La exportación de un gráfico de Excel a PDF generalmente trae consigo la hoja de trabajo completa. El gráfico se encuentra en una página rodeada por la tabla de datos, líneas de cuadrícula y otros elementos de la hoja de trabajo. Cuando solo necesita el gráfico como gráfico independiente, exportar el gráfico por sí solo produce un PDF más limpio y enfocado que se puede insertar en informes, presentaciones y documentos sin el desorden de los datos de origen. La configuración de exportación de Excel a PDF incluye una opción de solo gráficos, pero no siempre es obvio cómo acceder a ella.
Conclusiones clave
Los gráficos de Excel se pueden exportar a PDF como gráficos independientes seleccionando el gráfico antes de exportarlo y eligiendo "Gráfico seleccionado" en las opciones de PDF. Esto produce un PDF de una sola página que contiene solo el gráfico, cuyo tamaño se ajusta a la página. Los datos del gráfico no están incluidos en el PDF, lo que supone una ventaja para la claridad visual y una limitación si el destinatario necesita los números subyacentes. Para los gráficos que deben editarse después de la exportación, la conversión a PDF no es la opción correcta porque el gráfico se convierte en una imagen estática.
Exportar un gráfico único usando la opción de selección
Si el gráfico incluye un título que se agregó como un cuadro de texto separado en lugar de a través del elemento Título del gráfico, es posible que no se incluya en la exportación de selección. Los cuadros de texto ubicados cerca del gráfico no forman parte del objeto del gráfico. Antes de exportar, verifique que el título del gráfico, las etiquetas de los ejes y las etiquetas de datos sean elementos nativos del gráfico, no cuadros de texto colocados manualmente. Los elementos nativos del gráfico se exportan con el gráfico. Los cuadros de texto manuales no faltan ni faltarán en el PDF.
Haga clic en el gráfico para seleccionarlo. El área del gráfico se resaltará con controladores de selección en las esquinas y bordes. Vaya a Archivo, Guardar como, seleccione PDF en el menú desplegable de formato y haga clic en el botón Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, en "Publicar qué", seleccione "Selección". Sólo se exportará el gráfico seleccionado. Se excluye todo el resto del contenido de la hoja de trabajo. Haga clic en Aceptar y guarde. El PDF resultante contiene una página con el gráfico centrado en ella.
El gráfico exportado utiliza la apariencia actual del gráfico en Excel. Todos los formatos, colores, etiquetas de datos y títulos de ejes que sean visibles en la pantalla aparecerán en el PDF. Antes de exportar, ajuste el tamaño y el formato del gráfico para que se vea mejor en el tamaño de página PDF. Un gráfico que se ve bien incrustado en una hoja de trabajo con unos pocos centímetros de ancho puede parecer escaso cuando se lo escala para llenar una página PDF de tamaño carta completa. Cambie el tamaño del gráfico en Excel a aproximadamente las dimensiones que tendrá en el PDF, o establezca el área del gráfico en un tamaño de píxel específico usando el panel Formato del área del gráfico.
Exportar varios gráficos a un PDF de varias páginas
Si sus gráficos utilizan diferentes fuentes de datos pero comparten el mismo formato, cree una plantilla de gráfico a partir del gráfico con mejor formato y aplíquela a todos los demás antes de exportarlos. Haga clic derecho en el gráfico formateado, elija Guardar como plantilla, luego haga clic derecho en cada gráfico, elija Cambiar tipo de gráfico y seleccione la plantilla guardada. El formato coherente en todos los gráficos del PDF exportado hace que el documento parezca cohesivo y diseñado profesionalmente.
Si los gráficos comparten las mismas escalas de ejes y formato, estandarizarlos antes de exportarlos crea un PDF de múltiples gráficos más profesional. Utilice la misma plantilla de gráfico para todos los gráficos de la serie. Las dimensiones, colores y tamaños de fuente de los gráficos consistentes en todas las páginas hacen que el PDF parezca un informe coherente en lugar de una colección de gráficos no relacionados. La función de plantilla de gráfico de Excel guarda el formato de un gráfico como una plantilla reutilizable.
Para exportar varios gráficos como páginas separadas en un solo PDF, coloque cada gráfico en su propia hoja de trabajo. Seleccione la primera pestaña de la hoja de trabajo, luego mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las pestañas de la hoja de trabajo adicionales para crear una selección de varias hojas. Vaya a Archivo, Guardar como, PDF y, en el cuadro de diálogo Opciones, seleccione "Hojas activas". Cada hoja de trabajo seleccionada se convierte en una página del PDF. Si cada hoja de trabajo contiene solo un gráfico, el PDF tendrá un gráfico por página sin tablas de datos.
Para gráficos que comparten un tema común, como gráficos de ventas mensuales para un informe de fin de año, este método de varias hojas produce un portafolio limpio de PDF Charts. Nombra cada hoja de trabajo de forma descriptiva antes de exportar. Los nombres de las hojas de trabajo se convierten en etiquetas de páginas PDF en el panel de navegación de páginas del lector, por lo que se puede crear una hoja de trabajo llamada "Ventas de enero". se convierte en una etiqueta de página que ayuda al destinatario a navegar directamente a ese gráfico. Este pequeño paso organizativo hace que el PDF de varios gráficos sea mucho más utilizable.
Mantener la calidad del gráfico al exportar a PDF
Estos dos controles de calidad añaden sólo unos segundos al flujo de trabajo de exportación.
Incruste las fuentes utilizadas en el gráfico antes de exportarlo. Los gráficos de Excel utilizan fuentes del sistema de forma predeterminada. Si el PDF se abre en un sistema que no tiene instalada la fuente del gráfico, el visor de PDF sustituirá una fuente diferente, lo que puede cambiar la posición del texto dentro del gráfico. Incrustar fuentes durante la exportación de PDF garantiza que el texto del gráfico se muestre de manera idéntica en todas partes.
Para los gráficos que se imprimirán en lugar de verse en la pantalla, convierta los colores del gráfico de RGB a CMYK antes de exportarlos si el PDF está destinado a una imprenta profesional. Los gráficos de Excel utilizan colores RGB de forma predeterminada, que pueden cambiar cuando se imprimen en una imprenta CMYK. El cambio de color suele ser sutil, pero puede notarse en gráficos de marca donde colores específicos forman parte de la identidad visual de la empresa. Utilice el panel Formato del área del gráfico para configurar colores utilizando valores CMYK si su versión de Excel lo admite.
Los gráficos de Excel son gráficos vectoriales. Cuando se exportan a PDF con la configuración de optimización Estándar, permanecen como gráficos vectoriales en el PDF. Esto significa que el gráfico se puede escalar a cualquier tamaño sin pixelación. Las líneas se mantienen nítidas, el texto se mantiene legible y el gráfico tiene un aspecto profesional cuando se imprime en tamaños grandes. La configuración de optimización de tamaño mínimo puede rasterizar el gráfico a una imagen de mapa de bits, lo que reduce el tamaño del archivo pero introduce pixelación cuando el PDF se amplía o se imprime en tamaño grande.
Verifique el gráfico exportado en el PDF con un zoom del 200 por ciento para verificar que se haya exportado como datos vectoriales. Las líneas nítidas y suaves con un zoom alto confirman la exportación de vectores. Las líneas irregulares o pixeladas indican exportación de mapa de bits. Si el gráfico se exportó como mapa de bits, regrese a Excel y cambie la configuración de optimización de PDF de "Tamaño mínimo" a "Tamaño mínimo". a "Estándar". También verifique que el gráfico no contenga ningún elemento de mapa de bits, como imágenes de logotipos importadas, que se rasterizarán independientemente de la configuración de exportación. Las partes vectoriales del gráfico serán nítidas; sólo los elementos del mapa de bits tendrán resolución limitada. El conversor de Excel a PDF de WukongPDF conserva los datos vectoriales de los gráficos de forma predeterminada, por lo que los gráficos permanecen nítidos en cualquier nivel de zoom.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar un gráfico a PDF con datos editables detrás, para que el destinatario pueda ver los números? El gráfico exportado como PDF es un gráfico estático. Los datos subyacentes no están incluidos en el contenido del PDF. Para compartir tanto el gráfico como los datos, exporte el gráfico a PDF y también comparta el archivo Excel o un CSV de los datos. Algunas herramientas de PDF pueden adjuntar el archivo de datos de origen al PDF como un archivo adjunto incrustado, lo que le da al destinatario acceso a los datos sin saturar la página del gráfico.
¿Cuál es la forma más rápida de exportar un gráfico como imagen para usarlo fuera de PDF? Copie el gráfico en Excel, péguelo en un editor de imágenes y guárdelo en el formato que necesite. Esto omite por completo la exportación de PDF y es más rápido cuando necesita un PNG o JPEG del gráfico en lugar de un PDF. El gráfico pegado es un metarchivo de Windows o un mapa de bits, según cómo lo coloque Excel en el portapapeles. Pegado especial te da control sobre el formato de pegado.
¿Puedo exportar un gráfico a PDF con texto editable?
No. Un gráfico exportado a PDF se convierte en un gráfico estático. Las etiquetas de los ejes, las etiquetas de datos y el texto del título no se pueden editar en el PDF. Si el destinatario necesita editar el texto del gráfico, exporte el gráfico como una imagen e insértelo en un archivo de Word o PowerPoint donde se pueden superponer cuadros de texto, o comparta el archivo de Excel original junto con el PDF.
¿Por qué mi gráfico se ve diferente en el PDF que en Excel?
Las diferencias en la representación de gráficos entre Excel y el motor de exportación de PDF pueden provocar cambios sutiles. Las diferencias más comunes están en la representación de la fuente, donde el PDF puede sustituir una versión ligeramente diferente de la fuente del gráfico, y en la representación del color, donde los colores de la pantalla de Excel pueden no coincidir exactamente con el espacio de color orientado a la impresión del PDF. Estas diferencias suelen ser menores. Si es importante la coincidencia exacta de colores, configure los colores del gráfico utilizando valores RGB en lugar de colores de tema, que se representan de manera más consistente en todos los formatos de exportación.
¿Puedo proteger con contraseña un PDF solo de gráficos?
Sí. Después de exportar el gráfico a PDF, abra el archivo en cualquier herramienta de protección de PDF y aplique una contraseña. La protección se aplica a todo el PDF. El contenido del gráfico está protegido junto con el resto del archivo. No hay forma de proteger solo el gráfico y dejar otros contenidos PDF desprotegidos porque el PDF solo del gráfico no contiene nada más.