La respuesta depende de cuál sea el documento y qué necesita que el cliente haga con él. Una propuesta que el cliente necesita revisar y aprobar tiene requisitos diferentes a los de un contrato que debe firmar, el cual tiene requisitos diferentes a los del entregable que están archivando. Hacer esto correctamente significa menos correos electrónicos de ida y vuelta sobre problemas de archivos y una impresión más profesional.
Para propuestas e informes: legible, comprimido, protegido
Los documentos destinados al cliente para lectura (propuestas, informes, presentaciones, estudios de casos) deben abrirse rápidamente, verse exactamente como se diseñaron y no ser innecesariamente grandes. Las prioridades son: todas las fuentes incrustadas para que el diseño se represente correctamente, el tamaño del archivo lo suficientemente comprimido para abrirlo y enviarlo por correo electrónico fácilmente y, opcionalmente, establecer restricciones de edición para que el cliente no pueda modificar accidentalmente el contenido.
Para estos documentos, un PDF estándar con fuentes incrustadas, comprimido con PDF Compresión a menos de 5 MB, es el formato correcto. No los proteja con contraseña a menos que haya una razón específica: hacer que un cliente ingrese una contraseña para abrir una propuesta crea fricción incluso antes de haber leído la primera línea.
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Para contratos y acuerdos: limpio, firmable, bloqueado después de firmar
Los contratos deben ser documentos claros sin ambigüedad sobre qué versión se acordó. Envíe el contrato como un PDF estándar: no se requiere contraseña para abrirlo, pero idealmente con restricciones de edición para que el cliente no pueda alterar los términos. Asegúrese de que el documento tenga texto genuino y seleccionable (no un escaneo) para que el cliente pueda leerlo fácilmente y siga siendo utilizable a largo plazo.
Una vez firmada por ambas partes, la versión completamente ejecutada debe enviarse con restricciones de edición aplicadas, o simplemente anotar en el correo electrónico que esta es la versión final firmada. Algunas empresas aplican una contraseña a la versión firmada para evitar modificaciones adicionales; otros se basan en la convención y en la marca de tiempo del correo electrónico como registro.
Para facturas: simple, coherente, fácil de presentar
Las facturas son archivadas por el equipo de cuentas por pagar del cliente y deben poder buscarse fácilmente. Un PDF pequeño, con un nombre claro y texto seleccionable facilita su presentación y reduce la posibilidad de que se produzca un retraso en el pago porque alguien no pudo encontrar o procesar su factura. Mantenga las facturas por debajo de 500 KB, utilice un formato de nomenclatura coherente y asegúrese de que el texto sea real (no un escaneo o una imagen).
Los sistemas de contabilidad de algunos clientes requieren configuraciones específicas de PDF: sin protección con contraseña, sin restricciones de impresión, el texto debe poder seleccionarse. Si un cliente alguna vez menciona problemas con el procesamiento de facturas, estas son las primeras cosas que debe verificar.
Para entregables y producto del trabajo final: Calidad de archivo
El producto del trabajo entregado a un cliente (informes finales, archivos de diseño exportados como PDF, documentación completa) debe estar en el formato de la más alta calidad apropiado para el contenido. Para los documentos que el cliente conservará a largo plazo o compartirá internamente, vale la pena considerar PDF/A: es autónomo, se garantiza que permanecerá legible sin dependencias externas y es aceptado por la mayoría de los sistemas de archivo.
Para entregables con mucho diseño donde la calidad visual es importante, no comprima agresivamente. El cliente paga por el producto del trabajo: entréguelo con la máxima calidad y déjele comprimirlo si necesita una versión más pequeña para un propósito específico.
Mejores prácticas universales independientemente del tipo de documento
- Incruste todas las fuentes para que el documento se represente correctamente independientemente de las fuentes que haya instalado el cliente.
- Utilice texto real, no imágenes escaneadas: el cliente debería poder buscar y seleccionar texto en cualquier documento que envíe.
- Nombra los archivos de forma profesional: ClientName_DocumentType_Date.pdf
- Mantenga el tamaño del archivo por debajo de 10 MB para los documentos enviados por correo electrónico; use un enlace para compartir archivos para cualquier cosa más grande
- Pruebe abrir el archivo antes de enviarlo: verifique que se vea bien y que no falte nada
Un PDF que se abre limpiamente, tiene el aspecto exacto previsto y es fácil de archivar es una señal pequeña pero constante de calidad profesional. Es el tipo de cosas que los clientes no notan cuando está bien, pero definitivamente notan cuando está mal.
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