un modèle que d'autres peuvent suivre
Un modèle ne permet de gagner du temps que si les personnes qui traitent les documents l'utilisent réellement. Le plus grand obstacle à l’adoption est la complexité. Un modèle comportant quinze étapes, des branches conditionnelles et des paramètres détaillés sera ignoré après la première semaine. Un modèle comprenant trois à cinq étapes, des noms d'opérations clairs et des paramètres décrits en langage simple sera suivi.
Écrivez le modèle sous forme de liste de contrôle et non de paragraphe. Chaque étape est une ligne. Chaque ligne est une action. Le principe PDF Workflow est qu'un modèle doit être utilisable par quelqu'un qui n'a jamais vu ce type de document auparavant. S’ils peuvent le suivre et produire le résultat correct, le modèle est bien conçu.
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Stockage et partage de modèles
Conservez les modèles dans un document partagé auquel tous les membres de l’équipe peuvent accéder et mettre à jour. Lorsque quelqu’un découvre un meilleur réglage ou une séquence plus rapide, il met à jour le modèle et tout le monde en profite. C'est la différence entre la productivité individuelle et la productivité d'équipe. Vos raccourcis personnels vous aident. Les modèles documentés aident tout le monde.
La plateforme PDF Editor de WukongPDF prend en charge les opérations qui apparaissent dans la plupart des flux de travail PDF récurrents. En standardisant vos modèles sur une seule plateforme, vous garantissez que chaque membre de l'équipe suivant le modèle obtient les mêmes résultats, quel que soit son appareil, son navigateur ou son système d'exploitation.
Quand réviser un modèle
Un modèle qui a fonctionné l’année dernière pourrait ne pas fonctionner cette année. Les conditions de soumission changent. Les limites de taille de fichier sont mises à jour. Les nouvelles fonctionnalités de l’outil rendent inutiles les anciennes solutions de contournement. Révisez les modèles tous les trimestres. Demandez aux personnes qui les utilisent quotidiennement si une étape provoque systématiquement des frictions ou produit des résultats inattendus. Le meilleur modèle est celui qui ne cesse de s’améliorer.
Lorsqu'un modèle échoue, diagnostiquez l'échec avant de le réviser. Le modèle avait-il les mauvais paramètres ? L'utilisateur a-t-il mal interprété une étape ? Le document d’entrée présentait-il des caractéristiques pour lesquelles le modèle n’a pas été conçu ? La réponse vous indique s'il faut réviser le modèle, améliorer la documentation ou créer un nouveau modèle pour une variante de document.
Mise à l'échelle des modèles au sein d'une équipe en pleine croissance
Un système de modèles qui fonctionne pour deux personnes doit être mis à jour pour dix. Documentez à qui appartient chaque modèle. Lorsqu'un modèle produit une sortie inattendue, le propriétaire enquête et met à jour. Sans propriété claire, les modèles se dégradent à mesure que les utilisateurs apportent des modifications non documentées ou contournent des étapes qui ne s'appliquent plus.
La plateforme PDF Workflow de WukongPDF prend en charge les opérations récurrentes qui constituent la plupart des modèles d'équipe. Lorsque chaque membre de l’équipe utilise la même plateforme avec les mêmes modèles, le résultat est prévisible, quelle que soit la personne qui a traité le document. Cette prévisibilité est l’objectif premier des modèles.
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