La conversion d'Excel en PDF est intégrée à Excel lui-même, mais obtenir un résultat propre - un résultat dans lequel la feuille de calcul s'adapte correctement à la page, imprime sur le bon nombre de pages et ne coupe pas de colonnes - nécessite quelques ajustements de paramètres que de nombreuses personnes ignorent. L'exportation par défaut produit souvent un PDF dans lequel la feuille de calcul s'étend sur plus de pages que prévu ou les colonnes sont coupées au bord.
Configuration de la zone d'impression avant l'exportation
Avant d'exporter, définissez la zone d'impression pour contrôler exactement ce qui entre dans le PDF. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez inclure, accédez à Mise en page → Zone d'impression → Définir la zone d'impression. Cela indique à Excel d'exporter uniquement cette sélection plutôt que tout ce qui se trouve sur la feuille, y compris les cellules vides. Sans cette étape, Excel exporte souvent une grande région vierge à droite ou en dessous des données, produisant un PDF avec de nombreuses pages vides.
Si la feuille de calcul est trop large pour tenir sur une seule page, accédez à Mise en page → Ajuster à l'échelle et modifiez le paramètre Largeur sur « 1 page ». Cela met à l'échelle le contenu horizontalement pour l'adapter à la largeur d'une page tout en conservant autant de lignes par page que les données l'exigent. Pour les modèles financiers étendus comportant de nombreuses colonnes, c'est souvent la différence entre un PDF lisible et un modèle dans lequel la moitié des données est manquante.
Essayez de modifier PDF
Aucune installation nécessaire. Fonctionne directement dans votre navigateur.
Exportation depuis Excel
Dans Excel pour Windows : Fichier → Exporter → Créer PDF/XPS. Cela produit un PDF approprié avec du texte vectoriel et des polices intégrées. Alternativement, Fichier → Imprimer → changez l'imprimante en Microsoft Print en PDF. Les deux fonctionnent, mais la route Export produit une sortie légèrement meilleure pour les documents contenant des tableaux et des graphiques, car elle gère le contenu vectoriel de manière plus propre que le chemin d'impression.
Dans Excel pour Mac : Fichier → Enregistrer sous → PDF ou Fichier → Exporter → PDF. La version Mac accepte également Commande+P → Enregistrer sous PDF via la boîte de dialogue d'impression. Pour les classeurs comportant plusieurs feuilles, vérifiez si vous souhaitez exporter la feuille active uniquement ou toutes les feuilles. Excel utilise par défaut la feuille active. Par conséquent, si vous souhaitez exporter toutes les feuilles dans un seul PDF, modifiez la sélection dans la boîte de dialogue d'exportation.
Exportation depuis Google Sheets
Exportations Google Sheets via Fichier → Télécharger → Document PDF. La boîte de dialogue d'exportation propose plus d'options de mise en page que la plupart des gens ne le pensent : format du papier, orientation, échelle (ajustement à la largeur, ajustement à la hauteur ou pourcentage personnalisé), marges et s'il faut inclure un quadrillage et des en-têtes de ligne/colonne. Prendre une minute pour configurer ces paramètres avant de télécharger produit un PDF beaucoup plus utilisable que d'accepter les valeurs par défaut.
Pour les grandes feuilles de calcul, l'orientation paysage fonctionne souvent mieux que le portrait, et l'option "Ajuster à la largeur" est souvent plus efficace. la mise à l’échelle empêche les colonnes de s’enrouler. Si la feuille comporte des lignes d'en-tête gelées, l'activation de l'option « Répéter les lignes gelées » dans les options d'exportation, ces en-têtes sont transférés sur chaque page, ce qui rend les données multipages beaucoup plus faciles à lire.
Gestion de la taille du fichier de sortie
Les PDF Excel contenant de nombreux graphiques, une mise en forme conditionnelle ou des images intégrées peuvent être étonnamment volumineux. Un classeur de 2 Mo sous forme de fichier .xlsx peut produire un PDF de plus de 15 Mo s'il contient de nombreux graphiques haute résolution. L’exécution du PDF exporté via un outil PDF Compression réduit considérablement ce problème : les graphiques et les graphiques intégrés se compressent bien et le contenu du texte dans les cellules reste net. Pour les PDF envoyés par courrier électronique ou téléchargés sur un portail avec une taille limite, la compression vaut l'étape supplémentaire.
Si les destinataires ont besoin d'extraire les données plutôt que de simplement les visualiser, demandez-vous si un PDF est réellement le bon format. Un PDF d'une feuille de calcul est une représentation visuelle fixe : les nombres sont là mais ils ne peuvent pas être liés par une formule, filtrés ou triés. Pour les destinataires qui ont besoin de travailler avec les données plutôt que de simplement lire un rapport, le partage direct du fichier .xlsx ou un lien Google Sheets leur est plus utile que la conversion en PDF.
Essayez de modifier PDF
Aucune installation nécessaire. Fonctionne directement dans votre navigateur.