Cada semana procesas los mismos archivos PDF de la misma manera. La factura mensual se comprime y se envía por correo electrónico. El informe trimestral se convierte a Word y se edita. El contrato de nueva contratación se fusiona con el paquete de beneficios y se envía para su firma. Cada tarea se repite con datos diferentes pero pasos idénticos. Procesar cada uno desde cero es hacer el mismo trabajo dos veces: una para descubrir qué hacer y otra para hacerlo realmente.
Las plantillas eliminan la primera repetición. Una plantilla PDF no es un formulario en blanco. Es un flujo de trabajo documentado que especifica las operaciones, configuraciones y secuencia exactas para un tipo de documento recurrente. Cuando llega la próxima factura no piensas en qué hacer. Sigues la plantilla. La carga cognitiva cae. El tiempo de procesamiento disminuye. La tasa de error cae.
La siguiente tabla asigna tipos de documentos recurrentes comunes a sus flujos de trabajo de plantilla, mostrando las operaciones y configuraciones para cada uno.
| Tipo de documento | Operaciones en Secuencia | Configuraciones a estandarizar |
|---|---|---|
| Facturas | 1. Comprimir a menos de 5 MB; 2. Cambiar el nombre con fecha y proveedor; 3. Guardar en la carpeta de contabilidad | Calidad de compresión: media; formato de denominación: AAAA-MM-DD-vendor-invoice.pdf |
| Contratos | 1. Editar cambios de texto; 2. Fusionarse con exhibiciones; 3. Agregar campo de firma; 4. Comprimir para correo electrónico | Modo de edición: sólo texto; orden de fusión: contrato primero, anexos en orden del apéndice |
| Informes | 1. Convertir PDF a Word; 2. Editar en Word; 3. Vuelva a convertir a PDF; 4. Agregue números de página | Conversión: conservar tablas; números de página: centro inferior, a partir de la página 1 |
| Documentos escaneados | 1. OCR for searchability; 2. Comprimir; 3. Rename with date and description | Idioma OCR: detección automática; compresión: alta calidad para preservar la nitidez del texto |
| Presentaciones | 1. Comprimir para ver la pantalla; 2. Fusionar con folletos; 3. Agregue una marca de agua si es confidencial | Compresión: resolución de pantalla; marca de agua: diagonal, gris claro, 'Confidencial' |
Crear una plantilla que otros puedan seguir
Una plantilla sólo ahorra tiempo si las personas que procesan los documentos realmente la utilizan. La mayor barrera para la adopción es la complejidad. Después de la primera semana, se ignorará una plantilla con quince pasos, ramas condicionales y configuraciones detalladas. Se seguirá una plantilla con tres a cinco pasos, nombres claros de las operaciones y configuraciones descritas en un lenguaje sencillo.
Escriba la plantilla como una lista de verificación, no como un párrafo. Cada paso es una línea. Cada línea es una acción. El principio del PDF Workflow es que una plantilla debe ser utilizable por alguien que nunca antes haya visto el tipo de documento. Si pueden seguirlo y producir el resultado correcto, la plantilla está bien diseñada.
Almacenar y compartir plantillas
Mantenga las plantillas en un documento compartido al que todos los miembros del equipo puedan acceder y actualizar. Cuando alguien descubre una configuración mejor o una secuencia más rápida, actualiza la plantilla y todos se benefician. Ésta es la diferencia entre productividad individual y productividad de equipo. Tus atajos personales te ayudan. Las plantillas documentadas ayudan a todos.
La plataforma PDF Editor de WukongPDF admite las operaciones que aparecen en la mayoría de los flujos de trabajo PDF recurrentes. Al estandarizar sus plantillas en una plataforma, se asegura de que todos los miembros del equipo que siguen la plantilla obtengan los mismos resultados independientemente de su dispositivo, navegador o sistema operativo.
Cuándo revisar una plantilla
Una plantilla que funcionó el año pasado puede no funcionar este año. Los requisitos de envío cambian. Los límites de tamaño de archivo se actualizan. Las nuevas funciones de las herramientas hacen que las antiguas soluciones sean innecesarias. Revisar las plantillas trimestralmente. Pregunte a las personas que los usan a diario si algún paso causa fricción constantemente o produce resultados inesperados. La mejor plantilla es la que sigue mejorando.
Cuando una plantilla falla, diagnostique la falla antes de revisarla. ¿La plantilla tenía la configuración incorrecta? ¿El usuario malinterpretó un paso? ¿Tenía el documento de entrada características para las que la plantilla no fue diseñada? La respuesta le indica si debe revisar la plantilla, mejorar la documentación o crear una nueva plantilla para una variante del documento.
Escalar plantillas en un equipo en crecimiento
Un sistema de plantillas que funciona para dos personas necesita una actualización para diez. Documente quién es el propietario de cada plantilla. Cuando una plantilla produce resultados inesperados, el propietario la investiga y la actualiza. Sin una propiedad clara, las plantillas se degradan a medida que las personas realizan cambios no documentados o solucionan pasos que ya no se aplican.
La plataforma PDF Workflow de WukongPDF admite las operaciones recurrentes que conforman la mayoría de las plantillas de equipo. Cuando todos los miembros del equipo utilizan la misma plataforma con las mismas plantillas, el resultado es predecible independientemente de quién procesó el documento. Esa previsibilidad es, en primer lugar, el objetivo de las plantillas.