Firmar un PDF en su propia computadora es sencillo. La imagen de su firma o certificado digital se almacena localmente y el proceso de firma no deja rastro más allá de la propia firma. Iniciar sesión en una computadora pública o compartida, como la terminal de una biblioteca, la computadora del centro de negocios de un hotel o la máquina de un colega que usa temporalmente, presenta riesgos que su computadora personal no presenta. Los datos de su firma, ya sea una imagen de su firma manuscrita o un archivo de certificado digital, pueden quedar en la computadora donde otros pueden acceder a ellos. Las operaciones Firmar PDF en dispositivos compartidos requieren precauciones específicas para mantener su firma segura.
Conclusiones clave
Firmar un PDF en una computadora compartida deja la imagen de su firma o los datos del certificado en los archivos temporales de la computadora, en la lista de documentos recientes y, potencialmente, en la biblioteca de firmas almacenadas del software PDF. El enfoque más seguro es utilizar herramientas de firma basadas en navegador que procesen la firma en la memoria y no la guarden en el disco. Si debe utilizar software de escritorio, elimine todos los rastros de su firma de la computadora antes de cerrar sesión.
Los riesgos de firmar archivos PDF en computadoras compartidas
Cuando coloca una firma en un PDF usando un software de escritorio, la aplicación generalmente almacena la imagen de su firma en una o más ubicaciones: una biblioteca de firmas específica de la aplicación, la carpeta temporal del sistema como un archivo de imagen en caché y la lista de documentos recientes que apunta al PDF firmado. En su computadora personal, esto es conveniente porque su firma está disponible para uso futuro. En una computadora compartida, estas copias almacenadas se convierten en un riesgo de seguridad Firma digital. El próximo usuario de la computadora puede abrir el software PDF, explorar la biblioteca de firmas y encontrar su firma manuscrita lista para aplicar a cualquier documento.
Los certificados digitales almacenados en tokens USB o tarjetas inteligentes reducen este riesgo porque la clave privada nunca sale del token de hardware. Pero es posible que el software PDF aún almacene en caché los metadatos del certificado, incluido su nombre y la autoridad certificadora que lo emitió. Estos metadatos almacenados en caché no permiten que alguien falsifique su firma, pero sí revelan que usted firmó documentos en esa computadora y qué autoridad certificadora emitió sus credenciales. En situaciones en las que el hecho de firmar es en sí confidencial, incluso la fuga de metadatos resulta problemática.
Utilice una herramienta de firma basada en navegador para máxima seguridad
Las herramientas de firma de PDF basadas en navegador procesan la firma en la zona de pruebas de la memoria del navegador. Cuando cierra la pestaña del navegador, la memoria se libera y no se escriben datos de firma en el almacenamiento permanente de la computadora. Cargue el PDF a la herramienta, aplique su firma usando una imagen de firma que cargue desde una unidad USB o genere en el momento, descargue el PDF firmado y cierre el navegador. Toda la sesión ocurre en la memoria volátil. Este es el enfoque más limpio para computadoras compartidas porque deja la huella digital más pequeña.
Cuando utilice una herramienta basada en navegador en una computadora compartida, dé el paso adicional de usar el modo privado o de incógnito del navegador. El modo privado evita que el navegador guarde el archivo PDF en el historial de descargas, almacene en caché la imagen de la firma o almacene la URL del servicio de firma en el historial de navegación. Después de descargar el PDF firmado en una unidad USB, cierre la ventana privada por completo. Los datos de la sesión del navegador, incluido cualquier rastro de su firma en la memoria, se eliminan cuando se cierra la ventana privada. La herramienta de firma de WukongPDF funciona completamente en el navegador y procesa las firmas en la memoria, por lo que ningún dato de firma persiste en el almacenamiento compartido de la computadora.
Si debe utilizar software de escritorio en una computadora compartida
Antes de importar la imagen de su firma, verifique si el software PDF tiene una biblioteca de firmas almacenada de usuarios anteriores. En Adobe Acrobat, abra la herramienta Rellenar y firmar y observe la lista de firmas guardadas. Si aparecen firmas de otros usuarios, la computadora las almacena de manera persistente. Suponga que cualquier firma que agregue se almacenará de la misma manera y estará disponible para futuros usuarios a menos que la elimine explícitamente después de su uso.
Primero, verifique si el software PDF tiene una biblioteca de firmas almacenada y si contiene firmas de usuarios anteriores. En Adobe Acrobat, abra Editar, Preferencias, Firmas y observe las listas de Identidades y Certificados de confianza. Si el software almacena firmas de forma predeterminada, es probable que haya acumulado firmas de todos los que han utilizado la computadora. Antes de agregar la tuya, comprende que tu firma se unirá a esta colección y estará disponible para futuros usuarios.
Utilice una imagen de firma almacenada en una unidad USB en lugar de una guardada en la computadora compartida. Importe la imagen desde la unidad USB, aplíquela al documento y luego elimínela de la biblioteca de firmas del software. En la mayoría de los programas de PDF, puede eliminar una firma de la biblioteca después de su uso. Verifique que haya desaparecido cerrando y volviendo a abrir la herramienta de firma y confirmando que su firma ya no aparece en la lista de selección. Antes de cerrar sesión, navegue hasta la carpeta temporal del sistema y elimine todos los archivos con marcas de tiempo y extensiones de imagen recientes. En Windows, se puede acceder a la carpeta temporal escribiendo percent temp percent en la barra de direcciones del Explorador de archivos.
Precauciones adicionales para certificados digitales en computadoras compartidas
Cierre sesión en todas las cuentas antes de firmar. Si ha iniciado sesión en un servicio de almacenamiento en la nube, una cuenta de correo electrónico o una cuenta de herramienta PDF en la computadora compartida, el PDF firmado puede guardarse o sincronizarse automáticamente con esa cuenta. Cierra sesión en todo, firma el PDF, guárdalo en tu unidad USB y cierra la aplicación. Cuantas menos conexiones haya entre sus cuentas y la computadora compartida, menor será el riesgo de que el documento firmado aparezca en algún lugar que no deseaba.
Después de completar la firma, verifique la carpeta de descargas de la computadora y el escritorio para ver si hay copias del PDF firmado que haya guardado sin darse cuenta. Elimínalos y vacía la papelera o papelera de reciclaje. En Windows, verifique también la lista de Archivos recientes en el Explorador de archivos y bórrela. En Mac, verifique la lista Elementos recientes en el menú Apple y borre la lista. Estas ubicaciones pasan desapercibidas fácilmente, pero pueden contener copias de su documento firmado que permanecen accesibles para los usuarios posteriores de la computadora.
Si firma con un certificado digital almacenado en un token USB, inserte el token solo durante la operación de firma y retírelo inmediatamente después. No dejes el token conectado mientras revisas el documento firmado o revisas tu correo electrónico. Cuanto menos tiempo esté conectado el token a la computadora compartida, más pequeña será la ventana para que cualquier software malicioso en esa computadora intente acceder al token.
Después de eliminar el token, consulte el almacén de certificados del software PDF para obtener información del certificado almacenado en caché. En Adobe Acrobat, abra Editar, Preferencias, Firmas y revise la lista de ID digitales. Si los metadatos de su certificado aparecen allí, elimínelos. Esto no afecta su certificado en el token USB. Solo elimina la información almacenada en caché local de la computadora compartida. Cierre sesión en la computadora o reiníciela si el sistema lo permite. Un reinicio borra los datos residentes en la memoria que la simple eliminación de archivos no soluciona.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la forma más segura de firmar un PDF si no tengo más remedio que usar una computadora compartida con regularidad? Lleve una versión portátil de una herramienta de firma de PDF en una unidad USB. Las aplicaciones portátiles se ejecutan directamente desde la unidad USB sin instalación y almacenan todas las configuraciones y datos temporales en la unidad USB en lugar de en la computadora host. Cuando retira la unidad USB, los datos de su firma desaparecen con ella. Varias herramientas PDF gratuitas ofrecen versiones portátiles exactamente para este caso de uso.
¿Es seguro firmar un PDF usando un teléfono o tableta en lugar de una computadora compartida?
Generalmente sí. Los dispositivos móviles ejecutan aplicaciones en entornos aislados que aíslan los datos de las aplicaciones de otras aplicaciones. Firmar un PDF en su propio teléfono usando una aplicación de PDF confiable es más seguro que firmar en una computadora de escritorio compartida porque los datos de su firma permanecen dentro del entorno limitado de la aplicación y otros usuarios no pueden acceder a ellos. La excepción es si el dispositivo móvil se comparte, en cuyo caso se aplican las mismas precauciones para eliminar las firmas almacenadas.
¿Puedo utilizar un nombre escrito como firma en una computadora compartida sin riesgo para la seguridad?
Un nombre escrito, aplicado a través de la función escribir para firmar de una herramienta PDF, no deja el mismo tipo de rastro de datos persistente que una imagen o un certificado. El nombre escrito se representa como texto en el campo de firma y no se almacena como un recurso de firma reutilizable. Para documentos de bajo riesgo donde una firma mecanografiada es aceptable, este enfoque evita los riesgos de persistencia de datos de la firma basada en imágenes o certificados en computadoras compartidas.
¿Qué debo hacer si accidentalmente dejé mi firma en una computadora compartida?
Si se da cuenta del descuido mientras aún se encuentra en el lugar, regrese a la computadora y elimine la firma como se describe anteriormente. Si ya se fue, comuníquese con el administrador de la computadora compartida, describa lo que sucedió y pídale que elimine los datos de su firma de la biblioteca de firmas y los archivos temporales del software PDF. Si la firma era un certificado digital, comuníquese con su autoridad certificadora para preguntar si los metadatos almacenados en caché representan un riesgo y si se recomiendan pasos adicionales.