La conversion de tableaux et de graphiques Excel en PDF semble être simple – et c'est généralement le cas. Mais selon la façon dont vous procédez, vous pouvez vous retrouver avec des graphiques tronqués, des légendes manquantes, des couleurs qui ne correspondent pas à la version à l'écran ou un fichier si volumineux qu'il est difficile à partager. Quelques choix délibérés avant l’exportation font la différence entre un résultat propre et un résultat à corriger.
Ce que vous convertissez réellement
Les graphiques Excel sont des objets vectoriels lorsqu'ils résident dans Excel : ils sont rendus à partir de données et non stockés sous forme d'images fixes. Lorsque vous convertissez un classeur au format PDF, Excel restitue ces graphiques au format PDF au moment de l'exportation. La qualité de ce rendu dépend des paramètres d'exportation et de la façon dont les graphiques sont dimensionnés et positionnés sur la feuille.
Ceci est différent de l'enregistrement d'un graphique sous forme d'image (PNG, JPG), puis de son ajout à un PDF : ce processus pixellise le graphique à une résolution fixe. La conversion native Excel en PDF préserve le graphique comme un rendu de haute qualité sans plafond de résolution, ce qui est l'une des raisons de l'utiliser sur le parcours de l'image dans la plupart des cas.
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Exportation d'un seul graphique comme son propre PDF
Si vous avez besoin uniquement du graphique (et non des données de la feuille de calcul environnante), cliquez sur le graphique pour le sélectionner, puis accédez à Fichier > Fichier. Imprimer. Une fois le graphique sélectionné, l'aperçu avant impression d'Excel affiche le graphique remplissant la page plutôt que la feuille de calcul complète. Choisissez Enregistrer au format PDF ou sur votre imprimante PDF et vous obtenez un PDF contenant uniquement le graphique, dimensionné à la page.
Vérifiez attentivement l’aperçu avant impression avant d’exporter. Le graphique doit remplir la page sans être coupé sur les bords. Si le graphique s'étend au-delà de la zone imprimable, redimensionnez-le dans Excel (faites glisser les bordures du graphique) ou ajustez les marges de la page avant de l'exporter. Ce que vous voyez dans l'aperçu est ce que vous obtenez dans le PDF.
Exportation de graphiques avec des données
Lorsque le graphique doit apparaître à côté de ses données de support (un graphique avec le tableau sous-jacent visible en dessous), définissez d'abord la zone d'impression. Dans Excel, sélectionnez les cellules et le graphique que vous souhaitez inclure, accédez à Mise en page > Zone d'impression > Définissez la zone d'impression, puis exportez. Seule la plage sélectionnée apparaît dans le PDF.
Avant d'exporter, vérifiez ces paramètres dans la mise en page :
- Orientation : les graphiques larges fonctionnent souvent mieux en mode paysage. Passez du portrait au paysage si le graphique est coupé sur le côté droit.
- Échelle : la « Feuille d'ajustement sur une seule page » ; L'option Ajuster à l'échelle peut s'avérer utile si le contenu est légèrement trop large, mais utilisez-le avec précaution : une mise à l'échelle trop petite rend les étiquettes des graphiques et les points de données illisibles.
- Marges : les marges étroites donnent plus d'espace aux graphiques. Mise en page > Marges > Narrow utilise des marges de 0,75 pouce au lieu de la valeur par défaut de 1 pouce, ce qui peut faire la différence entre un graphique bien ajusté et légèrement rogné.
Quand les couleurs semblent différentes dans le PDF
Les graphiques Excel utilisent des couleurs RVB conçues pour l'affichage à l'écran. Lorsqu'elles sont converties en PDF puis imprimées, ces couleurs subissent une conversion écran en CMJN qui peut modifier certaines teintes, en particulier les bleus, les verts et les oranges vifs. Si la précision des couleurs est importante pour la sortie finale, vérifiez le PDF sur un écran calibré avant de l'envoyer à l'impression.
Pour les graphiques qui ne seront affichés qu'à l'écran (dans un courrier électronique, dans un PDF partagé, sur un écran de présentation), le changement de couleur résultant de la conversion CMJN n'est pas pertinent. Les couleurs du PDF correspondront suffisamment à la version écran pour des raisons pratiques.
Conversion de fichiers Excel sans Excel installé
Si Excel n'est pas disponible (vous utilisez un ordinateur sans Office ou vous avez reçu un fichier .xlsx et devez le convertir rapidement) - l'outil Excel en PDF de WukongPDF sur www.wukongpdf.com convertit les fichiers Excel, y compris les graphiques, directement dans le navigateur. Téléchargez le fichier .xlsx et téléchargez le PDF sans avoir besoin d'installer Excel.
La qualité de sortie des graphiques est généralement bonne pour les types de graphiques standard : barres, courbes, secteurs, nuages de points. Les graphiques complexes avec une mise en forme personnalisée, plusieurs axes ou des types de graphiques spécialisés peuvent s'afficher avec des différences mineures par rapport à la version Excel d'origine. Pour les résultats à enjeux élevés où l’apparence exacte du graphique est importante, utilisez l’exportation native d’Excel lorsque cela est possible et vérifiez le résultat avant de le distribuer.
Gestion de la taille du fichier après la conversion
Les classeurs Excel contenant de nombreux graphiques ou des graphiques contenant de grands ensembles de données peuvent produire des PDF volumineux. Si le fichier obtenu est trop volumineux pour être partagé confortablement, exécutez-le via un outil PDF Compression après l'exportation. La compression de WukongPDF gère bien les PDF lourds de graphiques - le rendu vectoriel des graphiques se compresse efficacement sans la perte de qualité que vous verriez en compressant des images raster. La compression moyenne réduit généralement les PDF lourds en graphiques de 40 à 60 % sans différence visuelle perceptible.
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