Sie verbringen zwanzig Minuten damit, ein PDF-Formular auszufüllen, schließen die Datei und öffnen sie erneut, um festzustellen, dass jedes Feld wieder leer ist. Dies ist eine der frustrierendsten PDF-Erfahrungen – und sie ist fast immer vermeidbar, wenn Sie erst einmal verstanden haben, was sie verursacht. Die Formulardaten werden nicht beschädigt oder gehen verloren; Es wurde überhaupt nicht richtig gespeichert.
Die Hauptursache: Ihr Betrachter hat die Daten nicht gespeichert
PDF-Formulardaten – der Text, den Sie in Felder eingegeben haben, die von Ihnen aktivierten Kontrollkästchen – werden als Anmerkungen in der PDF-Datei gespeichert. Nicht alle PDF-Viewer speichern diese Anmerkungen wieder in der Datei, wenn Sie sie schließen. Browserbasierte Viewer sind die häufigsten Übeltäter: Chrome, Firefox, Edge und Safari zeigen alle PDF Formulare an und ermöglichen die Eingabe, schreiben die Daten jedoch möglicherweise nicht zurück auf die Festplatte, wenn Sie die Registerkarte schließen.
Was passiert im Browser: Sie füllen das Formular aus, die Daten sind im Speicher des Browsers vorhanden, Sie schließen den Tab, der Speicher wird gelöscht. Wenn Sie das ausgefüllte PDF vor dem Schließen nicht explizit heruntergeladen haben, sind die Daten verloren. Die ursprüngliche PDF-Datei auf Ihrer Festplatte wurde nie verändert.
Versuchen Sie Edit PDF
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Wenn Sie ein Formular in Ihrem Browser ausfüllen
Wenn Sie das PDF geöffnet haben, indem Sie auf einen Link geklickt oder es in einen Browser-Tab gezogen haben, füllen Sie es im integrierten Viewer des Browsers aus. Dies ist nur sitzungsspezifisch – nichts wird dauerhaft gespeichert, bis Sie die Datei herunterladen.
Die Lösung: Klicken Sie nach dem Ausfüllen des Formulars auf die Download-Schaltfläche in der PDF-Symbolleiste des Browsers (der nach unten zeigende Pfeil), bevor Sie die Registerkarte schließen. Dadurch wird eine neue Kopie des PDF heruntergeladen, das die von Ihnen eingegebenen Formulardaten enthält. Öffnen Sie dann die heruntergeladene Datei (nicht das Original), um zu überprüfen, ob die Daten vorhanden sind.
Ein besserer Arbeitsablauf für wichtige Formulare: Laden Sie zuerst das PDF herunter und öffnen Sie es dann in einer Desktop-PDF-Anwendung, anstatt es im Browser auszufüllen. Dadurch wird das Speicherverhalten des Browsers vollständig umgangen.
Reader-fähige Formulare im Vergleich zu Standardformularen
Es gibt eine bestimmte Adobe-Einschränkung, die sich auf das Speichern von Formularen auswirkt. Standardmäßig kann Adobe Reader (die kostenlose Version) PDF Formulare ausfüllen, die ausgefüllten Daten jedoch nicht in der Datei speichern – das ausgefüllte Formular kann nur gedruckt oder online übermittelt werden. Hierbei handelt es sich um eine Lizenzbeschränkung: Für die vollständige Datenspeicherung im Reader muss das Formular „Reader-fähig“ sein. vom Formularersteller mit Acrobat Pro.
Wenn Sie ein Formular in Adobe Reader ausfüllen und versuchen, es zu speichern, wird möglicherweise eine Meldung wie „Sie können die in dieses Formular eingegebenen Daten nicht speichern“ angezeigt. oder die gespeicherte Datei wird leer geöffnet. Das bedeutet, dass das Formular nicht Reader-fähig ist. Lösungen: Verwenden Sie einen anderen PDF-Viewer, der diese Einschränkung nicht hat (Foxit Reader, PDF-XChange Viewer), drucken Sie das ausgefüllte Formular mit dem PDF-Drucker Ihres Systems in PDF aus oder wenden Sie sich an den Formularaussteller und fragen Sie nach einer Reader-fähigen Version.
Wenn das Formular über ein Reset-Skript verfügt
Einige PDF-Formulare enthalten JavaScript, das beim Öffnen des Dokuments ausgeführt wird – einschließlich Skripts, die alle Felder auf ihre Standardwerte zurücksetzen. Dies ist manchmal beabsichtigt (ein Formular ist so konzipiert, dass es immer leer beginnt) und manchmal ist es ein Fehler des Formularerstellers. Wenn das Formular jedes Mal zurückgesetzt wird, wenn Sie es öffnen, auch nachdem es korrekt gespeichert wurde, ist wahrscheinlich ein Reset-Skript die Ursache.
Die Lösung: Deaktivieren Sie JavaScript in Ihrem PDF-Viewer, bevor Sie das Formular öffnen. Gehen Sie im Adobe Reader zu Bearbeiten > Einstellungen > JavaScript und deaktivieren Sie „Acrobat JavaScript aktivieren“. Wenn Skripte deaktiviert sind, wird das Zurücksetzen nicht ausgeführt und Ihre gespeicherten Daten bleiben bestehen. Aktivieren Sie JavaScript erneut, nachdem Sie mit dem Formular fertig sind.
So speichern Sie PDF Formulardaten zuverlässig
- Verwenden Sie eine Desktop-App, keinen Browser: Öffnen Sie Formulare in Adobe Acrobat, Foxit oder PDF-XChange statt einer Browser-Registerkarte – Desktop-Apps verarbeiten das Speichern zuverlässig
- Vor dem Schließen explizit speichern: Strg+S (Windows) oder Befehl+S (Mac) nach dem Ausfüllen jedes Abschnitts, nicht nur am Ende
- Wenn Sie einen Browser verwenden: Laden Sie das ausgefüllte PDF herunter, bevor Sie den Tab schließen – verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Browser Daten behält
- Als Backup reduzieren: Verwenden Sie für wichtige ausgefüllte Formulare die Methode PDF Editor „Drucken in PDF“, um die Formulardaten dauerhaft auf der Seite zu reduzieren – dies garantiert, dass die Daten niemals verloren gehen oder zurückgesetzt werden können
Versuchen Sie Edit PDF
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.