Tiene un manual de referencia de 200 páginas con 15 capítulos, cada uno marcado por un marcador de nivel superior en el panel de navegación del PDF. Debe enviar cada capítulo a un jefe de departamento diferente para su revisión. Extraer manualmente 15 secciones por rango de páginas, escribiendo la página inicial y final de cada capítulo, es tedioso y propenso a errores. Un solo número de página incorrecto y un departamento recibe una sección que se corta a mitad del párrafo.
Dividir un PDF por sus marcadores de nivel superior es la solución automatizada. En lugar de especificar rangos de páginas manualmente, le indica a la herramienta Dividir PDF que divida el documento dondequiera que aparezca un marcador de nivel superior. Cada marcador y todas las páginas que contiene se convierten en un archivo de salida independiente. El proceso lleva unos segundos para un documento de cualquier tamaño.
Cómo funciona la división basada en marcadores
La herramienta de división lee el árbol de marcadores del PDF. Cada marcador de nivel superior marca el comienzo de una nueva sección. La herramienta crea un archivo de salida por marcador de nivel superior, comenzando en la página de destino del marcador y terminando en la página justo antes del siguiente marcador de nivel superior. El último archivo de salida se extiende hasta el final del documento. Los archivos de salida reciben nombres utilizando el texto del marcador.
Un documento con marcadores para el "Capítulo 1: Introducción" "Capítulo 2: Métodos" y "Capítulo 3: Resultados" produce tres archivos de salida: "Capítulo 1 Introducción.pdf" "Capítulo 2 Métodos.pdf", y "Resultados del Capítulo 3.pdf". La denominación es automática y descriptiva. Cada archivo contiene exactamente las páginas que pertenecen a ese capítulo. No hay rangos de páginas manuales para calcular. No hay errores uno por uno en los límites de los capítulos.
Requisitos previos: el PDF debe tener una estructura de marcadores adecuada
La división basada en marcadores depende completamente de que el PDF tenga un árbol de marcadores bien organizado. Si el PDF se exportó desde Word con la opción "Crear marcadores usando encabezados" opción habilitada, los marcadores reflejan la estructura de encabezado del documento. Si el PDF se creó sin marcadores, la herramienta de división no tiene nada con qué trabajar.
Antes de intentar una división basada en marcadores, abra el PDF y consulte el panel de marcadores. ¿Están presentes los marcadores? ¿Utilizan la jerarquía correcta, con marcadores de nivel superior para los capítulos y marcadores secundarios para las secciones? ¿Los destinos de los marcadores apuntan a las páginas correctas? Un marcador que apunta a la página incorrecta, tal vez porque se insertaron o eliminaron páginas después de crear los marcadores, hará que la división coloque el límite del capítulo en la ubicación incorrecta. Pruebe algunos marcadores haciendo clic en ellos y verificando que naveguen hasta el título deseado.
Si el PDF no tiene marcadores, puede agregarlos manualmente antes de dividirlo. El editor PDF Bookmarks de WukongPDF le permite crear marcadores para cada encabezado de capítulo. Navegue hasta la primera página de cada capítulo, cree un nuevo marcador y asígnele un nombre. Una vez creados todos los marcadores de capítulos, ejecute la división por marcadores. El paso de marcar manualmente lleva tiempo pero produce archivos de capítulos perfectamente divididos.
Nombrar y organizar los archivos de salida divididos
Después de dividir, los archivos de salida reciben el nombre del texto del marcador. Revise los nombres para asegurarse de que sean claros y coherentes. Si un marcador se llamaba "Cap. 3 - Resultados " el archivo de salida será "Ch. 3 - Resultados.pdf." Si algunos nombres de marcadores son inconsistentes, cambie el nombre de los archivos de salida después de dividirlos. La denominación coherente ayuda a los destinatarios a identificar sus archivos rápidamente.
Si los archivos divididos se enviarán por correo electrónico, verifique el tamaño de archivo de cada uno. Algunos capítulos pueden ser significativamente más largos que otros. Un capítulo que sea principalmente texto puede tener 500 KB. Un capítulo con muchas fotografías puede tener 15 MB y ser demasiado grande para enviarlo por correo electrónico. Comprima los archivos grandes individualmente antes de enviarlos. Este enfoque por archivo es mejor que comprimir todo el documento de 200 páginas antes de dividirlo, porque aplica la compresión sólo cuando es necesario y deja los capítulos, en su mayoría de texto, con su calidad original.
Manejo de casos extremos: marcadores vacíos y jerarquías multinivel
Algunos archivos PDF tienen marcadores que no apuntan a ninguna página, marcadores vacíos que quedaron de la edición o marcadores de posición a los que nunca se les asignaron destinos. La herramienta de división debería omitirlos en lugar de crear archivos de salida vacíos. Antes de dividir, escanee la lista de marcadores en busca de entradas que parezcan marcadores de posición, "Sección 4" sin páginas debajo y elimínelas.
Si el árbol de marcadores tiene varios niveles y desea dividir por los marcadores del segundo nivel en lugar del nivel superior, la mayoría de las herramientas de división le permiten especificar por qué nivel dividir. La división por marcadores de segundo nivel produce archivos más pequeños y granulares. La división por marcadores de nivel superior produce archivos más grandes, del tamaño de capítulos. Elija el nivel que coincida con cómo se utilizarán los archivos. La herramienta de división de WukongPDF utiliza de forma predeterminada los marcadores de nivel superior, pero permite seleccionar un nivel más profundo para una división más precisa. Después de dividir, verifique algunos de los archivos de salida verificando que comiencen y terminen en los límites correctos de los marcadores. Las Páginas PDF de cada archivo dividido deben formar una sección coherente e independiente que el destinatario pueda leer de principio a fin sin perder contexto.
La división basada en marcadores también es útil para generar archivos de capítulos individuales para lectores electrónicos y plataformas de publicación digital. Muchas plataformas de autoedición requieren cada capítulo como un PDF independiente. En lugar de exportar un capítulo a la vez desde el documento fuente, exporte el libro completo como un PDF con títulos basados en marcadores y luego divídalo por marcadores. Los 20 capítulos se convierten en 20 archivos individuales en una sola operación. Cada archivo lleva el nombre del título del capítulo y está listo para subirse a la plataforma de publicación. Este flujo de trabajo convierte un proceso manual de 20 pasos en uno automatizado de dos pasos: exportar el PDF completo, dividido por marcadores.
Al dividir por marcadores para distribuirlos a diferentes revisores, considere si cada revisor necesita el capítulo completo o solo una sección específica. Si el Capítulo 3 tiene subsecciones sobre Metodología, Datos y Análisis, y tres revisores diferentes son responsables de cada sección, divídalo por marcadores de segundo nivel en lugar de los de nivel superior. Esto produce archivos más pequeños y más enfocados que cada revisor puede manejar sin tener que pasar por secciones que no son su responsabilidad. La capacidad de la herramienta de división para apuntar a un nivel de marcador específico le brinda un control detallado sobre cómo se divide el documento.