Ein standardmäßiges PDF-Sicherheit-Passwort schützt das gesamte Dokument mit einem einzigen Satz von Berechtigungen. Jede Person, die das Passwort kennt, erhält identische Zugriffsrechte. Für Dokumente, die für mehrere Zielgruppen freigegeben werden, ist dieses Einheitsmodell unzureichend. Ein internes Teammitglied benötigt möglicherweise vollen Bearbeitungszugriff, während ein externer Kunde nur zum Anzeigen und Drucken berechtigt sein sollte. Eine Regulierungsbehörde muss möglicherweise anzeigen und kommentieren, aber nicht bearbeiten. Das Erstellen separater Berechtigungsebenen für verschiedene Benutzer erfordert den Übergang von der passwortbasierten Sicherheit zur zertifikatbasierten Sicherheit.
Die PDF-Zertifikatsicherheit, auch Public-Key-Sicherheit genannt, verschlüsselt das Dokument mithilfe des öffentlichen Zertifikats jedes Empfängers. Jeder Empfänger entschlüsselt das Dokument mit seinem privaten Schlüssel und erhält nur die spezifischen Berechtigungen, die seinem Zertifikat zugewiesen sind. Eine einzelne PDF-Datei kann gleichzeitig Bearbeitungszugriff für interne Teams, Kommentarzugriff für Prüfer und Nur-Lese-Zugriff für externe Empfänger ermöglichen.
Die Protect PDF-Tools von WukongPDF umfassen eine zertifikatbasierte Sicherheitskonfiguration für die Verwaltung von Mehrbenutzer-Dokumentberechtigungen.
Warum Passwortsicherheit keine Berechtigungen pro Benutzer bereitstellen kann
Die Passwortsicherheit nutzt symmetrische Verschlüsselung. Ein einziges Passwort verschlüsselt und entschlüsselt die Datei. Die entschlüsselte Datei gewährt jedem, der sie öffnet, die vorkonfigurierten Berechtigungen, unabhängig von seiner Identität. Innerhalb der passwortbasierten PDF-Sicherheit gibt es keinen Mechanismus, um zwischen Benutzern zu unterscheiden, ihre Identität zu überprüfen oder verschiedenen Passwortinhabern unterschiedliche Berechtigungsstufen zuzuweisen.
Die einzige Problemumgehung für mehrstufige Berechtigungen mit Passwortsicherheit besteht darin, separate Kopien der PDF-Datei mit jeweils unterschiedlichen Passwörtern und Berechtigungskonfigurationen zu erstellen. Eine Kopie, die durch ein mit internen Redakteuren geteiltes Passwort gesichert ist, gewährt vollen Zugriff. Eine weitere Kopie mit einem anderen Passwort, die mit externen Clients geteilt wird, gewährt nur Lesezugriff. Dieser Ansatz vervielfacht den Aufwand für die Dokumentenverwaltung. Jedes Update muss auf jede Kopie angewendet werden. Ein Dokument mit drei Zielgruppenebenen erfordert drei Kopien zum Erstellen, Aktualisieren und Verteilen.
Bei mehr als zwei Zielgruppenebenen ist die Problemumgehung für mehrere Kopien nicht mehr zu bewältigen. Die Zertifikatsicherheit wurde speziell entwickelt, um dieses Problem zu lösen, indem mehrere Berechtigungssätze in eine einzige Datei eingebettet werden, anstatt mehrere Dateien zu erfordern.
Versuchen Sie es mit „PDF schützen“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Wie zertifikatbasierte Sicherheit Berechtigungen pro Empfänger zuweist
Die Zertifikatsicherheit verwendet asymmetrische Verschlüsselung. Das Dokument wird mit einem zufällig generierten symmetrischen Schlüssel verschlüsselt. Dieser symmetrische Schlüssel wird dann separat mit dem öffentlichen Zertifikat jedes Empfängers verschlüsselt. Wenn ein Empfänger das Dokument öffnet, verwendet sein PDF-Reader den privaten Schlüssel des Empfängers, um den symmetrischen Schlüssel zu entschlüsseln, der dann den Dokumentinhalt entschlüsselt. Die dem Zertifikat dieses bestimmten Empfängers zugewiesenen Berechtigungen werden vom PDF-Reader erzwungen.
Da jeder Empfänger über eine eigene verschlüsselte Kopie des Dokumentschlüssels verfügt, kann jeder unterschiedliche Berechtigungen erhalten. Der Dokumenteigentümer konfiguriert für jeden Empfänger, ob er das Dokument in hoher oder niedriger Auflösung drucken, den Inhalt ändern, Text und Bilder kopieren, Seiten extrahieren, Anmerkungen hinzufügen oder ändern oder Formularfelder ausfüllen kann. Die Konfiguration ist granular und pro Empfänger.
Die Zertifikatssicherheit erfordert, dass jeder Empfänger über ein digitales Zertifikat verfügt. Empfänger können Zertifikate von einer kommerziellen Zertifizierungsstelle erhalten, selbstsignierte Zertifikate für den internen Gebrauch erstellen oder Zertifikate über die Public-Key-Infrastruktur ihrer Organisation erhalten. Der Empfänger gibt sein öffentliches Zertifikat an den Dokumenteigentümer weiter, der es zur Sicherheitskonfiguration des Dokuments hinzufügt.
Schritt-für-Schritt: Konfigurieren der Zertifikatsicherheit in Acrobat Pro
Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat Pro und navigieren Sie zu „Extras“, „Schützen“ und wählen Sie dann „Weitere Optionen“ und „Sicherheitseigenschaften“. Wählen Sie im Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ die Registerkarte „Sicherheit“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sicherheitsmethode“ die Option „Zertifikatsicherheit“ aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen ändern“, um das Dialogfeld „Zertifikatsicherheitseinstellungen“ zu öffnen.
Wählen Sie im Einstellungsdialog den Verschlüsselungsalgorithmus aus. Wählen Sie 256-Bit-AES für den stärksten Schutz, der mit modernen PDF-Readern kompatibel ist. Klicken Sie im Abschnitt „Empfänger“ auf „Hinzufügen“, um den Dialog zur Zertifikatsauswahl zu öffnen. Durchsuchen Sie Ihren Zertifikatsspeicher oder importieren Sie Zertifikatsdateien, um jeden gewünschten Empfänger hinzuzufügen. Verwenden Sie für jeden Empfänger das Bedienfeld „Berechtigungen“, um genau zu konfigurieren, welche Aktionen er ausführen darf.
Nachdem Sie alle Empfänger und deren Berechtigungen konfiguriert haben, klicken Sie auf OK und bestätigen Sie die Einstellungen. Speichern Sie das Dokument. Das gespeicherte PDF enthält nun den verschlüsselten Inhalt und die Berechtigungskonfiguration pro Empfänger. Verteilen Sie die einzelne PDF-Datei an alle Empfänger. Der PDF-Reader jedes Empfängers wendet nur die Berechtigungen an, die seinem Zertifikat zugewiesen sind.
Empfängerzertifikate in einer Organisation verwalten
Die Verwaltung einzelner Zertifikate wird unpraktisch, wenn Dokumente mit Dutzenden oder Hunderten von Empfängern geteilt werden. Organisationen begegnen diesem Problem durch eine Public-Key-Infrastruktur, bei der Zertifikate zentral über Active Directory-Zertifikatdienste unter Windows oder über eine Zertifikatsverwaltungsplattform eines Drittanbieters ausgestellt werden.
Das zentralisierte Zertifikatsverzeichnis ermöglicht Dokumenteneigentümern, Empfänger anhand des Namens aus dem Adressbuch der Organisation auszuwählen, anstatt einzelne Zertifikatsdateien zu verwalten. Acrobat Pro lässt sich in den Windows-Zertifikatspeicher und den macOS-Schlüsselbund integrieren und bietet nahtlosen Zugriff auf Zertifikate, die über die IT-Infrastruktur des Unternehmens ausgestellt wurden.
Fordern Sie in Dokument-Workflows externe Empfänger, die nicht Teil der Zertifikatsinfrastruktur der Organisation sind, auf, ihr öffentliches Zertifikat bereitzustellen, bevor das Dokument freigegeben wird. Die meisten PDF-Signaturanwendungen können das öffentliche Zertifikat eines Benutzers als Datei exportieren. Importieren Sie das Zertifikat des externen Empfängers in Ihren Zertifikatspeicher, wo es neben internen Zertifikaten für die Konfiguration der Dokumentsicherheit verfügbar ist.
Widerrufen des individuellen Zugriffs ohne Auswirkungen auf andere Empfänger
Ein wesentlicher Vorteil der Zertifikatssicherheit gegenüber der Passwortsicherheit ist die Möglichkeit, den Zugriff eines Empfängers zu widerrufen, ohne dass sich für andere Empfänger etwas ändert. Öffnen Sie die Sicherheitseinstellungen des Dokuments, wählen Sie den zu entfernenden Empfänger aus und löschen Sie seinen Eintrag aus der Empfängerliste. Speichern Sie das Dokument. Der zertifikatsverschlüsselte Schlüssel des entfernten Empfängers ist nicht mehr in der Datei vorhanden und er kann das Dokument nicht entschlüsseln.
Die Zertifikatssperrung gilt nur für die aktuell gespeicherte Version des Dokuments. Wenn der Empfänger zuvor eine Kopie des Dokuments gespeichert hat, während er Zugriff hatte, bleibt diese Kopie für ihn zugänglich. Durch den Widerruf wird der Zugriff auf die aktuelle Version gesteuert, der Zugriff auf zuvor verteilte Kopien kann jedoch nicht rückwirkend entfernt werden.
Im Großen und Ganzen betrachtet: Kombinieren Sie in Dokumenten-Workflows für Umgebungen, in denen der Widerruf rückwirkend erzwungen werden muss, die Zertifikatssicherheit mit einem Dokumentenverwaltungssystem, das den Zugriff auf das Dokumenten-Repository steuert. Benutzer greifen über das System auf Dokumente zu, das ihre aktuelle Autorisierung überprüft, bevor die Datei bereitgestellt wird. Die Zertifikatsicherheit schützt den Dateiinhalt. Das Verwaltungssystem steuert, auf welche Version der Datei jeder Benutzer zugreifen kann.
Berechtigungen vor der Verteilung testen
Bevor Sie eine zertifikatsgesicherte PDF-Datei an tatsächliche Empfänger verteilen, testen Sie die Berechtigungen mithilfe von Testkonten oder indem Sie sich vorübergehend mit anderen Berechtigungsstufen hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass das Bearbeitungskonto Inhalte ändern kann. Stellen Sie sicher, dass das Anzeigekonto dies nicht kann. Stellen Sie sicher, dass das Druckkonto drucken, aber nicht bearbeiten kann. Der Test bestätigt, dass jeder Empfänger die vorgesehene Berechtigungsstufe erhält.
Dokumentieren Sie die Berechtigungszuweisungen in einer Referenztabelle, in der jede Empfängergruppe, die erteilten Berechtigungen und die geschäftliche Begründung für diese Berechtigungsstufe aufgeführt sind. Die Dokumentation unterstützt Sicherheitsüberprüfungen und bietet eine Referenz, wenn Fragen dazu auftreten, warum ein bestimmter Empfänger über eine bestimmte Berechtigung verfügt oder nicht.
Dank der zertifikatbasierten PDF-Sicherheit kann eine einzige Dokumentdatei mehrere Zielgruppen mit genau zugeschnittenen Zugriffsebenen bedienen. Die Einrichtung erfordert eine Zertifikatsinfrastruktur, eliminiert jedoch den Dokumentenverwaltungsaufwand für die Verwaltung separater Kopien für jede Zielgruppe. Für die Verteilung von Dokumenten an mehrere Zielgruppen ist die Zertifikatsicherheit das geeignete Werkzeug für diese Aufgabe.
Berechtigungen aktualisieren, wenn sich Empfängerrollen ändern
Wenn sich die Rolle eines Empfängers ändert, müssen seine Berechtigungen in jedem zertifikatsgesicherten Dokument, auf das er zugreift, aktualisiert werden. Öffnen Sie jedes Dokument, entfernen Sie den alten Zertifikateintrag und fügen Sie einen neuen Eintrag mit den aktualisierten Berechtigungen hinzu. Für Organisationen, die viele gesicherte Dokumente verwalten, kann dieser Aktualisierungsprozess pro Dokument zeitaufwändig sein.
Dieses Problem wird durch eine zentralisierte Dokumentensicherheitsverwaltung über einen Rechteverwaltungsserver und nicht durch die Konfiguration von Zertifikaten pro Dokument behoben. Adobe Experience Manager und ähnliche Sicherheitsplattformen für Unternehmensdokumente verwalten Berechtigungen zentral. Wenn sich eine Benutzerrolle ändert, aktualisiert die Plattform ihre Berechtigungen für alle Dokumente, ohne dass Bearbeitungen pro Dokument erforderlich sind.
Wahl zwischen Zertifikatsicherheit und Enterprise Rights Management
Die in die PDF-Datei eingebettete Zertifikatssicherheit ist eigenständig und funktioniert ohne jegliche Serverinfrastruktur. Der Empfänger benötigt lediglich seinen privaten Schlüssel und einen PDF-Reader, der die zertifikatbasierte Entschlüsselung unterstützt. Dadurch eignet sich die Zertifikatssicherheit für die Ad-hoc-Freigabe, die Kommunikation mit externen Empfängern und Umgebungen ohne unternehmensweite Rechteverwaltungsinfrastruktur.
Unternehmensrechteverwaltungssysteme wie Azure Information Protection und Adobe Experience Manager bieten eine zentralisierte Richtlinienverwaltung, Nutzungsüberwachung und dynamische Berechtigungsaktualisierungen. Der Nachteil besteht darin, dass für den Zugriff auf Dokumente eine Serverkonnektivität erforderlich ist und die Infrastruktur laufende Betriebskosten verursacht. Wählen Sie Zertifikatsicherheit für eigenständigen, infrastrukturunabhängigen Schutz. Wählen Sie Enterprise Rights Management für zentral verwalteten, geprüften Schutz auf Unternehmensebene.
Überwachen des Dokumentzugriffs und der Berechtigungsnutzung
Zertifikatsgesicherte PDFs enthalten keine integrierte Zugriffsüberwachung. Der Dokumenteigentümer kann nicht feststellen, wer die Datei wann geöffnet hat oder welche Aktionen er durchgeführt hat. Für Dokumente, bei denen eine Zugriffsprüfung erforderlich ist, reicht die Zertifikatssicherheit allein nicht aus. Das Dokument muss über ein System verteilt werden, das Zugriffsereignisse protokolliert.
Enterprise-Rights-Management-Systeme umfassen Audit-Logging als Kernfunktion. Jeder Dokumentzugriff, jede Berechtigungsprüfung und jeder Änderungsversuch wird mit Benutzeridentität, Zeitstempel und durchgeführter Aktion aufgezeichnet. Das Audit-Protokoll unterstützt Compliance-Anforderungen, Sicherheitsuntersuchungen und Nutzungsanalysen. Für regulierte Umgebungen ist der Audit-Trail genauso wichtig wie die Durchsetzung der Berechtigungen selbst und hat das gleiche Gewicht beim Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Dokumentensicherheits- und Zugriffskontrollanforderungen, die durch interne Richtlinien und externe Vorschriften sowie Best-Practice-Standards der Branche festgelegt sind.
Versuchen Sie es mit „PDF schützen“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.