Sie hängen ein PDF an eine E-Mail an und klicken auf Senden. Aus Ihrer Sicht ist es ganz einfach: Die Datei gelangt von Ihrem Gerät in den Posteingang des Empfängers. Was tatsächlich zwischen diesen beiden Punkten passiert, ist komplizierter, und einige Dinge auf dem Weg können sich darauf auswirken, ob die Datei intakt, in der richtigen Größe und im erwarteten Zustand ankommt.
Die Datei wird verschlüsselt, bevor sie Ihr Gerät verlässt
E-Mails waren ursprünglich für die Übertragung von reinem Text konzipiert. Das Anhängen einer Binärdatei wie PDF erforderte eine Problemumgehung: Die Datei wird vor der Übertragung in ein textsicheres Format konvertiert. Die Standardmethode ist die Base64-Kodierung, die die Binärdaten des PDF in eine Zeichenfolge druckbarer Zeichen umwandelt.
Die Base64-Kodierung erhöht die Dateigröße um etwa 33 %. Aus einem 15 MB großen PDF werden als verschlüsselte E-Mail-Daten ungefähr 20 MB. Aus diesem Grund werden Dateien, die nahe an der Größenbeschränkung für Anhänge liegen, manchmal nicht gesendet, obwohl sie scheinbar unter der Beschränkung liegen – die codierte Version überschreitet den Schwellenwert. Der E-Mail-Client des Empfängers kehrt die Kodierung beim Empfang um, sodass er die Originaldatei in ihrer Originalgröße zurückerhält.
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Die Reise durch Mailserver
Nachdem sie Ihr Gerät verlassen hat, durchläuft die E-Mail Ihren Postausgangsserver, möglicherweise einen oder mehrere Relay-Server und dann den Posteingangsserver des Empfängers, bevor sie dessen Posteingang erreicht. Jeder Server führt Überprüfungen der Nachricht durch – Spamfilterung, Virenscan, Größenüberprüfung und Durchsetzung von Inhaltsrichtlinien.
Jeder dieser Server kann die Nachricht ablehnen oder ändern. Ein Unternehmens-Mailserver mit einer 10-MB-Anhangsrichtlinie lehnt ein 20-MB-PDF ab, selbst wenn sowohl die Verbraucher-E-Mail-Dienste des Absenders als auch des Empfängers es akzeptiert hätten. Einige Antivirenfilter stellen Anhänge vor der Zustellung zur manuellen Überprüfung unter Quarantäne. Einige ältere oder falsch konfigurierte Mailserver können binäre Anhänge während der Verarbeitung beschädigen – selten, aber es kommt vor, weshalb ein PDF, das bei einem Empfänger einwandfrei funktioniert hat, bei einem anderen möglicherweise beschädigt ankommt.
Was Mailserver mit PDF-Anhängen tun
Die meisten Unternehmens- und Unternehmens-Mailsysteme scannen Anhänge vor der Zustellung auf Malware. Ein PDF kann JavaScript, eingebettete Dateien und ausführbare Inhalte enthalten – alles Dinge, nach denen Sicherheitsscanner suchen. Ein PDF mit ungewöhnlicher Struktur oder eingebetteten Skripten kann unter Quarantäne gestellt oder von diesen Elementen befreit werden, bevor es den Empfänger erreicht.
Einige Systeme konvertieren PDF-Anhänge in andere Formate – normalerweise, um sie sicher in einem Vorschaufenster darzustellen, ohne eingebettete Inhalte auszuführen. Der Empfänger erhält möglicherweise eine konvertierte Version anstelle des ursprünglichen PDF. Bei Dokumenten mit komplexer Formatierung kann diese Konvertierung das Aussehen des Dokuments verändern.
Der PDF-Inhalt selbst ändert sich während der Übertragung nicht
In den allermeisten Fällen – wenn die E-Mail erfolgreich zugestellt wird und keine Sicherheitsfilter eingreifen – ist das vom Empfänger geöffnete PDF Byte für Byte identisch mit dem, das Sie gesendet haben. Der Kodierungs- und Dekodierungsprozess ist verlustfrei. Die Datei, die eintrifft, ist genau die Datei, die Sie angehängt haben.
Das ist wichtig zu wissen, denn wenn ein PDF nach dem Versenden per E-Mail anders aussieht, liegt das Problem normalerweise in der Art und Weise, wie es angezeigt wird – anderer PDF-Viewer, anderer Standardzoom, andere Schriftartenverfügbarkeit – und nicht in der Übertragung selbst. Die Datei ist dieselbe; Der Betrachtungskontext ist unterschiedlich.
Wenn die Lieferung fehlschlägt – und wie man das erkennt
Es gibt zwei Arten von Lieferfehlern: Bounces, von denen Sie hören, und stille Drops, von denen Sie nichts mitbekommen. Eine Bounce-Benachrichtigung teilt Ihnen mit, dass die Nachricht abgelehnt wurde – normalerweise mit einem Fehlercode, der den Grund dafür angibt. Häufige Gründe hierfür sind eine Überschreitung der Dateigröße, ein volles Postfach des Empfängers oder eine nicht vorhandene Domäne des Empfängers.
Silent Drops sind heimtückischer – die E-Mail scheint zu versenden, es kommt kein Bounce an, aber der Empfänger erhält den Anhang nie. Dies kann passieren, wenn ein Sicherheitsfilter den Anhang unter Quarantäne stellt, ohne den Absender zu benachrichtigen, oder wenn eine Unternehmensrichtlinie Anhänge oberhalb eines Schwellenwerts entfernt, ohne einen Fehler zu generieren. Bei wichtigen Dokumenten ist die Aufforderung an den Empfänger, den Empfang des Anhangs zu bestätigen, die einzige verlässliche Möglichkeit, den Eingang des Anhangs festzustellen.
Die E-Mail-Zustellung von PDF zuverlässiger machen
- Dateien unter 10 MB halten: Unter Berücksichtigung des Base64-Kodierungsaufwands wird ein 10 MB großes PDF auf etwa 13 MB kodiert – sicher unter den meisten Servergrenzen. Verwenden Sie PDF Compression für alles, was größer ist, bevor Sie es anhängen.
- Eingebettete Skripte vermeiden: PDFs mit JavaScript oder ungewöhnlichen eingebetteten Inhalten werden eher von Sicherheitsfiltern gekennzeichnet. Standarddokument-PDFs ohne interaktive Skripte werden zuverlässiger übertragen.
- Verwenden Sie die Cloud-Freigabe für große Dateien: Durch das Hochladen auf Google Drive oder Dropbox und das Senden eines Links werden alle Größenbeschränkungen für Anhänge und der Codierungsaufwand umgangen.
- Bestätigen Sie den Empfang wichtiger Dokumente: Eine schnelle Antwort, die den Eingang des PDF bestätigt, ist die einzige zuverlässige Möglichkeit, den Kreis bei erfolgreicher Zustellung zu schließen.
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