Convertir un long document (un manuscrit de livre, un manuel d'entreprise, un manuel technique, un rapport multi-chapitres) en PDF sans perdre le formatage est l'une de ces tâches qui semblent simples jusqu'à ce qu'elles ne le soient pas. Les documents courts sont convertis proprement en un seul clic. Les documents longs avec un formatage complexe, des images intégrées, des références croisées, des en-têtes et des pieds de page sont plus exigeants. Obtenir le bon résultat nécessite quelques étapes délibérées à chaque étape du processus.
Obtenir la structure du document source juste avant la conversion
La qualité de la sortie PDF reflète directement la qualité du document source. Les problèmes de formatage dans Word deviennent des problèmes de formatage dans le PDF – parfois plus visibles, parfois de manière légèrement différente. Avant de convertir quoi que ce soit, le document source doit être correctement structuré.
- Utilisez les styles de titre appropriés : Titre 1, Titre 2, Titre 3 – pas de modification manuelle du gras ni de la taille de la police. Cela crée une structure navigable dans le PDF et permet une table des matières fonctionnelle.
- Définissez des styles de paragraphe cohérents : le corps du texte, les légendes et les guillemets doivent chacun utiliser un style nommé plutôt qu'un formatage ad hoc. Les styles cohérents sont convertis de manière cohérente.
- Use page breaks, not empty paragraphs: starting a new chapter by pressing Enter twenty times creates fragile spacing that breaks unpredictably. Utilisez Insérer > Saut de page ou sauts de section à la place.
- Intégrer correctement les images : images doivent être insérées dans le document et non liées à des fichiers externes. Les images liées ne voyagent pas avec le document et peuvent apparaître sous forme de cases vides dans le PDF.
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Mise en page : obtenez ceci correctement avant d'exporter
Les dimensions, les marges et l'orientation de la page dans le document Word déterminent les dimensions de la page dans le PDF. Ceux-ci sont plus difficiles à modifier après coup qu’avant l’exportation, alors vérifiez-les attentivement d’abord.
Taille de la page
Décidez si le document est au format A4 (norme internationale) ou Lettre (norme américaine) avant de commencer – ou s'il s'agit d'un format personnalisé destiné à un usage spécifique, comme un livre de poche commercial. La modification de la taille de la page après la rédaction d'un long document entraîne une redistribution du texte dans l'ensemble du document, ce qui nécessite généralement un travail de reformatage.
Marges
Pour les documents qui seront imprimés et reliés, des marges miroir (plus larges sur le bord intérieur pour la reliure) empêchent le texte de disparaître dans la gouttière. Pour les documents uniquement numériques, des marges standard de 2 à 2,5 cm sur tous les côtés conviennent dans la plupart des cas. Les en-têtes et pieds de page nécessitent suffisamment d'espace dans la marge pour être visibles. Vérifiez que les numéros de page et les titres de chapitre ne sont pas tronqués dans l'aperçu avant impression.
Table des matières et PDF Navigation
Un long document sans navigation est frustrant à utiliser. Dans Word, insérez une table des matières automatique (Références > Table des matières) en fonction de vos styles de titre. Lorsqu'elle est exportée au format PDF, cette table des matières devient cliquable : les lecteurs peuvent accéder directement à n'importe quel chapitre ou section.
Les signets PDF (le panneau de navigation qui apparaît dans la barre latérale d'Adobe Reader) sont générés automatiquement à partir des styles de titre de Word lorsque vous exportez à l'aide de l'exportation PDF intégrée de Word. Assurez-vous d'utiliser Fichier > Enregistrer sous > PDF (et non Imprimer vers PDF) pour préserver cette structure. La méthode Imprimer vers PDF aplatit tout et perd la navigation par signets, ce qui est très important pour la navigation PDF dans un long document.
Gestion des images dans des documents longs
Les documents longs contenant de nombreuses images sont la source la plus courante de PDF surdimensionnés et de fichiers à chargement lent. Les images du document sont le principal facteur déterminant la taille du fichier, et les images haute résolution ajoutent rapidement du poids.
Avant d'exporter : dans Word, sélectionnez toutes les images et utilisez Compresser les images (clic droit sur n'importe quelle image > Compresser les images > Appliquer à toutes les images de ce document). Définissez la résolution sur Écran (150 DPI) pour la distribution numérique ou sur Impression (300 DPI) si le document doit être imprimé. Cette seule étape réduit souvent la taille du PDF exporté de 60 à 80 % par rapport à l'exportation d'images non compressées.
If the PDF is still too large after export, run it through WukongPDF's PDF Compression tool at www.wukongpdf.com for a further reduction. Pour un livre ou un manuel distribué sous forme numérique, le fait de conserver le fichier sous 10 Mo rend le partage par e-mail pratique et le téléchargement rapide.
Les paramètres d'exportation qui comptent
Dans la boîte de dialogue d'exportation PDF de Word (Fichier > Enregistrer sous > PDF), plusieurs options affectent la qualité de sortie :
- Optimiser pour : choisissez "Standard" pour une sortie de qualité d'impression ou "Taille minimale" pour la distribution Web/e-mail où la taille du fichier compte plus que la qualité de l'image
- Balises de structure du document pour l'accessibilité : permettent de préserver la structure des titres et de rendre le PDF lisible par les lecteurs d'écran.
- Créer des signets à l'aide de titres : activez cette option pour générer le panneau de navigation dans la visionneuse PDF à partir des titres de vos documents.
- Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) : activez cette option uniquement si le document doit répondre aux normes d'archivage : cela ajoute des exigences d'intégration de polices et restreint certaines fonctionnalités.
La vérification finale avant de distribuer
Après l'exportation, ouvrez le PDF et vérifiez : les favoris apparaissent-ils dans le panneau de navigation ? La table des matières renvoie-t-elle aux bonnes pages ? Toutes les images sont-elles rendues correctement ? La taille du fichier est-elle raisonnable pour la méthode de distribution ? Vérifiez quelques pages au milieu du document : les problèmes de formatage dans les documents longs apparaissent souvent au milieu plutôt qu'au début, là où vous regarderiez naturellement en premier. Un examen de dix minutes avant la distribution est beaucoup moins pénible que de recueillir les plaintes et de rééditer le dossier après coup.
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