Guardar un correo electrónico como PDF es útil para mantener registros, compartir hilos de correo electrónico con personas que no estaban en el hilo original o archivar correspondencia junto con documentos relacionados. Todos los principales clientes de correo electrónico admiten esto; los pasos varían ligeramente entre ellos.
Cómo convertir un correo electrónico a PDF en Gmail
Abra el correo electrónico en Gmail. Haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha del correo electrónico (no en el menú del navegador, el que está dentro del correo electrónico) y seleccione Imprimir. Gmail abre una vista previa de impresión. En el cuadro de diálogo de impresión, cambie el destino a Guardar como PDF y haga clic en Guardar. El correo electrónico se guarda como PDF, incluido el remitente, el destinatario, la fecha, el asunto y el cuerpo.
Para hilos de correo electrónico con múltiples respuestas, la función de impresión de Gmail captura el hilo completo en el orden en que aparece en la pantalla. Si solo desea mensajes específicos del hilo, expanda esos mensajes y contraiga los demás antes de imprimirlos.
Cómo convertir un correo electrónico a PDF en Outlook
En Microsoft Outlook en Windows, abra el correo electrónico y vaya a Archivo > Imprimir. En el cuadro de diálogo de impresión, seleccione Microsoft Print a PDF como impresora y haga clic en Imprimir. Elija una ubicación para guardar cuando se le solicite. En Outlook en Mac, vaya a Archivo > Imprima y use el menú desplegable PDF en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo de impresión para seleccionar Guardar como PDF.
La salida PDF de Outlook incluye el encabezado completo del correo electrónico (De, Para, CC, Fecha, Asunto) seguido del cuerpo del mensaje. Los archivos adjuntos no están incluidos en el PDF; permanecen como archivos separados.
Conversión de correos electrónicos a PDF en iPhone y Android
En iPhone, abra el correo electrónico en Mail, toque la flecha de respuesta en la parte inferior de la pantalla y desplácese hacia abajo para encontrar Imprimir. En la vista previa de impresión, pellizca la miniatura hacia afuera para convertirla en una vista PDF, luego toca el botón Compartir y guárdala en Archivos.
En Android, abra el correo electrónico en Gmail o en su aplicación de correo, toque el menú de tres puntos, seleccione Imprimir y luego elija Guardar como PDF en el menú desplegable de la impresora. El proceso funciona de la misma manera que guardar una página web en PDF en Android.
Incluyendo archivos adjuntos de correo electrónico en el PDF
La conversión estándar de correo electrónico a PDF solo captura el cuerpo del correo electrónico, no los archivos adjuntos. Si necesita el correo electrónico y sus archivos adjuntos en un solo archivo, descargue los archivos adjuntos por separado, conviértalos a PDF si aún no lo están y luego use la herramienta Merge PDF de WukongPDF para combinar el correo electrónico PDF con los PDF adjuntos en el orden correcto.
Esto crea un registro autónomo de la correspondencia y todos los documentos relacionados, útil para asuntos legales, registros de cumplimiento o archivos de proyectos de clientes donde todo lo relacionado con una comunicación debe almacenarse junto.
Organizar y nombrar el correo electrónico PDFs
El nombre de archivo predeterminado para una exportación de correo electrónico a PDF suele ser la línea de asunto, que puede ser larga o contener caracteres que causan problemas en algunos sistemas de archivos. Cambie el nombre del archivo inmediatamente después de guardarlo a algo consistente: un formato basado en fechas como 2025-06-15_ClientName_Topic funciona bien y se ordena cronológicamente en cualquier administrador de archivos.
Si el correo electrónico PDF es grande debido a las imágenes en línea, ejecutarlo a través de una herramienta de compresión PDF recorta el tamaño del archivo sin afectar el contenido del texto. La mayoría de los PDF de correo electrónico se comprimen bien, ya que las imágenes a menudo no están optimizadas para el almacenamiento de documentos.