Après un déplacement professionnel ou un mois d'achats, vous vous retrouvez avec un dossier de reçus PDF. Factures de restaurant enregistrées au format PDF. Factures d'hôtel téléchargées depuis les sites de réservation. Commandes de fournitures envoyées par courrier électronique en pièces jointes. Chacun est un fichier distinct. Chacun contient la date, le fournisseur, le montant et la catégorie requis par votre note de frais. Les convertir individuellement dans une feuille de calcul et compiler le rapport manuellement est un exercice de saisie de données répétitive. La conversion de tous les reçus en une seule note de frais extrait les données pertinentes de chaque reçu et les organise en un seul document structuré prêt à être soumis.
La conversion PDF vers Excel basée sur un navigateur peut extraire les données des PDF des reçus. Le problème est que le format des reçus varie énormément. Un reçu de restaurant comporte le nom du fournisseur en haut, les articles répertoriés verticalement et un total en bas. Une facture d'hôtel comporte les dates, les frais de chambre et les taxes dans des sections distinctes. Une commande d'approvisionnement comporte des articles de ligne avec des quantités et des prix. Une seule approche d’extraction ne peut pas gérer tous ces éléments. Le flux de conversion doit être suffisamment flexible pour extraire des données de divers formats dans une structure de note de frais cohérente.
Selon une enquête réalisée en 2025 par la société de gestion des dépenses Expensify, les employés consacrent en moyenne 22 minutes par note de frais à la saisie manuelle des données à partir des reçus (Expensify, « Expense Reporting Trends », 2025). L'extraction automatisée réduit cela à quelques minutes.
Le flux de travail des reçus aux notes de frais
Convertissez chaque reçu PDF en Excel à l'aide d'un convertisseur PDF en Excel basé sur un navigateur. Chaque reçu devient une feuille de calcul distincte. Ouvrez chaque feuille de calcul et identifiez les champs clés : date, fournisseur, montant, catégorie et éventuelles notes. Copiez ces champs dans un modèle de note de frais principale. Le modèle comporte des colonnes pour chaque champ et une ligne par reçu. Au fur et à mesure que vous traitez chaque reçu, ajoutez une ligne au modèle. Lorsque tous les reçus sont traités, la note de frais est terminée.
Pour les reçus récurrents du même fournisseur, comme une facture Internet mensuelle ou un fournisseur régulier, les champs de données apparaissent dans des positions cohérentes. Créez une référence pour ce fournisseur indiquant quelles cellules contiennent chaque champ. Les mois suivants, la référence accélère l'extraction des données. La conversion PDF vers Excel fournit les données. Le modèle l'organise.
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Gestion des reçus dans différentes langues et devises
Les reçus internationaux introduisent des défis monétaires et linguistiques. Un reçu en yens japonais doit être converti dans votre devise de déclaration. Un reçu en allemand doit avoir le nom et la description du fournisseur compris pour la catégorisation. La conversion des devises doit utiliser le taux de change à la date de la transaction, qui est généralement indiqué sur le reçu ou disponible auprès d'un service de données sur les devises. La traduction du contenu des reçus n'est généralement pas nécessaire pour les notes de frais, car les montants et les dates sont numériques et les fournisseurs sont des noms propres.
Les outils de conversion WukongPDF extraient les données des PDF des reçus, quelle que soit la langue. La sortie PDF Converter capture les données numériques et de date avec précision. La gestion des devises et des langues est une étape post-conversion dans le processus d'assemblage des notes de frais.
Joindre les reçus originaux à la note de frais
La plupart des systèmes de déclaration de dépenses et les politiques de l'entreprise exigent que les reçus originaux soient joints au rapport. Après avoir extrait les données, fusionnez tous les PDF des reçus en un seul fichier joint. Disposez les reçus dans le même ordre que celui dans lequel ils apparaissent dans la note de frais. La pièce jointe fusionnée fournit un seul fichier contenant toute la documentation justificative. La feuille de calcul des notes de frais fournit le résumé structuré.
Le workflow PDF Tools pour les notes de frais combine l'extraction de données pour le rapport avec la fusion de documents pour les pièces jointes. Le résultat est un package complet de soumission des dépenses : une feuille de calcul avec les données et un PDF avec les reçus originaux.
Gestion des reçus numériques par rapport aux reçus papier numérisés
Les reçus numériques, générés par les systèmes de paiement en ligne et envoyés par courrier électronique au format PDF, comportent un texte sélectionnable. L’extraction des données à partir de ceux-ci est simple car le texte est lisible par machine. Les reçus papier numérisés sont des images. Ils nécessitent l’OCR avant que l’extraction des données ne soit possible. L'étape OCR introduit la possibilité d'erreurs de reconnaissance, en particulier sur les reçus en papier thermique décolorés où l'impression est claire et inégale.
Traitez d'abord les reçus numériques, car ils sont extraits rapidement et avec précision. Traitez ensuite les reçus numérisés, avec OCR et vérification. La conversion PDF vers Excel pour les reçus numériques est directe. Pour les reçus numérisés, cela nécessite l’étape intermédiaire OCR.
Création d'une routine de traitement des reçus pour les cycles de dépenses mensuels
Si vous traitez vos dépenses mensuellement, établissez une routine. Créez un dossier pour chaque reçu mensuel. Convertissez tous les reçus en Excel dès leur arrivée. À la fin du mois, les données sont prêtes pour l’assemblage du rapport. La routine répartit le travail sur tout le mois, éliminant ainsi la ruée de fin de mois pour traiter une pile de reçus en une seule fois.
Le workflow mensuel PDF Converter pour les reçus est un traitement par lots réparti dans le temps. Chaque reçu prend quelques secondes à son arrivée. L'assemblage du rapport de fin de mois prend quelques minutes à partir des données prétraitées.
Signaler les reçus inhabituels pour une révision manuelle
Parmi un lot de recettes courantes, certaines seront inhabituelles. Un reçu de restaurant avec un montant de pourboire manuscrit. Un folio d'hôtel avec des frais contestés. Un reçu de fourniture avec un crédit de retour. L'extraction automatisée peut mal gérer ces données car les données ne suivent pas le modèle attendu. Signalez les reçus inhabituels pour un examen manuel plutôt que de les forcer à passer par le pipeline automatisé.
L'extraction PDF vers Excel des reçus de routine est automatisée. Les reçus inhabituels font l’objet d’une attention manuelle. L’approche hybride traite efficacement la majorité sans compromettre la précision des exceptions.
Archivage des reçus originaux à des fins fiscales et de vérification
Les autorités fiscales et les auditeurs exigent que les reçus originaux soient conservés pendant une période spécifiée, généralement de trois à sept ans selon la juridiction. Après avoir extrait les données de la note de frais, stockez les PDF des reçus originaux dans un dossier d'archives organisé par année et par mois. Les archives satisfont aux exigences de conservation. Les données extraites satisfont aux exigences de reporting.
Le workflow de réception PDF Tools produit à la fois la note de frais à soumettre et l'archive organisée à conserver. Les deux sont requis pour la conformité. Ni l’un ni l’autre n’est suffisant.
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