Le envías a un cliente un formulario PDF. Lo llenan, lo firman y lo devuelven. Una semana después, abres el formulario para comprobar un detalle y descubres que los números han sido cambiados. El cliente, o alguien que le envió el formulario, editó los campos después de firmar. El formulario que recibió no es el formulario que envió. Este escenario es la razón por la que existe el aplanamiento.
Aplanar un formulario PDF convierte los campos interactivos que se pueden completar en contenido estático y no editable. El texto que se escribió en el formulario pasa a formar parte de la página misma, al igual que el texto impreso original. Nadie puede abrir el PDF aplanado y cambiar las respuestas, ya sea por accidente o intencionadamente. Para cualquier formulario en el que la integridad de los datos enviados sea importante, y eso incluye contratos, solicitudes, facturas y documentos legales, el aplanamiento es el paso que bloquea las respuestas en su lugar.
Qué sucede cuando se aplana un formulario PDF
Un Formulario PDF rellenable contiene dos tipos de contenido. El contenido estático es el texto, las líneas, los logotipos y el diseño que estaban allí cuando se creó el formulario. El contenido interactivo son los objetos de campo: cuadros de texto, casillas de verificación, botones de opción, listas desplegables y campos de firma que completa el destinatario del formulario. Estos campos son objetos separados colocados en capas en la parte superior de la página estática.
Cuando aplanas el formulario, los campos interactivos se fusionan con el contenido estático. El texto que se escribió en un cuadro de texto se convierte en texto permanente en la página, indistinguible de las etiquetas del formulario original. Las casillas de verificación marcadas se convierten en marcas de verificación permanentes. Los propios objetos del campo interactivo se eliminan. El resultado parece idéntico al formulario completado, pero ya no hay campos en los que hacer clic, escribir o modificar. Cada respuesta está bloqueada.
El aplanamiento es un proceso unidireccional. Una vez que se aplana un formulario, no puede extraer los datos del campo, cambiar las respuestas ni restaurar los campos interactivos. La información enviada se conserva en el contenido de la página, pero ya no es legible por máquina como datos del formulario. Si es posible que necesite extraer las respuestas del formulario en una hoja de cálculo o base de datos más adelante, guarde una copia del formulario completo pero sin aplanar antes de aplanarlo. El original sin aplanar conserva los datos. La copia aplanada conserva la apariencia y evita la manipulación.
Cómo aplanar un formulario PDF paso a paso
WukongPDF proporciona un flujo de trabajo de aplanamiento sencillo. Abra el formulario PDF completo en la herramienta de edición. Una vez cargado el formulario, busque la opción para aplanar los campos del formulario. La herramienta fusiona todos los campos interactivos en el contenido de la página y guarda el resultado como un nuevo PDF. Descargue el archivo aplanado. El formulario original completado permanece en su cuenta, sin aplanar, por lo que siempre puede volver a la versión editable si necesita extraer datos o hacer correcciones.
Si utiliza Adobe Acrobat, el proceso de aplanamiento se realiza en las herramientas de producción de impresión o se puede realizar mediante la función de verificación previa. Vaya a Herramientas, Producción de impresión y seleccione Vista previa del acoplador. Elija aplanar todas las páginas. Guarde el documento aplanado con un nuevo nombre de archivo. El aplanador de Acrobat proporciona un control detallado sobre cómo se manejan la transparencia, la sobreimpresión y los espacios de color durante el aplanamiento. Estas opciones son importantes para la producción impresa, pero generalmente no son necesarias para Seguridad de PDF y bloqueo de formularios.
Para los usuarios de Mac que trabajan con Vista previa, existe un enfoque indirecto. Abra el formulario completado en Vista previa. Elija Archivo y luego Imprimir. En el cuadro de diálogo de impresión, haga clic en el botón PDF y elija Guardar como PDF. Esto vuelve a publicar el documento y aplana efectivamente los campos del formulario en el contenido de la página. Pruebe el resultado intentando hacer clic en un campo del formulario. Si hacer clic no hace nada, el aplanamiento se realizó correctamente. Este método es gratuito y no requiere software adicional.
Por qué es importante aplanar los documentos legales y comerciales
Un formulario PDF rellenable no aplanado que ya se ha completado es un documento vivo y editable. Cualquier destinatario puede abrirlo en un visor de PDF, hacer clic en un campo y cambiar la respuesta. El valor modificado se verá exactamente igual al valor original. No hay ninguna indicación visual de que se haya editado algo. El destinatario podría ser un cliente honesto que accidentalmente cambia un número mientras se desplaza. Podría tratarse de una parte deshonesta que quiera modificar las condiciones del contrato después de la firma del documento. En cualquier caso, los campos editables hacen que el cambio sea trivialmente fácil de realizar.
El aplanamiento elimina este riesgo. Un formulario aplanado no contiene campos editables. Las respuestas son tan permanentes como tinta sobre papel. Esta es la razón por la que muchas organizaciones exigen que los formularios PDF enviados se acoplen antes de procesarlos. Las agencias gubernamentales, los sistemas judiciales, las instituciones financieras y los proveedores de atención médica a menudo incluyen el aplanamiento en sus pautas de presentación de documentos. No quieren recibir un formulario en vivo que podría haber sido editado después de que el remitente afirma que se completó.
Aplanamiento versus protección con contraseña: cuál bloquea realmente los datos
A veces la gente confunde el aplanamiento con la protección con contraseña porque ambas se utilizan para evitar cambios en un PDF. Hacen cosas diferentes. La protección con contraseña restringe quién puede abrir o editar el archivo. Un formulario protegido con contraseña puede estar cifrado para que solo el destinatario previsto pueda abrirlo, y las restricciones de edición pueden impedir que un visor de PDF modifique el documento. Pero si se comparte la contraseña o se eluden las restricciones de edición, los campos siguen siendo editables. La protección con contraseña controla el acceso. No bloquea los datos.
El aplanamiento controla los datos en sí. Un formulario aplanado no puede ser editado ni siquiera por alguien que tenga acceso total e ilimitado al archivo, porque los campos editables ya no existen. No queda nada por editar. Los datos han pasado a formar parte de la página. Para documentos donde la integridad de la información enviada importa más que la capacidad de extraerla más tarde, el aplanamiento es la protección más fuerte porque es irreversible. Para documentos en los que desea integridad de los datos y capacidad de extracción continua, proteja el archivo con contraseña para restringir la edición, pero mantenga los campos intactos para su propio acceso.
Errores comunes de aplanamiento y cómo evitarlos
El error de aplanamiento más común es no guardar el original sin aplanar. Una vez aplanados, los datos del campo del formulario no se pueden extraer mediante programación. Si necesita compilar respuestas de 500 formularios en una hoja de cálculo, necesita las versiones sin aplanar con los datos de campo intactos. Acoplar siempre una copia, nunca la única versión que tienes.
El segundo error es aplanar el formulario antes de que esté realmente completo. Un formulario aplanado no se puede actualizar. Si el cliente regresa y dice que cometió un error en el campo 7, no puede simplemente editar ese campo. Debe volver al original sin aplanar, hacer la corrección y volver a aplanar. Confirme con el remitente que el formulario es definitivo antes de aplanarlo. Un correo electrónico rápido de una línea: "He recibido su formulario completo". Confirme que toda la información sea correcta antes de finalizar el documento". evita la necesidad de rehacer el trabajo.
El tercer error es suponer que todas las herramientas PDF se aplanan de la misma manera. Algunas herramientas fusionan el contenido del campo pero dejan visibles los contornos del campo, lo que resulta confuso para los lectores que intentan hacer clic en lo que parece un campo editable pero que en realidad es estático. Algunas herramientas cambian la fuente o el espaciado del texto del campo durante el aplanamiento, lo que produce un resultado que se ve ligeramente diferente del formulario relleno original. Pruebe su herramienta de aplanamiento en un formulario de muestra antes de procesar un lote importante. Abra la salida aplanada, intente hacer clic en los campos y compare la apariencia con el original sin aplanar. Lo que desea es una herramienta que produzca resultados visuales idénticos y campos completamente no interactivos.