Recopila 200 solicitudes de empleo en PDF completas. Cada formulario tiene los mismos campos: nombre, correo electrónico, teléfono, puesto, fecha de inicio, expectativa salarial. Necesita las 200 respuestas en una sola hoja de cálculo de Excel, con cada solicitante como una fila y cada campo como una columna. Abrir manualmente cada PDF, leer los valores de los campos y escribirlos en Excel llevaría un día laboral completo. Un solo error tipográfico en una dirección de correo electrónico o número de teléfono podría significar perder el contacto con un solicitante.
Extraer automáticamente datos de Formularios PDF rellenables a Excel es un flujo de trabajo de extracción de datos que lee los valores de los campos del formulario y los escribe en una hoja de cálculo. El proceso es rápido, preciso y elimina errores de transcripción. La extracción lee los datos directamente de los campos del formulario del PDF.
Cómo funciona la extracción de datos de formularios PDF
Los formularios PDF rellenables almacenan datos en campos con nombre. Cada campo tiene un nombre como Nombre o Correo electrónico y un valor que ingresó el usuario. La extracción de datos lee los nombres y valores de los campos y los exporta a un formato estructurado. Los nombres de los campos se convierten en encabezados de columnas en la hoja de cálculo. Cada PDF se convierte en una fila de datos. Los valores llenan las celdas debajo de sus columnas correspondientes.
La extracción de datos del formulario PDF a Excel de WukongPDF procesa múltiples archivos PDF en un lote. Cargue los 200 formularios completados. La herramienta lee los nombres de los campos y los valores de cada formulario. Genera una hoja de cálculo con una fila por formulario. Cada campo se convierte en una columna. La extracción conserva los datos exactamente como se ingresaron. No hay OCR involucrado, ni errores de reconocimiento de caracteres, porque los datos se ingresaron en campos de formulario digital.
Requisitos previos para la extracción limpia de datos
Los formularios deben ser archivos PDF que se puedan completar con campos de formulario reales. Los formularios escaneados que se completaron a mano y luego se escanearon no tienen datos de campo de formulario. Requieren OCR, que es menos preciso e introduce errores de reconocimiento. Antes de configurar un flujo de trabajo de extracción, abra uno de los formularios completados y verifique si puede hacer clic en el texto completado y editarlo. Si puede, el formulario tiene campos de formulario en vivo. Si el texto es parte de la imagen de la página, el formulario se escanea y necesita OCR.
Los nombres de los campos en el formulario PDF determinan los encabezados de las columnas en la hoja de cálculo. Si diferentes versiones del formulario utilizaron diferentes nombres de campo, la hoja de cálculo extraída tendrá varias columnas para los mismos datos. Estandarice la plantilla del formulario antes de distribuirla. Utilice nombres de campos coherentes en todas las copias. Esta estandarización inicial da sus frutos en el momento de la extracción con una hoja de cálculo limpia y uniforme.
Procesamiento de los datos extraídos
Abra la hoja de cálculo extraída y revise los datos. Verifique si faltan valores donde un campo del formulario se dejó en blanco. Verifique que no haya formatos inconsistentes, como números de teléfono ingresados como 555-123-4567 en algunos formularios y 5551234567 en otros. Limpiar los datos usando funciones de Excel. Divida los nombres completos en columnas de nombre y apellido si el formulario los recopiló como un solo campo. Valide las direcciones de correo electrónico comprobando la presencia de un signo @.
Agregue un número de fila o una columna de identificador único si el formulario no incluía uno. Este identificador le permite rastrear una fila específica en la hoja de cálculo hasta el formulario PDF original. Si una entrada de datos parece sospechosa, puede abrir el PDF original de ese solicitante, verificar el valor del campo y corregir la hoja de cálculo si es necesario.
Ampliación del flujo de trabajo para uso recurrente
Si recopila respuestas de formularios PDF con regularidad, cree una plantilla de Excel en la que se alimenten los datos extraídos. Configure fórmulas, tablas dinámicas, gráficos y formatos en la plantilla. Cada período, extraiga los datos del nuevo formulario y péguelos en la hoja de datos de la plantilla. Las fórmulas y gráficos se actualizan automáticamente. La plantilla elimina el trabajo repetitivo de recrear el análisis para cada lote de respuestas. El flujo de trabajo Extraer datos PDF que tomó horas la primera vez, toma minutos cada vez posterior.
Después de la extracción, archive los formularios PDF originales. La hoja de cálculo es una comodidad para el análisis. Los PDF son los registros originales. Si surge alguna pregunta sobre los datos, el formulario original proporciona la respuesta autorizada. Para las organizaciones que recopilan respuestas de formularios PDF de usuarios externos, un flujo de trabajo de validación de datos después de la extracción detecta los errores más comunes de los usuarios antes de que los datos ingresen a los sistemas posteriores. Busque direcciones de correo electrónico sin el signo @, lo que indica que el usuario escribió una dirección no válida. Compruebe si hay números de teléfono que sean demasiado cortos o demasiado largos. Verifique los campos obligatorios que quedaron en blanco. Marque estos registros para su seguimiento en lugar de importar datos incorrectos en silencio. Unos pocos minutos de validación después de la extracción evitan horas de limpieza posteriores cuando los datos incorrectos se han propagado a informes, bases de datos y comunicaciones. Al crear una canalización de datos de formulario recurrente, documente la asignación de campos: qué nombres de campos PDF corresponden a qué columnas en su base de datos u hoja de cálculo. Es posible que los nombres de los campos del formulario, como FName o Q1_Answer, no coincidan con los nombres de las columnas de su sistema, como FirstName o SatisfactionRating. Cree una tabla de mapeo que traduzca los nombres de los campos PDF en nombres de columnas del sistema. Aplique este mapeo cada vez que extraiga datos. La tabla de mapeo también sirve como documentación para futuros miembros del equipo que necesitan comprender cómo fluyen los datos del formulario hacia los sistemas de la organización. Para formularios que incluyen campos opcionales, la extracción producirá celdas en blanco para los campos que el usuario dejó vacíos. Distinga entre campos intencionalmente en blanco y datos faltantes agregando una columna de validación que verifica si los campos obligatorios están completos. Una dirección de correo electrónico que falta en un campo de correo electrónico obligatorio necesita seguimiento. Está bien que falte un segundo nombre en un campo opcional. Los indicadores de validación guían sus esfuerzos de seguimiento hacia los registros que necesitan atención. La tabla de mapeo también sirve como documentación para futuros miembros del equipo que necesitan comprender cómo fluyen los datos del formulario hacia los sistemas de la organización.